Controle de Ponto Online nas Empresas

Realizar o controle de ponto dos colaboradores é uma realidade presente no dia a dia de empresas de todos os tamanhos. Seja para cumprir a legislação trabalhista que determina a necessidade de marcação de ponto ou para estabelecer um controle mais eficaz da jornada de trabalho, o registro de ponto pode trazer uma série de vantagens tanto para a organização quanto para os funcionários. O controle de ponto online é uma forma de acompanhar os horários dos colaboradores que vêm sendo adotada por muitas empresas.

No entanto, sabemos que existem muitas dúvidas a respeito desse método de marcação de ponto: Como ele funciona? É permitido pela legislação? Como pode ser implementado nas empresas? Quais as vantagens para o dia a dia do negócio?

Pensando em solucionar essas dúvidas, a mywork elaborou esse artigo com as principais informações que você precisa saber sobre controle de ponto online para o dia a dia da sua empresa, principalmente no que diz respeito às melhores e mais modernas ferramentas para realizar esse controle, como, por exemplo, os sistemas de controle de ponto online.

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Por que o controle de ponto é importante?

Todo gestor de departamento pessoal ou empreendedor conhece bem a rotina de controle e tratamento de ponto dos colaboradores. Ao final do mês há uma séries de problemas a serem resolvidos, incluindo lidar com as justificativas, erros na marcação dos pontos, funcionários que esquecem de registrar seus horários e o fechamento da folha de pagamento. Esse processo é fundamental para evitar o pagamento em excesso de horas extras ou até mesmo outros problemas graves envolvendo processos trabalhistas.

Toda vez que o departamento de Recursos Humanos realiza a contratação de um funcionário, é estipulada, no contrato de trabalho desse profissional, a jornada de trabalho e seus horário de entrada, saída e intervalos.

No entanto, o trabalhador terá direito a uma série de outros benefícios determinados pelas leis trabalhistas, como, por exemplo, o pagamento de adicionais noturnos ou horas extras quando esse colaborador precisar trabalhar além de seu horário determinado na jornada.

Para que o departamento de RH e os demais gestores precisarem comprovar que o colaborador cumpriu seu horário (ou horas extras, quando aplicável), algum tipo de registro deve ser feito, e por isso o software de ponto é tão importante, uma vez que registra os horários de entrada, intervalo e saída dos colaboradores.

Como pode ser feito o controle de ponto?

Há diversas maneiras através das quais uma empresa pode fazer o controle de ponto de seus colaboradores. Ainda é muito comum que as organizações utilizem relógios de ponto digital (REP) ou até mesmo uma planilha de controle de ponto. No entanto, apesar de comuns, tais soluções tendem a ser cada vez mais falhas, pois além de não evitarem fraudes no momento da marcação do ponto, permitem que muitos erros sejam cometidos.

Além disso, os preços para aquisição de um REP tendem a ser muito altos, o que acaba sendo uma desvantagem ou até mesmo inviável para muitos negócios.

Uma alternativa que está sendo cada vez mais adotada por várias empresas é adotar o controle de ponto online, que é um método de registro de ponto que permite que as marcações sejam feitas por um dispositivo que se conecte à internet, como celular, computador, tablet, etc, dispensando, assim, relógios de ponto biométricos e outras soluções ineficientes.

Assim, os principais motivos para muitas empresas adotarem o controle de ponto online, resumidamente, são:

• Economia de dinheiro (principalmente para pequenas equipes);
• Controle de funcionários externos (como uma equipe de vendas, por exemplo);
• Praticidade de uso (afinal, basta que a empresa tenha um dispositivo com acesso à internet para o ponto virtual funcionar).

Quais são os tipos de relatórios de ponto?

Há uma série de relatórios de ponto que podem ser utilizados e cada um deles apresenta uma função diferente:

• Folha de frequência: é o relatório que mostra os pontos batidos pelos colaboradores em um determinado período de tempo. No entanto, esse relatório mostra apenas os pontos válidos e aprovados pelo gestor, além de conter informações sobre a hora de entrada e saída do funcionário e o total de horas trabalhadas.
• Espelho de ponto: esse relatório mostra todos os pontos batidos pelos colaboradores em um determinado período de tempo e, diferente da folha de frequência, apresenta tanto os pontos válidos quanto os ajustes de ponto.
• Resumo: este relatório é enviado para o contador ou empresa de contabilidade todo mês, cuja finalidade é processar a folha de pagamento.
• AFD/AFDT: estes relatórios são usados apenas para fiscalização do Governo e do Ministério do Trabalho e ajudam a garantir que o controle de ponto está sendo feito da maneira correta, sem fraudes ou outros problemas. 

O que diz a lei sobre o controle de ponto online?

