Sistema de Ponto Eletrônico: como funciona?

Realizar o controle de ponto é muito comum nas empresas e utilizar um sistema de ponto eletrônico é uma das várias maneiras de realizar esse gerenciamento de horas trabalhadas. É através do controle de ponto que todas as informações sobre a jornada de trabalho dos colaboradores são extraídas, como horas extras, faltas, atrasos, abonos, etc, que são fatores que impactam a folha de pagamento. Realizar esse acompanhamento serve principalmente para assegurar os direitos dos trabalhadores e da empresa.

No entanto, apesar dessa prática ser amplamente adotada nas empresas brasileiras, ainda existem muitas organizações que enfrentam dificuldades tanto no momento de escolher como fazer o controle de ponto, administrar as rotinas dos colaboradores e extrair as informações necessárias para realizar pagamentos, descontos, etc.

Pensando nisso, a mywork elaborou esse artigo que reúne as principais formas de realizar o controle de ponto de seus colaboradores e o tratamento desses pontos com um sistema de ponto eletrônico.

Continue a leitura para saber mais!

O que é um controle de ponto?

Antes de entendermos os tipos de sistema de controle de ponto, é importante entender o que é o controle de ponto.

Realizar o controle de ponto nada mais é registrar a jornada de trabalho dos colaboradores, ou seja, anotar os horários de entrada, pausa, retorno da pausa e saída dos funcionários, de forma a registrar os horários que formam o dia a dia de trabalho.

Fazer esse acompanhamento de maneira correta garante o bom funcionamento e a organização da empresa.

No Brasil, essa prática passou a ser adotada após a criação da Consolidação das Leis Trabalhistas, que regulamentou a jornada de trabalho dos colaboradores, o que obrigou as empresas a se adequarem às determinações de registro de ponto.

É importante lembrar que muitas empresas ainda enfrentam dificuldades para implementar e gerenciar o controle de ponto no dia a dia de trabalho e isso acontece, principalmente, pela falta de um sistema ou plataforma eficientes, pois cada empresa deve avaliar a melhor solução para o gerenciamento do registro de ponto dos colaboradores.

Tipos de controle de ponto

Antes da obrigatoriedade por lei de controlar a jornada de trabalho dos colaboradores, as empresas utilizavam métodos mais simples para essa prática. No entanto, atualmente esse controle passou por diversas mudanças, graças aos avanços da tecnologia, o que causou o surgimento de diversos tipos distintos de ferramentas para acompanhamento e gestão de horários.

O controle de ponto, em geral, funciona de maneira bem simples: deve-se registrar todos os horários de entrada e saída dos funcionários por meio de relógios ou outros equipamentos específicos para esse registro. Reunimos aqui os principais tipos de controle de ponto existentes:

• Ponto manual: caracteriza-se como o controle manual do ponto, feito geralmente em um caderno ou catálogo, no qual os funcionários anotam os horários de entrada, almoço e saída.
  Apesar de seguir as determinações legislativas, esse método é um dos menos seguros para realizar o controle de jornada, já que é possível fraudar a folha de ponto facilmente e cometer erros no momento de conferir informações. 
• Ponto cartográfico: esse foi o primeiro relógio de ponto inventado e funciona através de um cartão no qual a máquina carimba os horários, basta que o funcionário o insira no dispositivo. Para empresas pequenas ou com poucos funcionários, esse método ainda pode ser uma boa solução, mas mesmo assim trata-se de um sistema antiquado.
  A conferência e o tratamento dos pontos nesse modelo de registro de ponto também estão sujeitos à fraudes e erros operacionais e de tratamento, o que pode gerar problemas na hora de fechar a folha de pagamento e até mesmo na justiça do trabalho.
• Relógio de ponto eletrônico: o relógio de ponto eletrônico é um modelo mais atualizado de registro de jornada de trabalho, diferentes dos métodos apresentados anteriormente. Também conhecido como REP, o relógio de ponto eletrônico é um aparelho que geralmente fica na parede das empresas para que os funcionários batam o ponto.
  Ele pode realizar o registro através de cartão, senha ou biometria (que é o método mais comum). No entanto, há a necessidade de um sistema complementar para a coleta de dados registrados.
• Controle de ponto alternativo ou sistema de ponto eletrônico: nesse caso, o registro não é feito em relógios físicos de ponto e, sim, em um sistema de ponto eletrônico online que dispensa a necessidade de aparelhos específicos.
  Há uma variedade muito maior de formas de marcação de ponto, já que esses sistemas de ponto eletrônico podem ser utilizados em computadores, celulares, tablets, etc. Soluções de ponto mobile ou outros marcadores de ponto digital são cada vez mais comuns.
  Assim, todos os dados coletados já são armazenados diretamente no sistema de ponto eletrônico e o tratamento dos pontos também é feito por este.

Como funciona o sistema de ponto eletrônico online para os colaboradores?

