Já conhece a praticidade da carteira de trabalho digital? Está por dentro das vantagens desse documento para o dia a dia de trabalho e de gestão de pessoas?
Nos últimos anos, temos presenciado uma modernização nos processos burocráticos que envolvem as relações de trabalho e a gestão de pessoas nas empresas.
Com a transformação digital no setor de RH é cada vez mais necessário que operações de rotina, como o controle de ponto e o registro da carteira de trabalho acompanhem as modernizações.
Uma das transformações resultantes desse processo de modernização é a introdução da Carteira de Trabalho Digital, que veio para simplificar e agilizar o acesso às informações trabalhistas dos profissionais brasileiros.
Então, como exatamente essa carteira de trabalho digital opera? Qual a distinção entre a versão digital e a tradicional? Como pode-se solicitar o documento? E quais são os benefícios tanto para a empresa quanto para o colaborador?
Neste post, a mywork vai esclarecer todas essas dúvidas sobre a carteira de trabalho digital, proporcionando ao seu departamento pessoal um maior entendimento sobre este documento.
Vamos lá?
O que é a carteira de trabalho digital?
Primeiramente, precisamos entender o que é a carteira de trabalho.
A Carteira de Trabalho e Previdência Social, também conhecida como CTPS, é um documento essencial para todos os trabalhadores que foram contratados formalmente para trabalhar em uma empresa, seja na indústria, no comércio, na agricultura, na pecuária e até mesmo com serviços domésticos.
Em outras palavras, a Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS) é essencial para formalizar qualquer trabalho realizado de acordo com as normas da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT).
Este registro armazena todos os dados profissionais dos colaboradores, sendo fundamental para assegurar os direitos trabalhistas estabelecidos pela legislação brasileira.
A versão física da carteira de trabalho, com um design semelhante ao de um passaporte, era comum no passado, mas atualmente está passando por um processo de transformação digital.
Com o advento da portaria 1.065, a CTPS física, que antes era obrigatória para a formalização das atividades do trabalhador, passou a poder ser substituída pela versão digital, que tem a mesma validade legal.
Essa substituição é permitida para todas as empresas que usam o eSocial e enviam as informações de seus funcionários para o sistema.
Dessa forma, a carteira de trabalho digital é a versão eletrônica que pode ser usada para identificar os colaboradores e vincular as atividades realizadas por eles à empresa que os contratou via CLT.
Quais são as desvantagens da carteira de trabalho física?
Assim como ocorre com certos documentos físicos, a versão impressa da carteira de trabalho também apresenta algumas desvantagens quando comparada ao modelo digital.
Inicialmente, existe a possibilidade de os trabalhadores perderem a versão física da carteira de trabalho, o que pode acarretar em uma situação delicada para o colaborador.
Neste cenário, o colaborador não só corre o risco de perder todos os registros importantes, mas também terá que solicitar uma nova via da documentação, o que pode impactar diretamente em sua rotina diária.
Além do perigo de perder o documento, muitas vezes os trabalhadores se veem sem espaço para registrar novas experiências de trabalho na versão física da carteira de trabalho.
É comum que profissionais que mudam de emprego precisem solicitar uma nova via do documento para registrar o seu novo vínculo empregatício.
A versão digital da carteira de trabalho resolve esse dilema, mantendo de forma organizada o registro das atividades profissionais do colaborador, eliminando a necessidade de substituir o documento em situações de perda ou quando todas as páginas estão preenchidas.
Quais são as vantagens da Carteira de Trabalho Digital?
Como você certamente já entendeu, a carteira de trabalho digital foi desenvolvida com o intuito de substituir a versão física do documento, proporcionando uma modernização no acesso às informações de trabalho dos trabalhadores brasileiros.
Os objetivos primordiais da carteira de trabalho digital permanecem inalterados em relação à versão física: regular o trabalho dos brasileiros, garantir os direitos legais estabelecidos na CLT e reunir informações sobre a jornada de trabalho, cargo ocupado, entre outros aspectos.
E as vantagens da versão digital da carteira de trabalho são muitas!
Como mencionado anteriormente, agora o trabalhador não precisará mais se preocupar em solicitar uma nova via da carteira de trabalho caso o espaço para registrar seus vínculos empregatícios acabe. Além disso, será muito mais simples e prático organizar e acessar as informações de trabalho dos profissionais brasileiros, uma vez que tudo estará disponível no site ou no aplicativo da CTPS digital.
Dessa forma, os colaboradores que possuem um computador com conexão à internet ou um smartphone poderão acessar sua carteira de trabalho digital a qualquer momento.