De acordo com o parágrafo segundo da portaria 373 do Ministério do Trabalho e Emprego (MTE) e com as alterações feitas após a aprovação da MP da Liberdade Econômica, o controle de ponto é obrigatório para empresas que tenham um número maior ou igual a 20 colaboradores em seu quadro de funcionários. No entanto, desde 2011, com a edição da Portaria 373 do MTE, o controle de ponto online é permitido nas empresas, o que permitiu que cada empresa adote o método que preferir para realizar o controle de ponto de seus colaboradores, desde que este esteja de acordo com a convenção coletiva de trabalho.

Essa medida permitiu que muitas empresas, principalmente as pequenas e médias, facilitem seus processos e economizem com sistemas de controle de ponto, pois o controle de ponto online não é apenas mais barato que um relógio de ponto tradicionais, mas também economiza tempo no dia a dia dos responsáveis pelo acompanhamento desse processo.

Isso é uma informação importante sobre tudo o que você precisa saber sobre Controle de Ponto.

Quais são as principais vantagens de adotar um controle de ponto online?

Muitas das vantagens em adotar um sistema de controle de ponto online nas empresas já foram citadas anteriormente ao longo do artigo, no entanto, nesta seção, vamos aprofundar ainda mais esses aspectos.

• Fechamento de folha de pagamento: as empresas que contratam contadores para realizar o processo de fechamento da folha de pagamento podem realizar esse processo de maneira muito mais rápida e assertiva, pois o sistema de controle de ponto online gera os relatórios automaticamente, evitando erros.
• Economia de tempo: os sistemas de controle de ponto online geralmente já realizam os cálculos de horas extras, adicionais noturnos e banco de horas dos colaboradores de uma empresa, o que evita o gasto de tempo em tais atividades no final de cada mês.
• Proteção de dados: geralmente, os sistemas de ponto online armazenam todos os dados das empresas que os utilizam na nuvem, o que garante a proteção dos dados da organização e o fácil resgate de tais informações em casos de problemas.
• Funcionários externos: um controle de ponto virtual permite que os gestores acompanhem a jornada de trabalho de colaboradores que nem sempre trabalham na sede da empresa, como é o caso de equipes de vendas, por exemplo, ou de executivos que precisam viajar muito em nome da empresa. Um controle de ponto online permite que tais funcionários batam o ponto de maneira remota, pois basta um dispositivo com acesso à internet para tal. Há muitos casos em que, embora o colaborador não tenha acesso à internet, seja pelo sinal ou pelo pacote de dados insuficiente no celular, por exemplo, o sistema permite a marcação do ponto de maneira offline.
• Segurança: os gestores podem criar restrições e medidas de segurança para evitar fraudes no momento de marcação do ponto. Muitos sistemas permitem que a marcação de ponto seja restringida por geolocalização, digital, reconhecimento facial e por IP da empresa. Tudo para evitar fraudes e, consequentemente, outros problemas trabalhistas.
• Facilidade na instalação: como não há necessidade de comprar um relógio de ponto tradicional ao adotar esse tipo de solução, a instalação do sistema tende a ser muito mais fácil e rápida, principalmente porque a maioria dos sistemas de ponto online podem ser acessadas tanto por computadores quanto por celulares.

E quais as desvantagens de usar um controle de ponto online?

Comparativamente, existem poucas desvantagens em adotar um sistema de controle de ponto online, porém, elas existem. Entre elas, estão:

• Mudança na cultura organizacional: em casos de empresas que têm uma cultura tolerante com atrasos, há a possibilidade de que os colaboradores reclamem diante da necessidade de respeitar os horários previstos na jornada de trabalho, o que pode gerar insatisfação por parte de alguns funcionários. O importante é que todos entendam que o controle de ponto é vantajoso tanto para a empresa quanto para o colaborador, uma vez que esse processo evitará problemas trabalhistas para ambas partes. O controle de ponto serve para tornar esse processo o mais prático possível.
• Dificuldade na adesão: entendemos que as empresas com um número muito grande de funcionários podem apresentar mais dificuldade para implementar o controle de ponto virtual, principalmente por conta de dúvidas que podem surgir ao longo do processo. Há colaboradores que não entendem o funcionamento do sistema, não estão acostumados com a tecnologia ou simplesmente esquecem de fazer o registro do ponto no horário correto quando este é feito pelo celular, por exemplo. Tais problemas são comuns e podem resultar numa demora maior até que todos aprendam e incorporem a marcação de ponto online no dia a dia, e isso pode ser resolvido tanto com o suporte da empresa contratante (no caso da mywork, contamos com um suporte ao cliente, que está sempre preparado para auxiliar as empresas ao longo da implementação do controle de ponto online) quanto com reforços do departamento de RH a respeito da necessidade de fazer o registro de ponto de maneira correta.

Conclusão

O controle de ponto online é uma ferramenta muito eficaz para as empresas que desejam modernizar e agilizar os processo de seu Departamento Pessoal e RH. A mywork oferece um sistema de controle de ponto online que permite uma gestão mais prática do cotidiano do Departamento Pessoal e facilita outros processos, como pagamento de horas extras, férias, banco de horas, etc. Para testar o sistema da mywork, basta clicar aqui.