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No ato da admissão de um colaborador, é necessário que seja seguido um passo a passo essencial para o correto registro de funcionários na base de uma empresa. Essa rotina tem o objetivo de atender as normas legais existentes, bem como as normas internas da empresa, além de também, propiciar ao novo funcionário segurança ao ingressar na empresa.
Para que o registro de funcionários seja feito corretamente e a admissão do empregado formalizada, o empregador deverá solicitar ao trabalhador a apresentação de alguns documentos que terão como finalidade, além da sua identificação, seguir todas as leis, normas e obrigações trabalhistas, não só em relação ao próprio trabalhador, mas também nas relações da empresa com as fiscalizações. Afinal, você sabe o risco de possíveis processos trabalhistas, né?
Então é muito importante que, desde o primeiro dia de trabalho, seja feito o correto registro de cada um dos funcionários na empresa, para que toda situação legal entre gestor e colaborador esteja em ordem. Mas para que esse registro de funcionários seja feito conforme ditam as leis, desenvolvemos esse artigo explicando todo o passo a passo do registro de funcionários. Leia mais!
A ficha do registro de funcionários, através de sistemas eletrônicos, livros ou até mesmo fichas, é uma obrigatoriedade da CLT prevista no artigo 41.
Art. 41 – Em todas as atividades será obrigatório para o empregador o registro dos respectivos trabalhadores, podendo ser adotados livros, fichas ou sistema eletrônico, conforme instruções a serem expedidas pelo Ministério do Trabalho.
A autenticidade das informações e documentos repassados pelo empregado é 100% responsabilidade do empregador ou representante legal. E é também obrigação da empresa adotar um sistema único, organizado e centralizado, para que não haja possíveis confusões.
E para que isso aconteça é necessário que os colaboradores possuam um cartão de identificação, o qual deve conter o nome completo do profissional, horário de trabalho, cargo/função e número de inscrição no PIS/PASEP.
Nos itens abaixo você vai entender a lista de dados completa exigida para o registro de funcionários, conforme previsto no art. 1º da Portaria 3.626/91.
É a partir da determinação de qual será o contrato de trabalho, que o gestor poderá iniciar o processo. As duas modalidades que podem ser escolhidas, são:
O empregado permanece na empresa por, no máximo, 90 dias, sendo possível haver uma prorrogação dentro desse período. Ele recebe normalmente seu salário, mas não há uma garantia de que o serviço será mantido após esse intervalo de tempo.
No caso de ser liberado, o empregado tem direito a 1/4 do 13º salário e o valor proporcional das férias. Por outro lado, o empregador está desobrigado do pagamento de aviso prévio e da multa de 40% de FGTS por conta da rescisão.
Neste modelo, o contrato de experiência é transformado no de trabalho quando o empregador se sente satisfeito com os serviços prestados pelo empregado durante 30 a 90 dias iniciais. E a modificação é feita automaticamente.
Para que os campos exigidos no registro de funcionários possam ser preenchidos, os seguintes documentos são exigidos para a elaboração do contrato de trabalho:
Devem estar presentes as informações de identificação tanto do gestor quanto do colaborador contratado, além dos benefícios que serão recebidos pelo novo funcionário, que varia de acordo com seu cargo e sindicato ao qual faz parte. Sempre observando a convenção coletiva da categoria, que determina diversos pontos importantes, como piso salarial, carga horária e demais quesitos.
E se o funcionário estiver de acordo com o contrato de trabalho e as especificações ali descritas, ele deve, obrigatoriamente, assiná-lo junto ao empregador. A impressão deve ser feita em duas vias, uma para o contratante e outro para o contratado.
As informações que devem estar especificadas no contrato de trabalho, para o correto registro de funcionários, são:
Qualquer alteração que haja em relação às informações presentes no registro de funcionários deve, obrigatoriamente, ser modificadas no contrato de trabalho. Algumas delas são:
No registro de ponto de funcionários, não são só os futuros empregados que têm obrigações. Os empregadores também possuem certas responsabilidades.
Além das alterações nos dados que citamos nos itens acima, existem também as mudanças relacionadas a rotina de trabalho do funcionário. É possível que o período de férias do colaborador mude, um adicional noturno seja acrescentado, algum tipo de acidente de trabalho ocorra, enfim, diversas situações que exigem uma alteração no registro.
Atualmente, um departamento pessoal precisa contar com a tecnologia como aliada para ter mais eficiência. Fazer o registro de funcionários, pagamento de horas extras, cálculos rescisórios, folha de pagamento e controle de horas dos funcionários manualmente, são práticas do passado.
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