Muitos colaboradores têm certa resistência a sistemas de ponto mais modernos, que possibilitam a marcação de ponto virtual, seja pela dificuldade de adaptação a um sistema mais tecnológico, seja pela falta de recursos para o registro de ponto, como um celular ou computador.
Nesse caso, os gestores têm a responsabilidade de conscientizar os profissionais a respeito das vantagens e dos benefícios que o sistema de ponto eletrônico pode trazer para o dia a dia de trabalho.

O que diz a legislação sobre o sistema de ponto eletrônico online?

Existem duas leis específicas que regulamentam a adoção de um sistema de ponto eletrônico: as leis 1510/2009 e 373/2011.

A portaria 1510, criada em 2009, determinou que as empresas com mais de 20 funcionários são obrigadas a realizar o controle de ponto com um sistema de ponto eletrônico (SREP). Já a portaria 373 do Ministério do Trabalho (MTE), criada em 2011, foi elaborada diante das mudanças no mercado de trabalho que exigiam a atualização das formas de controlar os horários dos colaboradores das empresas e regulamentar tais métodos de controle, de modo a trazer benefícios tanto para os profissionais quanto para as organizações.

De forma geral, a segunda Portaria definiu que outras formas de marcação de ponto podem ser adotadas pelas empresas, desde que respeitem as determinações e regras da primeira Portaria.

A portaria 373, portanto, regulamentariza os sistemas de ponto eletrônico online e outros pontos alternativos, por conta das novas tecnologias para o gerenciamento das jornadas de trabalho. Assim, de acordo com a lei, as empresa podem adotar sistemas de ponto eletrônico online, desde que tal adoção seja estabelecida em acordo coletivo de trabalho.

A lei determinou, também, que as empresas não podem exigir que os funcionários tenham autorização de superiores para marcar horas extras ou proibir que os colaboradores registrem o ponto, independentemente da situação.

Os modelos alternativos de marcação de ponto, como o sistema de ponto eletrônico online, também devem atender às seguintes exigências:

• identificar todos os funcionários e a empresas;
• ter uma central de armazenamento de informações e dados que seja segura e permita consultas;
• oferecer um acesso fácil e prático tanto aos funcionários quanto aos gestores no local de trabalho;
• permitir consultas de horários, banco de horas e jornadas de trabalho registradas. 

Por que usar o sistema de ponto eletrônico na minha empresa?

O sistema de ponto eletrônico é uma solução que oferece muito mais segurança e praticidade no cotidiano das empresas. Um exemplo dessa praticidade é o acesso à informações: caso a empresa precise dos dados de horários de entradas e saídas de um funcionário específico, é muito mais fácil consultá-los através de um sistema eletrônico do que buscá-los numa folha ponto ou cartão de ponto manual, certo? Isso torna o sistema de ponto eletrônico a solução ideal para o controle de frequência e armazenamento de informações.

Além disso, controlar a jornada de trabalho, as horas extras, faltas e realizar abonos dos colaboradores é muito mais fácil quando se utiliza um sistema de ponto eletrônico do que quando se usa uma forma de registro de ponto manual, que acaba gerando mais trabalho e riscos de erros. O sistema de ponto eletrônico realiza marcações automatizadas de entrada e saída dos colaboradores e torna o processo de fechamento da folha de pagamento muito mais ágil e preciso.

Aplicar essa tecnologia no seu negócio é uma boa estratégia para trazer mais praticidade para a gestão das rotinas do Departamento Pessoal e de Recursos Humanos.

E como implementar o sistema de ponto eletrônico na empresa?

Como mencionamos anteriormente, cada empresa tem suas particularidades e isso é determinante no momento de decidir qual é o melhor sistema de ponto eletrônico para a organização. O gestor ou responsável pela escolha dessa solução deve ter claro em sua mente qual é a tecnologia que será usada, levando em consideração alguns critérios internos, como a quantidade de funcionários da organização, o local de trabalho de cada colaborador, quais os fatores determinantes para a escolha de uma solução de controle de ponto, etc. 

Caso o fator determinante para a escolha seja o custo, o responsável deve buscar alternativas que tenham o melhor custo-benefício para a empresa, independente do modelo de registro (se biométrico ou cartão, por exemplo). Se o fator determinante for a segurança, por outro lado, o sistema biométrico ou online pode ser uma boa alternativa. Quando o fator determinante for a segurança e a possibilidade de permitir que os colaboradores registrem o ponto sem a necessidade de um relógio físico, certamente a melhor alternativa é o controle de ponto online.

Após a escolha do melhor sistema para o controle, os funcionários devem receber o acesso à plataforma selecionada e devem ser instruídos a respeito da marcação de ponto e gestão da jornada de trabalho.

Qual sistema de ponto eletrônico posso utilizar na minha empresa?

Se você está em busca de um sistema de ponto eletrônico para realizar o controle de frequência de seus colaboradores, o cálculo de bancos de horas e horas extras e o tratamento dos pontos dos funcionários, a mywork é a solução ideal! Você pode se cadastrar na mywork e testar a plataforma gratuitamente clicando aqui.