Toda empresa que preza pelo seu crescimento e por uma boa gestão, entende que o departamento pessoal é uma área de muita importância. Uma vez que ele trata de todas as questões, assuntos e processos que envolvem funcionários, seu valor se torna inegável.
Mas saber como coordenar a rotina do departamento pessoal é uma tarefa trabalhosa e desafiadora, dado a quantidade de assuntos envolvidos. Pagamento de horas extras, admissão de funcionários, cálculo de férias, folha de pagamento, adicionais noturnos, enfim, são inúmeras as responsabilidades que devem ser seguidas pelo gestor.
Por isso, escrevemos esse artigo explicando toda a rotina do departamento pessoal e como as transformações digitais de hoje em dia podem ser poderosas, estratégicas e facilitadoras dessa rotina e de todos processos. Venha ler mais!
Nos dias de hoje, tanto as PMEs quanto as grandes empresas, sabem o valor de ter um bom departamento pessoal. Isso porque a rotina do departamento pessoal se baseia em saber gerenciar correta e organizadamente a situação de cada funcionário da empresa.
O departamento pessoal é o setor da empresa, dentro da área de recursos humanos, responsável pela gestão de colaboradores e pelo cumprimento da legislação trabalhista e previdenciária. E com todas as mudanças culturais e organizacionais que vêm acontecendo nas empresas, é cada vez mais importante entender o valor de um departamento pessoal eficiente.
É importante ressaltar também que o Departamento Pessoal, atualmente, tem a finalidade de administrar não somente cálculos trabalhistas, mas o relacionamento, a qualificação, esclarecimentos de dúvidas e a intermediação entre colaboradores e a organização.
Afinal, de que adianta sua empresa ter todos os recursos materiais se não tem uma rotina do departamento pessoal organizada e conforme as leis? Um negócio sem funcionários motivados e felizes, não apresenta produtividade.
Foi junto com o surgimento da estrutura empresarial, mas ainda sem as condições estabelecidas pela CLT, que os supervisores da gestão já tinham um caderninho para organizar os pagamentos de cada funcionário.
Mas foi somente com a aprovação da Lei 5.452/43, lei da CLT, que o Departamento Pessoal começou a tomar forma e se tornar mais especializado. E sabe por que? As empresas começaram a entender a urgência em organizar a gestão e consequentemente evitar processos trabalhistas.
O departamento Pessoal é muito confundido com Recursos Humanos, mas ambos apresentam muitas diferenças! O Departamento Pessoal é mais responsável pela parte burocrática, aquela relativa à legislação Trabalhista e Previdenciária, como mencionamos acima. Ele é o setor responsável por elaborar a folha de pagamento, fazer o registro das carteiras dos funcionários, calcular as guias do INSS e FGTS para pagamento, etc.
Já a área de Recursos Humanos de uma empresa, tem por finalidade selecionar, gerir e nortear os colaboradores na direção dos objetivos e metas da empresa. O objetivo básico que persegue a função de Recursos Humanos (RH) é alinhar as políticas de RH com a estratégia da organização. O setor do RH também se responsabiliza pela seleção e recrutamento de candidatos.
Se você quiser entender mais detalhes sobre as diferenças entre a rotina do departamento pessoal e recursos humanos, leia esse artigo que escrevemos no nosso site. Lá desenvolvemos todos os detalhes e frequentes dúvidas sobre o tema!
A rotina do departamento pessoal tem início na contratação do funcionário, segue com a compensação e quando chega ao fim, há o desligamento do colaborador.
| Admissão | É o setor encarregado de cuidar de todo processo de contratação e integração do novo funcionário. E o essencial é que todos as normas jurídicas e administrativas sejam seguidas. |
| Compensação | É o setor que trata de todas as questões relacionadas ao cumprimento das obrigações do funcionário durante o tempo que permanecer na empresa. Além de todos os benefícios e direitos que o colaborador deve ser acesso: controle de frequência, pagamentos, cálculos de tributos, folha de pagamento, etc. |
| Desligamento | Neste setor o departamento pessoal cuida da finalização do contrato de trabalho e tudo que isso envolve. |
Da mesma maneira que mencionamos nos itens acima, há uma divisão para cada tarefa da rotina do departamento pessoal. E isso é necessário para que tudo seja extremamente organizado e sua empresa não precise arcar com processos trabalhistas ou outras complicações.
Abaixo você vai ver todos os detalhes da rotina do departamento pessoal, dê uma olhadinha:
No momento em que é aprovado para trabalhar na empresa, o funcionário assina um contrato individual de trabalho. Nesses casos, é o Departamento Pessoal o responsável por elaborar os diferentes tipos de contrato de trabalho, tais como:
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Empregado |
Diz respeito ao contrato de trabalho do tipo CLT, caracterizado pela pessoa física que presta serviços à pessoa jurídica, de forma pré-definida e com o pagamento mensal de um salário pré-definido. |
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Autônomo |
Refere-se a pessoas físicas que exercem atividades profissionais sem vínculo empregatício, como por exemplo, um consultor. |
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Temporário |
Conforme a lei 6.017/74, o trabalho temporário se refere à contratação de um funcionário terceirizado, por período pré-determinado e sem vínculo empregatício. |
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Estagiário |
Conforme a lei 11.788/08, o contrato de estágio visa complementar a formação acadêmica por meio de atividade laboral supervisionada. |
| Pessoa jurídica |
Diz respeito à uma entidade formada por indivíduos e reconhecida pelo Estado. |
Como são documentações específicas e cheias de particularidades, quem cuida da rotina do Departamento Pessoal tem a função de simplificar todos os processos, criando um processo de contratação mais organizado, correto, fluído e rápido.
