Erro na marcação de ponto: como evitar?

Todos os meses, é comum vermos a repetição dessa rotina: o colaborador realiza sua marcação de ponto diariamente, registrando sua entrada, saída, pausa para o almoço e outras pausas ao longo do dia, enquanto o gestor acompanha o andamento.

Ao final do mês, chega o momento de fechar a folha de pagamento e ajustar as horas acumuladas, seja em forma de horas extras ou no banco de horas. No entanto, é comum perceber que alguns equívocos ocorreram na marcação do ponto, exigindo correções no espelho de ponto antes de ser assinado e encaminhado para o contador ou setor financeiro.

Esses equívocos podem ser facilmente evitados com a implementação de um sistema de controle de ponto digital, proporcionando maior segurança tanto para a empresa quanto para o colaborador, garantindo a precisão das marcações e economizando tempo.

Quais são, então, esses erros comuns e como podemos evitá-los? Aqui na mywork, preparamos uma lista para te ajudar.

1. Esquecer de bater o ponto

Um dos equívocos mais comuns é simplesmente esquecer de registrar o ponto. Seja no início da jornada de trabalho, quando o colaborador está com pressa para uma reunião ou outra atividade, ou na saída, quando estamos cansados e ansiosos para chegar em casa, é comum esquecer de fazer a marcação do ponto.

Nesse caso, é importante que o gestor e o colaborador registrem manualmente o ponto que não foi marcado. Se essa correção não for feita, o espelho de ponto poderá apresentar uma jornada de trabalho de quase 24 horas (caso a saída não tenha sido registrada) ou uma falta injustificada, o que poderia resultar em desconto no salário.

Para reduzir as chances de ocorrer esse tipo de situação, é essencial ter um sistema de controle de ponto que notifique tanto o colaborador quanto o gestor caso haja alguma falha na marcação do ponto. Essa comunicação pode ser feita através de e-mail ou até mesmo de notificações no celular.

Além disso, sistemas que lembram o colaborador de registrar o ponto também contribuem significativamente para evitar que pontos não sejam registrados.

 2. Bater o mesmo ponto duas vezes

Às vezes, pode haver dúvidas se o ponto foi devidamente registrado e o colaborador acaba marcando o ponto duas vezes. Isso é comum em pequenos intervalos durante o dia, como a pausa para o almoço. Nesse caso, a solução é realizar a exclusão do ponto diretamente no sistema de controle de ponto.

No entanto, sistemas de controle de ponto online como o da mywork possuem um recurso que requer a confirmação do usuário antes de registrar o ponto, o que praticamente elimina esse tipo de problema.

Além disso, caso isso ocorra, o colaborador tem a opção de adicionar um comentário ao registrar o ponto, informando que o ponto anterior foi marcado de maneira equivocada. Dessa forma, fica mais simples identificar e corrigir o erro no espelho de ponto.

3. Problemas com horários

Há muitas formas de fazer a marcação de ponto dos colaboradores. Contudo, há a possibilidade de problemas no registro das horas por conta de configurações erradas dos relógios de marcação de ponto, que precisam ter seus horários constantemente auferidos.

É possível que um ponto batido tenha seu horário erroneamente registrado. Isso é muito comum quando o horário de verão está em vigor, o que pode gerar muitos problemas contabilização de horas trabalhadas.

A forma mais simples de evitar esses problemas é utilizando um sistema de controle de ponto online, pois a hora do sistema nunca falha e se ajusta automaticamente, até mesmo se o colaborador registrar o ponto em um fuso horário diferente (em caso de viagens a trabalho, por exemplo, ou caso os funcionários trabalhem em países diferentes).

4. Fraudes no registro de ponto

Isso não se trata exatamente de um equívoco, mas sim de uma ação intencional para manipular o registro de ponto. Essa prática pode ocorrer tanto por parte do colaborador quanto do empregador.

Colaboradores com más intenções podem pedir a outros para registrar o ponto por eles, ou até mesmo atrasar ou adiantar a marcação do ponto para acumular horas extras.

Na perspectiva da empresa, é possível realizar modificações inadequadas no registro de ponto com o intuito de reduzir o pagamento das horas trabalhadas, obrigar os colaboradores a aceitar um espelho de ponto com horários inexistentes, entre outras ações.

Essas práticas podem acarretar em medidas disciplinares rigorosas e até mesmo ações trabalhistas. Um sistema de controle de ponto digital avançado consegue reduzir significativamente a possibilidade de fraudes, por meio de uma variedade de mecanismos de segurança.

Dessa forma, os colaboradores e os empregadores podem ficar mais tranquilos com o registro de horas trabalhadas, pois saberão que todas as regras estão sendo respeitadas e a possibilidade de fraudes é ínfima.

5. Folha de ponto sem assinatura

Segundo a legislação de registro de ponto, é imprescindível que tanto o colaborador quanto a empresa (representada pelo gestor) assinem a folha de ponto. A ausência dessas assinaturas pode resultar em questionamentos legais quanto à validade da marcação de ponto realizada.

Tecnologias avançadas possibilitam a aceitação digital, eliminando a burocracia da impressão e agilizando todo o procedimento. 

Conclusão