Software de Ponto: O que é e como funciona?

Muitas empresas que estão buscando modernizar o seu controle de ponto de funcionários ou até mesmo começar a fazê-lo para ter mais segurança de que as horas necessárias estão sendo trabalhadas e que as regulações jurídicas estão sendo cumpridas acabam se deparando com soluções de software de ponto. Para empresas que estavam acostumadas as soluções tradicionais, como o relógio de ponto biométrico, máquina de ponto cartográfica ou até mesmo o livro de ponto, o software de ponto pode parecer uma solução complicada de se usar. Contudo, a realidade é exatamente oposta. O software de ponto é muito simples de se implementar e ainda providencia mais segurança na hora para empresa e funcionários no dia a dia. Mas como ele funciona?

Como funciona um software de ponto?

Um software de ponto funciona da seguinte maneira: o gestor ou gestora cria uma conta na plataforma do software de ponto escolhido e já tem acesso ao sistema por trás. Muitas dessas empresas oferecem um teste grátis para que o responsável veja se a plataforma é adequada às suas necessidades. A partir deste momento, o gestor consegue convidar seus funcionários pelo próprio sistema para começarem a usar o software de ponto e fazerem suas marcações diárias. O convite pode ser feito tipicamente por e-mail ou SMS, caso o funcionário não possua e-mail.

Como o funcionário bate o ponto no software de ponto?

É comum que algumas pessoas já estejam acostumadas com o processo de fazer a marcação de ponto físico no relógio ou livro de ponto. Afinal, este foi o modo de bater o ponto que vigorou por muitas décadas nas empresas. Para estas pessoas é normal haver dúvidas de como marcar o ponto no software de ponto. A boa notícia é que o processo é ainda mais simples que a marcação de ponto física. Uma vez que o funcionário já foi convidado para a plataforma pelo gestor, ele poderá acessá-la em qualquer dispositivo que tenha acesso a internet. Pode ser um computador utilizado no trabalho ou até mesmo o próprio celular. A partir disso, ele poderá marcar o ponto clicando apenas um botão! A ideia é sempre poupar tempo do trabalhador e garantir a segurança e confiabilidade do ponto. 

Mas alguém pode utilizar o software de ponto e marcar o ponto pelo outro funcionário?

Infelizmente sabemos que algumas poucas pessoas acabam tentando tirar proveito das situações. Contudo, o software de ponto tende a ser bastante seguro no que se refere a marcar o ponto. Para acessar a própria conta, o funcionário tem uma senha única. Muitos sistemas também alertam o gestor quanto a rede em que o ponto foi batido. Ou seja, caso o funcionário queira bater o ponto em algum local que não seja o correto, o gestor fica sabendo. Há também outros sistemas que já contam com leitores de digital, geolocalização e alertas ao gestor. Com isso tudo, o software de ponto dificulta muito a marcação de ponto de forma fraudulenta.

E se os meus funcionários não possuírem computadores e eu não queira que usem os celulares?

Ainda há solução. Nós da mywork, temos uma funcionalidade exclusiva que permite que o gestor crie um “relógio de ponto digital” que só ele pode dar acesso. Esse “relógio de ponto digital” pode ficar aberto em um computador ou até mesmo em um tablet na parede. Assim que o funcionário chegar (ou sair), ele seleciona o próprio nome, digita o seu código exclusivo e o ponto está batido! É exatamente igual a um relógio de ponto tradicional mas sem os custos exorbitantes.

E onde ficam os dados? Eles ficam protegidos?

Os dados gerados pelo software de ponto ficam na nuvem. Isso significa que eles ficam armazenados em banco de dados modernos e à disposição do usuário onde quer que ele esteja, não importando o dispositivo. O software de ponto acaba funcionando como o Netflix ou Spotify, em que os filmes e músicas ficam armazenados em servidores na nuvem, mas podendo ser acessados em qualquer dispositivo. Essa tecnologia é extremamente segura, até mais que o próprio relógio físico. Como há diversos tipos de documentos que uma empresa precisa guardar, é bom saber que eles estão protegidos e a disposição.

Quais as vantagens do software de ponto comparado às soluções tradicionais?

São várias as vantagens do software de ponto. Primeiramente eles são bastante simples de usar e instalar. Todo o processo não chega a demorar 5 minutos para instalar em 5 segundos para bater o ponto todos os dias. Como esses sistemas não incluem equipamentos caros, eles também são bem mais baratos que as soluções tradicionais, chegando a custar até R$5 por funcionário por mês. Isso faz muita diferença para aquelas empresas que possuem poucos funcionários!

O software de ponto também não possui a inconveniência dos equipamentos que quebram e precisam ser trocados com certa frequência. Os softwares de ponto também costumam ter relatórios que integram diretamente com a contabilidade e a folha de pagamento, além de providenciarem mais informações para o gestor no seu dia a dia. Outras atividades como tratar o ponto também costumam poder ser feitas diretamente na plataforma de software de ponto.

Por fim, o software de ponto também permite que se faça o controle de ponto de funcionários externos! Eles podem fazer sua marcação em qualquer dispositivo online, algo que era impossível caso o equipamento fosse físico e estivesse presente em um único local.

O software de ponto é permitido por lei?

Escrevemos um artigo completo sobre isso no nosso blog mas a resposta direta é sim! Desde 2011 é possível utilizar um software e de ponto para controlar as horas trabalhadas dos funcionários uma vez aprovado em convenção coletiva. E cada dia vemos centenas de empresas fazendo essa migração para um sistema moderno de software de ponto que dê flexibilidade, economia e segurança.

E como eu começo?

Aqui na mywork nós oferecemos um teste grátis para você ver como a plataforma funciona. Assim você já pode ir testando sem qualquer tipo de compromisso. Se quiser falar com um consultor para tirar mais dúvidas, você pode também fazer um cadastro nesta página que um consultor entrará em contato.