Como todo gestor de departamento pessoal e dono do próprio negócio sabem, fazer o controle de horas trabalhadas é uma rotina essencial de qualquer empresa. Uma empresa bem gerida, seja ela um pequeno salão de beleza ou uma grande multinacional, precisa garantir que seus funcionários estejam trabalhando o número correto de horas determinadas.
Em muitos casos, este controle é feito apenas para cumprir a lei. Contudo, você verá neste artigo que há muitas outras razões importantes para fazer o controle de horas trabalhadas dos colaboradores de uma forma eficiente e correta.
Há diversos jeitos de se fazer esse controle e explicaremos um a um para que você e a sua empresa tomem a melhor decisão!
Há diversas razões para fazer o controle de horas trabalhadas dos funcionários. Elas vão desde obrigações legais com controle de ponto a até o próprio controle da produtividade dos colaboradores. É importantíssimo que este processo seja feito da maneira mais segura e eficiente possível em todas as razões
A CLT hoje determina que todas as empresas com mais de 20 funcionários façam a marcação de ponto de seus funcionários obrigatoriamente. Esta necessidade surgiu justamente para proteger os colaboradores e garantir que o controle de horas trabalhadas fosse feito de maneira a evitar que eles fossem submetidos a jornadas de trabalho excessivas.
Em seu início a lei previa apenas jornadas de trabalho tradicionais. Ao longo do tempo, foi-se permitindo jornadas alternativas para diversas profissões e cargos. Criou-se o conceito de intervalos na jornada de trabalho para garantir que os funcionários estavam descansando propriamente durante e entre os dias de trabalho.
Para muitas empresas, a principal razão para fazer o controle de horas trabalhadas é ficar aderente a esta regra. Há muitas empresas, no entanto, que fazer o controle de horas trabalhadas por motivos diferentes, como veremos abaixo.
O controle de horas trabalhadas é essencial para fazer o pagamento de horas extras dos funcionários. Como todos sabem, funcionários que trabalharam além do que jornada prevê em determinado dia têm o direito de receber um valor extra de hora extra. Este valor é tipicamente de 50% em cima do valor da sua hora comum. Ou seja, se um funcionário ganha R$10 por hora, sua hora extra custa R$15.
Há muitas empresas, contudo, que buscam diminuir seus gastos com horas extras e também dar mais flexibilidade para seus funcionários. Neste caso, é comum que o controle de horas trabalhadas alimente um sistema de banco de horas. Um sistema de banco de horas nada mais é que um contador de horas extras e horas devedoras de um funcionário.
Caso um funcionário trabalhe 20 minutos a mais todos os dias, ao invés de receber por ser remunerado por essa hora extra, ele ou ela poderá chegar mais tarde, sair mais cedo ou até mesmo tirar um dia inteiro de descanso caso o acumulado no banco de horas permita.
Um dos jeitos de medir qual funcionário é mais ou menos produtivo e fazer o controle de horas trabalhadas e comparar com a sua produção.
Vamos imaginar que uma empresa possui três vendedores. Dois deles (vendedor 1 e vendedor 2) trabalham sempre 8 horas por dia, enquanto 1 deles (vendedor 3) é estagiário e pode trabalhar apenas 6 horas por dia. Em um dia de trabalho, o vendedor 1 consegue vender R$10.000 de produto. Já o vendedor 2 vende R$11.000. O vendedor 3, estagiário, vende apenas R$8500.
Neste caso, utilizar o controle de horas trabalhadas dos funcionários para analisar a produtividade é muito fácil: basta dividir um pelo outro. O vendedor 1 vende R$1.250 por hora, o vendedor 2 vende R$1375 por hora e o vendedor 3 vende R$1416. Logo, apesar de vender menos, o vendedor 3 é o mais produtivo de todas
Este é um exemplo bastante simples de como o controle de horas trabalhadas pode ser utilizado. Empresas diferentes devem analisar qual a melhor maneira de medir a produtividade de seus funcionários.
Para fazer o controle de horas trabalhadas dos funcionários é necessário, naturalmente, ter algum tipo de processo para contabilizar a quantidade total de horas trabalhadas durante o dia, levando em conta atrasos e adiantamentos, intervalos e faltas.
Muitas empresas e gestores utilizam um sistema de controle de ponto que possua relatórios mostrando efetivamente as horas trabalhadas por funcionários. No entanto, métodos tradicionais como o livro ponto podem trazer dificuldades dado que os dados não são de fácil acesso e difíceis de serem utilizados sem serem digitalizados.
Uma planilha de controle de ponto também podem trazer dificuldades, dado que esse tipo de documento é fácil de alterar, tornando-o pouco seguro.
Mesmo os relógios de ponto tradicionais muitas vezes causam dificuldade quando não vem com um software de tratamento de ponto atrelado, o que obriga os gestores e empresas contratar outros serviços para fazer o controle de horas trabalhadas de maneira completa.
Uma das formas mais fáceis de fazer o controle de horas trabalhadas acaba sendo utilizar um sistema que faça o registro de ponto online. Naturalmente, como qualquer sistema, é importante que cada empresa faça sua análise para ver se a solução é adequada às suas necessidades.
Pequenas empresas que buscam economizar, empresas com funcionários externos e empresas maiores que querem automatizar e deixar mais eficientes certas rotinas do departamento pessoal costumam se beneficiar muito de um controle de horas trabalhadas digitalizado.
Se você acredita que se enquadra em um destes casos, a mywork, sistema de controle de ponto online, pode te ajudar.
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