Nós da mywork criamos esse guia completo para ajudar empresas que querem entender mais sobre controle de ponto. Boa leitura!
Controle de ponto de funcionários em empresas de todos os tamanhos é um tópico que frequentemente traz dúvidas até para o(a) mais experiente gestor(a) de departamento pessoal. Apesar de já existir desde 1943 com a criação da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) pelo então presidente Getúlio Vargas, o controle de ponto de colaboradores teve diversas alterações nas suas leis ao longo do tempo para se adaptar de uma economia muito focada em fábricas para outra em que serviços predominam, inclusive em esquema de home-office ou com jornada intermitente.
A legislação também foi modernizada trazendo novos métodos de controle de ponto, tudo para facilitar a vida do gestor e do colaborador. Nós da mywork, então, decidimos criar esse artigo para compilar os tópicos mais importantes nesta importante parte da rotina de milhões de trabalhadores e gestores Brasil afora.
Ao final deste artigo você estará familiarizado com todos as vertentes do controle de ponto e saberá, por exemplo, se vale a pena optar por banco de horas ou pagar hora extra, quais regras mudaram com a implementação da Reforma Trabalhista de 2017 e até mesmo como o eSocial impacta no controle de ponto.
Para começar, é importante entender para que tipo de empresas e colaboradores um sistema de controle de ponto deve ser aplicado. Pode ser uma surpresa, mas nem todas as empresas precisam controlar o ponto bem como nem todos os funcionários necessitam bater o ponto.
A legislação trabalhista diz que apenas empresas com 10 ou mais funcionários precisam obrigatoriamente marcar o ponto de seus empregados. Empresas com menos de 10 funcionários tem a opção de optar ou não por fazer o controle, mas estão isentas do pagamento de horas extras, por exemplo.
Para as empresas que já possuem mais de 10 funcionários, não fazer o controle de ponto faz com que estejam sujeitas a um grande risco trabalhista. Essencialmente, qualquer tipo de ação trabalhista que envolva o pedido de horas extras, tenderá para o lado do funcionário dada a falta de provas no lado da empresa.
Pelo lado do funcionário, apenas funcionários em regime de CLT precisam marcar a hora de entrada e saída do trabalho. O controle de ponto para todas as outras categorias de contrato de trabalho é opcional ou até mesmo não previsto.
Nestas, estão incluídas os regimes de estágio, PJ ou o pró-labore, regime daqueles que são acionistas da empresa (os próprios donos, por exemplo).
Há diversas maneiras de se fazer o controle de ponto dos colaboradores de uma empresa. Você com certeza já viu relógios de ponto em várias empresas (e talvez até na sua), mas talvez não conheça os métodos mais modernos de marcação de ponto.
Essencialmente, temos disponível hoje em dia ao menos 4 métodos de controle de ponto de funcionários, cada qual com as suas características e apropriado a certas empresas. Dentre eles podemos citar o cartão de ponto manual, relógio de ponto biométrico, controle de ponto online e aplicativo de controle de ponto.
O cartão de ponto foi um método muito utilizado no passado, quando ainda não havia muitas soluções tecnológicas disponíveis. O funcionário registrava manualmente ou com auxílio de uma máquina o horário de entrada, saída e suas pausas. Posteriormente, o contador ou financeiro compilava (também manualmente) estas horas trabalhadas.
Com a chegada do relógio de ponto biométrico acoplados a sistemas de tratamento de ponto, alguns destes problemas do passado foram resolvidos. Contudo, estes ainda eram extremamente caros e difíceis de colocar em operação. Novas legislações trabalhistas começaram a permitir que outras soluções mais modernas surgissem.
O controle de ponto online e por aplicativo acabaram se tornando uma ótima solução para empresas que querem economizar e ter a opção de dar alguma flexibilidade no local de trabalho (home-office), por exemplo. Em geral, eles funcionam em um esquema de mensalidade por usuário, muitas vezes de apenas R$5,00.
Temos um artigo que explica os prós e contras de todas estas soluções no nosso blog para aqueles que quiserem mais informações.
Para aqueles que estão procurando uma solução de controle de ponto para suas empresas, é comum haver dúvidas se as soluções mais tecnológicas estão de acordo com a legislação vigente. Essa é uma preocupação muito válida, dado que o Brasil é conhecido pela sua quantidade de processos trabalhistas. Inclusive, há estudos que dizem que 98% de todos os processos trabalhistas do mundo ocorrem no Brasil.
Dado isso, é importante ressaltar que aplicativos de controle de ponto e sistemas de controle de ponto online são sim permitidos por lei. As portarias 1510 de 2009 e 373 de 2011 abriram as portas para essas tecnologias e, hoje em dia, milhares de empresas e colaboradores já se valem dessa facilidade no seu dia a dia.
Você pode ler mais sobre as regras que envolvem o uso de sistema de controle de ponto online e aplicativos de controle de ponto neste nosso artigo.