Os trabalhadores também terão a opção de sempre fazer o download da versão mais recente do documento, o que é especialmente útil em situações em que não há disponibilidade de acesso à internet.
Adicionalmente, não será mais preciso memorizar ou verificar o número da carteira de trabalho para os procedimentos de registro de atividades, uma vez que é possível acessar o documento digital apenas informando o número do CPF.
A importância das soluções digitais
A incorporação de tecnologias para aprimorar os procedimentos que impactam a jornada dos colaboradores nas empresas está se tornando cada vez mais frequente no Brasil. Assim como a carteira de trabalho está passando por uma atualização digital, diversas soluções estão surgindo para otimizar as rotinas internas das empresas.
Um exemplo deste cenário são as soluções de controle de ponto online, como é o caso da mywork.
Com o ponto online da mywork, as lideranças de empresas e gestores de departamento pessoal podem acessar todas as rotinas que envolvem a jornada de trabalho dos funcionários, como pontos marcados na entrada e saída do trabalho, intervalos intrajornada, horas extras, adicionais, abonos, etc.
Além disso, a ferramenta faz o processamento e gera todos os relatórios fiscais necessários para assegurar que a empresa está acompanhando as horas trabalhadas de cada funcionário segundo os princípios da lei trabalhista, como é o caso do AFD, AFDT e ACJEF.
A modernização dos procedimentos de trabalho proporciona uma maior rapidez e eficácia para o departamento pessoal e para a gestão de recursos humanos como um todo.
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Todos os trabalhadores têm direito à carteira de trabalho digital?
Com certeza! Todos os trabalhadores têm direito à carteira de trabalho digital, inclusive os estrangeiros que possuem CPF. Com a transição para o formato eletrônico, sempre que for necessário emitir o documento, a recomendação é que o processo seja realizado de forma digital.
E qual é a finalidade da carteira de trabalho impressa?
Ainda é válido ressaltar que a carteira de trabalho em formato físico continua sendo aceita e possui a mesma validade legal que a versão digital do documento.
Mesmo com a disponibilidade da versão digital, há ocasiões em que a carteira física ainda é solicitada para os trabalhadores que a possuem, por isso, é aconselhável não se desfazer da versão impressa da CTPS, conforme as diretrizes do governo.
Para aquelas empresas que ainda não adotaram o eSocial em suas operações diárias, é importante continuar registrando seus funcionários na versão física da carteira de trabalho. Isso porque a carteira de trabalho digital consolida todas as informações enviadas pelas organizações ao eSocial.
Por isso, é importante que os trabalhadores que já possuem a versão física da carteira de trabalho ou ainda não tenham seus dados no eSocial mantenham o documento impresso, pois ele continua sendo válido e importante para garantir seus direitos.
Como é possível solicitar a carteira de trabalho digital?
A plataforma da carteira de trabalho digital opera integrando os dados governamentais com as informações fornecidas pelas empresas ao eSocial. Essas informações são, por exemplo, períodos de férias, pagamento de 13° salário, etc.
A carteira de trabalho digital pode ser acessada nos sistemas iOS e Android e também está disponível pela internet.
Para obter a carteira de trabalho digital, o trabalhador deve começar fazendo um cadastro no portal gov.br. Vamos te guiar através desse processo passo a passo.
- Acesse o site: acesso.gov.br;
- Selecione a opção “Criar sua conta”;
- Preencha todos os campos com as informações solicitadas;
- Escolha a melhor forma de ativação da sua conta (SMS ou e-mail);
- Verifique seu SMS ou acesse seu e-mail para criar sua senha e ativar sua conta no portal.
Após concluir o cadastro, você já terá acesso à sua carteira de trabalho digital. Se preferir acessar o documento pelo aplicativo, siga esses passos:
- Baixe o aplicativo oficial disponível na App Store;
- Clique em “Entrar” e digite seu CPF;
- Insira a senha criada no momento do cadastro;
- Confirme as informações solicitadas.
Após a validação dos dados, você terá acesso às informações sobre seus vínculos de trabalho. A carteira de trabalho digital será totalmente acessível após a confirmação de detalhes adicionais, como o ano do último contrato de trabalho e o nome do empregador anterior.
O que muda para os empregadores?
Conforme já citado, ao adotar o eSocial, os profissionais de Recursos Humanos não precisam mais realizar anotações na versão física da carteira de trabalho, uma vez que todas as informações são automaticamente atualizadas na versão digital do documento.
Isso reduz consideravelmente o tempo dedicado ao registro de informações na carteira de trabalho física e isso, por sua vez, diminui a burocracia na admissão, registro de férias e desligamentos de funcionários.