Todos os meses, é comum vermos a repetição dessa rotina: o colaborador realiza sua marcação de ponto diariamente, registrando sua entrada, saída, pausa para o almoço e outras pausas ao longo do dia, enquanto o gestor acompanha o andamento.
Ao final do mês, chega o momento de fechar a folha de pagamento e ajustar as horas acumuladas, seja em forma de horas extras ou no banco de horas. No entanto, é comum perceber que alguns equívocos ocorreram na marcação do ponto, exigindo correções no espelho de ponto antes de ser assinado e encaminhado para o contador ou setor financeiro.
Esses equívocos podem ser facilmente evitados com a implementação de um sistema de controle de ponto digital, proporcionando maior segurança tanto para a empresa quanto para o colaborador, garantindo a precisão das marcações e economizando tempo.
Quais são, então, esses erros comuns e como podemos evitá-los? Aqui na mywork, preparamos uma lista para te ajudar.
Um dos equívocos mais comuns é simplesmente esquecer de registrar o ponto. Seja no início da jornada de trabalho, quando o colaborador está com pressa para uma reunião ou outra atividade, ou na saída, quando estamos cansados e ansiosos para chegar em casa, é comum esquecer de fazer a marcação do ponto.
Nesse caso, é importante que o gestor e o colaborador registrem manualmente o ponto que não foi marcado. Se essa correção não for feita, o espelho de ponto poderá apresentar uma jornada de trabalho de quase 24 horas (caso a saída não tenha sido registrada) ou uma falta injustificada, o que poderia resultar em desconto no salário.
Para reduzir as chances de ocorrer esse tipo de situação, é essencial ter um sistema de controle de ponto que notifique tanto o colaborador quanto o gestor caso haja alguma falha na marcação do ponto. Essa comunicação pode ser feita através de e-mail ou até mesmo de notificações no celular.
Além disso, sistemas que lembram o colaborador de registrar o ponto também contribuem significativamente para evitar que pontos não sejam registrados.
Às vezes, pode haver dúvidas se o ponto foi devidamente registrado e o colaborador acaba marcando o ponto duas vezes. Isso é comum em pequenos intervalos durante o dia, como a pausa para o almoço. Nesse caso, a solução é realizar a exclusão do ponto diretamente no sistema de controle de ponto.
No entanto, sistemas de controle de ponto online como o da mywork possuem um recurso que requer a confirmação do usuário antes de registrar o ponto, o que praticamente elimina esse tipo de problema.
Além disso, caso isso ocorra, o colaborador tem a opção de adicionar um comentário ao registrar o ponto, informando que o ponto anterior foi marcado de maneira equivocada. Dessa forma, fica mais simples identificar e corrigir o erro no espelho de ponto.
Há muitas formas de fazer a marcação de ponto dos colaboradores. Contudo, há a possibilidade de problemas no registro das horas por conta de configurações erradas dos relógios de marcação de ponto, que precisam ter seus horários constantemente auferidos.
É possível que um ponto batido tenha seu horário erroneamente registrado. Isso é muito comum quando o horário de verão está em vigor, o que pode gerar muitos problemas contabilização de horas trabalhadas.
A forma mais simples de evitar esses problemas é utilizando um sistema de controle de ponto online, pois a hora do sistema nunca falha e se ajusta automaticamente, até mesmo se o colaborador registrar o ponto em um fuso horário diferente (em caso de viagens a trabalho, por exemplo, ou caso os funcionários trabalhem em países diferentes).
Isso não se trata exatamente de um equívoco, mas sim de uma ação intencional para manipular o registro de ponto. Essa prática pode ocorrer tanto por parte do colaborador quanto do empregador.
Colaboradores com más intenções podem pedir a outros para registrar o ponto por eles, ou até mesmo atrasar ou adiantar a marcação do ponto para acumular horas extras.
Na perspectiva da empresa, é possível realizar modificações inadequadas no registro de ponto com o intuito de reduzir o pagamento das horas trabalhadas, obrigar os colaboradores a aceitar um espelho de ponto com horários inexistentes, entre outras ações.
Essas práticas podem acarretar em medidas disciplinares rigorosas e até mesmo ações trabalhistas. Um sistema de controle de ponto digital avançado consegue reduzir significativamente a possibilidade de fraudes, por meio de uma variedade de mecanismos de segurança.
Dessa forma, os colaboradores e os empregadores podem ficar mais tranquilos com o registro de horas trabalhadas, pois saberão que todas as regras estão sendo respeitadas e a possibilidade de fraudes é ínfima.
Segundo a legislação de registro de ponto, é imprescindível que tanto o colaborador quanto a empresa (representada pelo gestor) assinem a folha de ponto. A ausência dessas assinaturas pode resultar em questionamentos legais quanto à validade da marcação de ponto realizada.
Tecnologias avançadas possibilitam a aceitação digital, eliminando a burocracia da impressão e agilizando todo o procedimento.
Como você agora já sabe, esses são apenas alguns dos erros que podem acontecer no momento da marcação de ponto dos funcionários. É importante que os gestores e os responsáveis pelo Departamento Pessoal das empresas tenham profundo conhecimento sobre as regras de registro de ponto para evitar problemas internos e com a justiça do trabalho
Se você for gestor(a) de DP ou RH e estiver procurando um sistema de controle de ponto para sua empresa, você pode testar a plataforma da mywork de graça. Caso queira falar com alguém da nossa equipe, você também pode deixar seu cadastro aqui.