Relatórios Fiscais AFD e ACJEF

Você sabe como funcionam os relatórios fiscais AFD, AFDT e ACJEF?

Se você trabalha com gestão de Departamento Pessoal ou no departamento de Recursos Humanos de uma empresa, com certeza já deve ter ouvido falar de tais documentos fiscais.

É de extrema importância que os responsáveis pelo departamento de Recursos Humanos, em especial, aqueles que cuidam da gestão de jornada e controle de ponto dos colaboradores saibam como funcionam os relatórios fiscais que organizam o dia a dia dos colaboradores.

Há uma série de documentos que devem ser processados para que o acompanhamento e comprovação das rotinas dos funcionários na empresa sejam feitos da maneira correta.

Entre estes relatórios, destacam-se o AFD, o AFDT e o ACJEF, que são fundamentais para que a gestão seja feita de maneira prática e segura, além de garantirem que todo o controle de jornada esteja funcionando de acordo com a lei.

Por essas razões, é fundamental que os gestores do Departamento Pessoal conheçam e tenham profundo entendimento a respeito dos relatórios fiscais que regulamentam a jornada de trabalho dos funcionários.

Pensando em facilitar o entendimento de tais documentos, a mywork reuniu neste artigo as principais informações a respeito dos relatórios fiscais essenciais para a gestão de colaboradores. 

Quer entender mais? Então continue com a leitura!

O que é e para que serve o AFD?

Todo REP (Registrador de Ponto Eletrônico) que é utilizado pelas empresas para realizar o controle de ponto dos colaboradores gera uma série de dados fiscais que organizam todos os pontos batidos e as jornadas de trabalho de cada empregado.

Um desses dados fiscais gerados é o AFD, cuja sigla significa Arquivo Fonte de Dados.

O AFD é um relatório exigido pela fiscalização do trabalho que mostra, no geral, todos os pontos batidos pelos colaboradores durante um determinado período de tempo. As informações que aparecem no relatório AFD são gravadas ao mesmo tempo em que o funcionário bate o ponto.

No entanto, o relatório AFD não pode ser modificado direta ou indiretamente! Isso significa que não é possível apagar ou alterar informações que estão presentes nestes relatórios fiscais, ou seja, todos os dados presentes no documento são dados “brutos” a respeito dos pontos marcados pelos colaboradores.

Os fiscais do trabalho que avaliam este documento o utilizam para verificar como estão as jornadas de trabalho dos funcionários da empresa. 

Quais informações constam no relatório AFD?

No relatório AFD são reunidas as seguintes informações sobre a jornada do colaborador:

• Horários de marcação de ponto;
• Número do PIS do colaborador;
• Data em que o ponto foi marcado;
• Número Sequencial de Registro (NSR);

Cada AFD combina todos os dados mencionados acima, gerando uma sequência numérica específica de 34 caracteres, que consolida todas essas informações em uma única informação.

Você pode entender melhor como essa sequência funciona com o exemplo a seguir.

Vamos supor que o relatório AFD gerou o seguinte dado:

0000000013240420201640123456789101

Esse código é lido da seguinte forma:

• Do dígito 01 ao 09: Número Sequencial de Registro (NSR), que, no caso, corresponde à sequência 000000001;
• Dígito 10: Tipo de registro, que, no caso, corresponde ao número 3;
• Do dígito 11 ao 18: corresponde ao dia, mês e ano em que o ponto foi marcado. No caso, 24/04/2020;
• Do dígito 19 ao 22: corresponde à hora e ao minuto da marcação do ponto. No caso, 16:40;
• Do dígito 23 ao 34: corresponde ao número do PIS do colaborador. No caso, o PIS fantasia é a sequência final 123456789101

Vale ressaltar que as informações que constam no relatório AFD a respeito dos pontos marcados pelos funcionários não são classificadas. Isso significa que não há distinção entre os horários de entrada, ida e volta de intervalos e saída dos colaboradores, nem as regras que organizam a jornada de trabalho de cada um

O que é e para que serve o relatório AFDT?

Diferente do relatório AFD, os relatórios fiscais AFDT, cuja sigla significa Arquivo Fonte de Dados Tratados, são aqueles nos quais constam as informações tratadas da marcação do ponto dos colaboradores.

Em outras palavras, o AFDT é a versão do arquivo AFD na qual as informações sobre o registro de ponto dos colaboradores já foram corrigidas, com as regras de jornada já aplicadas e os horários de entrada, ida e volta de intervalos intrajornada e saída também ajustados.

O que é e para que serve o relatório ACJEF?

Da mesma forma que acontece com os demais relatórios explicados anteriormente, o Arquivo de Controle de Jornada para Efeitos Fiscais, ou apenas ACJEF, é um dos relatórios fiscais que podem ser exigidos pela fiscalização do trabalho para as empresas.

É no ACJEF que são reunidas todas as informações a respeito da jornada de trabalho dos funcionários da organização. O ACJEF, no entanto, deve ser gerado apenas em casos de fiscalização. Quando isso acontece, o auditor fiscal costuma coletar este relatório diretamente do Registrador de Eletrônico de Ponto, com uso de um pendrive. 

O arquivo é gerado em formato .txt para a análise.

Por que os relatórios fiscais são tão importantes?

Embora parte do processo que envolve a administração dos relatórios fiscais AFD, ADFT e ACJEF possa parecer muito burocrática, tais documentos são muito importantes para garantir que a empresa está realizando a gestão de jornadas de trabalho de seus colaboradores de maneira correta e dentro da lei. 

As normas do Ministério do Trabalho e Emprego exigem que esses relatórios fiscais sejam emitidos em processos de fiscalização e auditoria para proteger tanto os interesses das empresas quanto de seus colaboradores, pois tais dados são uma forma de evitar problemas trabalhistas relacionados com fraudes e alterações de dados cruciais para a gestão de rotinas internas.

A maneira mais fácil, prática e segura de garantir que os relatórios fiscais de sua empresa estejam sendo organizados e emitidos da maneira correta é investindo em soluções que emitam tais documentos de forma automática, sem que grandes intervenções sejam necessárias.

Como a mywork pode te ajudar na gestão de seus relatórios fiscais?

A gestão de relatórios fiscais é um dos muitos processos que devem ser feitos numa empresa para garantir que as atividades estão sendo realizadas de acordo com a lei.

Além de ter uma equipe que entenda com clareza a importância e o funcionamento dos relatórios fiscais apresentados em seu Departamento Pessoal, é essencial que as empresas tenham as melhores ferramentas para gerir os dados e documentos necessários para a fiscalização do trabalho.

Para assegurar que os relatórios AFD, AFDT e ACJEF estão sendo organizados e gerados de forma segura, você pode contar com a solução de tratamento e controle de ponto online da mywork.

As ferramentas da mywork permitem que seus colaboradores façam o registro de ponto de forma online, garantindo que todas as informações a respeito de suas jornadas de trabalho fiquem armazenadas de forma segura e organizada.

A solução ainda permite que os gestores das empresas emitam os relatórios fiscais AFD, AFDT e ACJEF de forma automática, graças à capacidade de coleta e gestão de dados da plataforma. Assim, todas as informações a respeito das rotinas dos funcionários podem ser processadas e acessadas de forma simples e segura pelos responsáveis pela gestão de tais dados.

Se você está buscando um sistema eficiente para realizar a gestão não apenas dos relatórios fiscais da sua empresa, mas também de todo o processo de registro de ponto de seus colaboradores, você pode contar com a mywork. 

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