Já é bastante comum que empresas utilizem o controle de ponto de funcionários não só para se adequar à lei ou controlar atrasos, mas também para implementar um sistema de banco de horas. Há uma série de vantagens para empresas que implementam este tipo de sistema, incluindo a diminuição de pagamento de horas extras (que custam ao menos 50% mais que a hora de trabalho comum do funcionário). Para funcionários, esta mudança também pode ser bem vinda dado que eles terão mais flexibilidade para pleitear folgas em ocasiões importantes (ida ao médico ou logo antes de feriados, por exemplo).
Há algumas regras a serem seguidas pela empresa. Nestas estão ncluindas a não retroatividade das horas (banco de horas valendo apenas dali para frente), tolerâncias de 5 minutos, prazo para compensação entre outras.
Implementar um sistema de banco de horas na empresa não é complicado mais exige atenção da empresa. Por isso, escrevemos este outro artigo dando o passo a passo de como fazê-lo funcionar em sua empresa.
Para aqueles que não queiram ou não possam implementar um sistema de banco de horas em sua empresa, o pagamento de horas extras acaba sendo uma atividade recorrente. Na grande maioria dos casos, o funcionário pode trabalhar até 2 horas adicionais por dia (2 horas a mais que a típica jornada de 8 horas). Ao final do mês, essas horas custarão ao menos 50% a mais que a hora normal de trabalho. Por exemplo, um funcionário que receba R$3.000 por mês de salário bruto, tem seu valor de hora trabalhada de R$13,63 (R$3.000 dividido por 220 horas trabalhadas no mês). Uma hora extra deste funcionário custaria, então, R$20,45 (50% a mais que a hora comum).
Por via de regra, não há encargos incidentes sobre o pagamento de horas extras caso elas não sejam recorrentes. Caso sejam, há a incidência de FGTS, repouso semanal, 13o salário proporcional entre outros benefícios ao trabalhador. A hora extra também pode ser fracionada. Ou seja, um funcionário que trabalhar 1 hora e meia adicionado receberá 1,5 vezes o valo da sua hora (usando o exemplo acima este valor ficaria em R$30,67).
Há também algumas exceções e regras adicionais que a empresa tem que cumprir quando for solicitar o trabalho de horas adicionais a um funcionário que explicamos com mais detalhes neste outro artigo com todas as regras sobre hora extra.
O controle de ponto serve não apenas para monitorar a entrada e saída dos trabalhadores, mas também para contabilizar os intervalos que estes realizaram. Muitos destes intervalos são obrigatórios por lei e, alguns deles, são específicos por categoria de trabalhador.
Contudo, o mais comum é o intervalo para almoço. Antes da reforma trabalhista, a grande maioria dos trabalhadores em regime de CLT tinha um mínimo de 1 e um máximo de 2 horas de pausa para almoço, a variar conforme o acordo com os sindicatos. Com a reforma trabalhista esta questão está mais aberta a negociação e suas regras estão mais flexíveis. Em muitos casos, não há mais a necessidade de envolvimento do sindicato, e o acordo pode ser feito entre o funcionário e a empresa.
É importante saber quais são os intervalos obrigatórios e opcionais na jornada de trabalho e em que situações há a possibilidade de negociação quanto ao seu tempo de duração e outras condições específicos. Neste artigo do blog dissecamos as regras dos intervalos intra e interjornadas para ajudar a esclarecer as principais dúvidas que as empresas e funcionários podem ter. 
Outro tema que tem dado dor de cabeça nos gestores de DP e RH e até mesmo nos donos de pequenas e médias empresas é o eSocial. Este é um tópico complexo com várias vertentes. Escrevemos um artigo explicando em detalhes os principais pontos do eSocial para quem quiser entender mais.
No fundo, o eSocial é um grande portal onde todas as informações trabalhistas ficarão consolidadas. O projeto do eSocial exigiu a coordenação de vários departamentos do governo e demorou anos para ser 100% implementado. Já no segundo trimestre de 2019, ele estará valendo para empresas de todos os tamanhos, mas para algumas delas as regras já estão valendo!
O eSocial substituirá uma série de documentos que todas as empresas deviam fornecer ao governo, incluindo RAIS, DIRF, GFIP e CAGED. Apesar da transição complexa, isso deverá facilitar a vida das empresas no longo prazo.
No dia a dia é muito comum haver pequenos erros na marcação de ponto dos funcionários. Com a vida frenética que vive-se hoje, é muito comum esquecer de marcar o ponto e determinado dia. Também são frequentes os problemas com relógios de ponto analógicos que, por vezes, marcam o ponto de forma incorreta. Quando isto acontece, o gestor precisa fazer o tratamento do espelho de ponto do funcionário para, posteriormente, assiná-lo juntamente com o colaborador e enviá-lo ao contador.
Alguns sistemas de controle de ponto como o da mywork já atuam para minimizar a ocorrência desses erros e, quando mesmo assim eles acontecem, agilizar o processo de correção. Neste artigo do blog falamos em detalhes osbre os erros mais comuns na hora de fazer a marcação de ponto dos funcionários
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