Sistema de Controle de Acesso: O que é?

Todo dono de empresa ou gestor de departamento pessoal sabe que uma das grandes preocupações do dia a dia é saber quando os funcionários estão chegando ou saindo da empresa. Ter essa informação disponível é importante não apenas para a operação do dia a dia da empresa, mas também pode ser utilizada para fazer o registro de ponto e, posteriormente, a folha de pagamento da empresa. Um sistema de controle de acesso é o jeito mais simples de ter essas informações disponíveis. Contudo, é muito comum haver confusão entre um sistema de controle de acesso um sistema de controle de ponto e um software de tratamento de ponto.

Um sistema de controle de acesso tem o objetivo de controlar efetivamente as entradas e saídas da empresa. Trata-se principalmente de uma medida de segurança quanto acessos não autorizados. Nos dias atuais é bastante importante

O controle de ponto, por outro lado, é utilizado para calcular as horas efetivamente trabalhadas dos funcionários e cumprir a legislação trabalhista. Tipicamente vem acompanhado de uma série de medidas de segurança para resolver problemas de fraude.

Já um software de tratamento de ponto é utilizado para fazer correções nos pontos registrados e, posteriormente, exportar essas informações para a folha de pagamento.

Como que cada um deles funciona detalhadamente? Podem os três tipos de sistemas funcionar de forma conjunta? É para isso que nós da mywork resolvemos escrever este artigo.

Como funciona um sistema de controle de acesso?

Um sistema de controle de acesso não serve para muita coisa isoladamente. Tipicamente ele funciona em conjunto com algum equipamento de controle de entrada e saída como catracas, portas ou cancelas. Se você já visitou algum prédio comercial, andou de metrô ou foi a uma academia sabe bem como um sistema de controle de acesso funciona. Basicamente um funcionário do estabelecimento fica responsável por cadastrar a pessoa que será habilitada a entrar e sair do estabelecimento. Neste cadastro é comum tirar uma foto da pessoa, adicionar algumas informações de registro como Nome, RG e até o motivo da visita.

Há diversas maneiras diferentes de se fazer a liberação do acesso após a confirmação dos dados. Em muitos estabelecimentos essa liberação é feita via um cartão magnético que deve ser passado ou inserido no equipamento. Este cartão contém muitas vezes um componente RFID que nada mais é que uma frequência eletromagnética emitida por um pequeno “chip” embutido no cartão. Parece complicado, mas esta tecnologia já é bastante antiga e está presente em muitos dispositivos.

Em outros locais é necessária uma senha. Nos mais modernos já é possível fazer este acesso via algum tipo de biometria, seja essa a digital do usuário, voz ou até mesmo a sua íris.

Portarias de prédios também tem evoluído para utilizar um sistema de controle de acesso próprio. As novidades com portarias virtuais têm deixado essas novidades cada vez mais presentes.

Uma vez implementado, o sistema de controle de acesso permite exportar relatórios de entrada e saída de pessoas para análise. Muitas empresas utilizam essas informações em conjunto com sistemas de câmera e vigilância de forma a aumentar a segurança. 

Como funciona um sistema de controle de ponto?

Um sistema de controle de ponto, tanto os métodos offline como o livro de ponto ou relógio de ponto biométrico quanto os mais modernos como o ponto pelo celular e o ponto via web servem para controlar as horas trabalhadas dos colaboradores da empresa. Diferentemente do sistema de controle de acesso, este controle é feito primeiramente para se respeitar as regras trabalhistas que exigem que empresas com mais de 10 funcionários façam este controle de jornada dos funcionários, sob pena de multas pesadas e processos trabalhistas.

Um sistema de controle de ponto tipicamente inclui funcionalidades diferentes de um sistema de controle de acesso. É comum que eles incluam relatórios personalizados prontos para serem enviados para a contabilidade. Nestes relatórios, tipicamente estão calculados as horas extras, banco de horas e até mesmo adicional noturno dos colaboradores

Os sistemas mais modernos que permitem a marcação do ponto online também incluem uma séria de medidas de segurança como a geolocalização do funcionário (permitindo que ele apenas bata o ponto no local pré-determinado), marcação de ponto offline (para locais sem acesso a internet) e até mesmo sistemas de alertas e lembretes para que ninguém esqueça de marcar o ponto.

Há uma série de regulações que os sistemas de controle de ponto devem seguir, diferentemente de um sistema de controle de acesso. Entre elas, é preciso garantir que o ponto jamais seja manipulado. Ou seja, um ponto batido não pode ser alterado. É também vedado que o sistema bata o ponto de forma automática pelo funcionário. Não se pode também bloquear o funcionário de bater um ponto em regime de hora extra, por exemplo.

E o que é um sistema de tratamento de ponto?

Um sistema de tratamento de ponto, por outro lado, pode ser algo completamente diferente das duas anteriores. Estes sistemas permitem que se extraia as marcações de ponto de um relógio físico ou sistemas online e se faça o tratamento dos pontos. Este tratamento consiste em efetuar correções e gerar um arquivo que pode ser exportado para sistemas de folha de pagamento.

É possível ter os três sistemas ao mesmo tempo?

Hoje não há ainda um sistema único que realize as três tarefas. Um sistema de controle de acesso envolve diversas integrações com dispositivos físicos e acaba sendo, na prática, bastante diferente dos sistemas de ponto. Há também um componente jurídico que deve ser muito bem estudado.

Contudo, há sistemas de ponto online que já tem soluções de tratamento de ponto integradas. Muitas dessas soluções já vem com um serviço de inteligência por trás que já aponta boa parte dos pontos que podem ser corrigidos. O sistema de ponto da mywork, por exemplo, já exporta relatórios que marcam os principais erros que podem ter sido cometidos na hora de marcar o ponto como: marcação de ponto duplicada e ponto esquecido.

Conclusão

É possível que algumas empresas precisem contratar três tipos de sistemas para fazer o controle de seus funcionários. Contudo, a boa notícia é que, pelo menos nos sistemas de controle de ponto, há soluções bastante baratas. A mywork permite que você teste o sistema completamente de graça. Basta acessar este link e criar uma conta. Se você tiver qualquer dúvida, você também pode preencher o formulário em nosso site que um de nossos representantes entrará em contato assim que possível.