Além de elaborar e simplificar a gestão desses documentos, o funcionário que cuida da rotina do departamento pessoal é responsável por arquivar e organizar todas as informações, já que esses documentos devem ser facilmente acessíveis em caso de necessidade.
A rotina do Departamento Pessoal não abrange somente a função de garantir os benefícios e a documentação correta do trabalhador. Durante toda a trajetória do funcionário contratado, o setor também vai estar envolvido tanto no controle quanto no registro das atividades relacionadas à sua frequência de trabalho, como por exemplo:
E todos esses cálculos e pagamentos, no final do mês, são essenciais para a elaboração da folha de pagamento. Além dos limites de carga horária de trabalho, a legislação determina que deve existir um padrão de horário para orientar o período de entrada e saída do funcionário na empresa. E é em função desse mecanismo, que são calculadas as horas extras ou estabelecidas as escalas de banco de horas.
E tendo em vista o quão essencial é todo esse controle do dia a dia do funcionário, nós da mywork desenvolvemos um sistema de controle de ponto online para otimizar e facilitar toda a rotina do departamento pessoal a sua empresa.
Com o nosso sistema, você pode escolher se os colaboradores da empresa vão acessar o sistema e bater o ponto por qualquer dispositivo que se conecte à internet, ou se eles terão um aplicativo de controle de ponto baixado direto no celular.
Independentemente do que você escolher, o nosso objetivo é fazer com que sua empresa melhore e caminhe junto com toda essa transformação digital que está acontecendo. Nós modernizamos todo esse processo e te proporcionamos um sistema de controle de ponto eficiente, distante dos antigos e falhos sistemas.
Venha dar uma olhada aqui no sistema de controle de ponto que vai facilitar a sua vida! Com a mywork é tão simples, que até os funcionários afastados pelo auxílio-doença vão ter suas faltas facilmente abonadas.
Também são parte da rotina do departamento pessoal administrar informações relacionadas ao cumprimento da função do colaborador e suas necessidades pessoais. Como por exemplo licenças, atestados, afastamentos e acidentes que trabalho também são administrados pelo Departamento Pessoal.
O departamento pessoal recebe os arquivos de cada funcionário e deve integrá-los com à folha de pagamento e administrá-los junto com órgãos públicos. As licenças mais comuns pedidas pelos trabalhadores são:
Além disso, a rotina do departamento pessoal também deve dar atenção ao processo de dar férias aos colaboradores, porque caso isso não seja feito corretamente, há chances de tanto a empresa quanto os próprios funcionários serem prejudicados.
Com isso, outra função do setor de departamento pessoal é acompanhar as férias dos funcionários, documentando os registros necessários e tendo o controle de quando cada colaborador deve tirar férias, além de garantir que os períodos estipulados estão sendo corretamente cumpridos.
Também é parte da rotina do Departamento Pessoal fazer a folha de pagamento de cada funcionário. E para isso, é necessário que seja feita a apuração de salários, benefícios, descontos, adicionais, gratificações e recolhimentos de encargos sociais e trabalhistas (IR, INSS, FGTS), para que ao final do mês, todos os valores relativos aos direitos e deveres do colaborador sejam processados corretamente.
Atualmente, a rotina do departamento pessoal precisa contar com a tecnologia como uma aliada, tanto para facilitar processos como também minimizar a zero a taxa de retrabalhos e falhas humanas.
No entanto, o grande problema está no fato de que nem todas as empresas se veem preparadas para acompanhar essa transformação tecnológica e acabam ficando para trás. À medida que a otimização da rotina do departamento pessoal dá mais segurança e agilidade a uma organização, as que não incorporam esses processos, tendem a se enrolar e não desenvolvê-los com tanta eficiência.
E por isso, nós da mywork entendemos que é papel das empresas provedoras desse tipo de serviço, facilitar a introdução das rotinas automatizadas do departamento pessoal. Uma vez que esses serviços são oferecidos com um suporte adequado, as barreiras de aceitação são cada vez menores, e mais empresas são beneficiadas.
Atualmente, um departamento pessoal precisa contar com a tecnologia como aliada para ter mais eficiência. Fazer o pagamento de horas extras, cálculos rescisórios, folha de pagamento e controle de horas dos funcionários manualmente, são práticas do passado.
Além do risco de falhas humanas, erros graves e um alto índice de retrabalho, a equipe responsável fica atolada com tarefas burocráticas e não tem tempo de se ocupar com ações mais estratégicas.
Com a transformação digital, nós desenvolvemos um sistema de controle de ponto online capaz de automatizar os processos e cuidar da rotina do departamento pessoal de uma forma ágil, prática, eficaz e segura. Além de também assegurar um clima organizacional saudável.
Portanto, investir em boas práticas e na organização de processos do departamento pessoal é fundamental para o sucesso de seu empreendimento e para que ele tenha uma boa imagem e destaque em um mercado atual tão competitivo.