Saber o custo de um funcionário é imprescindível para empresas que querem contratar. Quais encargos devem ser pagos? Leia mais neste artigo da mywork!
Uma empresa que está crescendo inevitavelmente vai ter que contratar um funcionário. Seja um pequeno restaurante, uma loja ou um e-commerce, todos eles dificilmente podem ser tocados por apenas uma pessoa. Apesar de ser um ótimo sinal do crescimento da empresa, o custo de um funcionário, principalmente um contrato no regime CLT, costuma assustar o dono do negócio. Pagamento de salário, 13º, encargos, benefícios e outros custos podem ser difíceis de se estimar e, muitas vezes, até uma surpresa negativa que o contador pode trazer para o empresário. Nós da mywork, acreditamos que planejar bem essa tarefa é extremamente importante. Para ajudar os leitores com isso, resolvemos escrever este artigo para responder algumas perguntas comuns na hora de contratar um funcionário: Quanto custa um funcionário? Como contratar um funcionário?
Todo mundo já sabe que o custo de um funcionário para a empresa é muito maior que apenas o seu salário. O que nem todos sabem é quais são todos os outros componentes desse custo e quanto eles representam do total do custo. Vamos falar de todos eles:
Naturalmente, o salário é maior componente do seu custo do funcionário. Tipicamente ele é cerca de 50% a 70% do custo total do funcionário, dependendo do tamanho do salário. Quanto menor o salário, mais os benefícios e encargos pesarão no total. Por outro lado, quanto maior o salário, maior a porcentagem que ele terá no custo total. Isso é apenas uma regrinha de bolso, uma vez que pode haver casos específicos em que essa regra não vale.
Importante lembrar que o funcionário não recebe o valor total do seu salário. Parte disso é retido na forma de imposto de renda. A tabela de retenção de imposto de 2018 (que é a mesma desde 2015) é:
Outra dedução do salário que deve ser retida pelo empregador é o INSS (Instituto Nacional do Seguro Social). Trata-se da contribuição previdenciária. Tabela de 2019 é a seguinte:
A obrigação de gerar a guia de pagamento e efetivamente pagar esse valor deduzido é do empregador. Um contador pode ajudar nesta tarefa um pouco burocrática.
Todas as empresas optantes pelo regime de lucro presumido ou lucro real devem pagar uma taxa extra ao INSS no valor de 20% do salário do funcionário. É um valor bastante alto que costuma onerar bastante as empresas.
Empresas optantes pelo Simples, maioria dos casos em pequenos negócios, não precisam pagar essa taxa. Uma mão na roda!
O FGTS é uma contribuição obrigatória por parte do empregador em uma conta que fica à disposição do funcionário no momento em que ele for desligado da empresa ou em outras razões específicas (doenças graves, compra de imóveis etc.).
O custo do FGTS do funcionário é de 8% do seu salário. Ou seja, um funcionário que possui um salário de R$3.000 receberá R$240 todos os meses nesta conta dedicada.
O custo de um funcionário no que tange ao FGTS não se limita apenas a 8% do seu salário. No caso de demissão sem justa causa, empresa deve pagar 50% do valor acumulado no período da contratação. Efetivamente, isso faz com que a empresa tenha um custo de 12% (8% do salário + 50% dos 8% = 12%) de FGTS com a grande maioria dos funcionários
Há discussões no governo para gradualmente diminuir essa multa de 50%. Contudo, pelo menos até o momento em que escrevemos este artigo, o custo de um funcionário em relação ao FGTS permanece igual.
O pagamento do 13º salário é um benefício antigo, instituído pelo então presidente João Goulart em 1962. O custo de um funcionário no que tange ao 13º salário é bastante simples: 1 salário a mais. Contudo, o pagamento do 13º salário segue algumas regras específicas: Ele deve ser pago em 2 parcelas, sendo que a primeiro, a título de adiantamento, deve ser paga até novembro. A segunda deve ser paga em dezembro.
O funcionário pode requerer o adiantamento para ser pago juntamente com as suas férias se seguir algumas regras previstas pela legislação.
Escrevemos em um artigo recente do nosso blog como calcular o valor de férias. Neste artigo descrevemos em detalhes como funciona todo o processo de pagar férias, incluindo o terço de férias. Resumidamente, ao custo de um funcionário deve ser somado o terço de férias, que nada mais é que 1/3 de salário pago no momento em que este for utilizar seus dias de descanso.
No caso de um funcionário que receba R$3.000 ao mês, este receberá R$1.000 extras por ano no momento em que for utilizar seu período de férias. Por isso que muita gente diz que um funcionário recebe 13,33 salários por ano (os 12 normais + 13º salário + terço de férias).
Importante lembrar que, tanto no caso do 13º salário, quanto no terço de férias há deduções de impostos que devem ser feitos pelo empregador, do mesmo jeito que ele faz para o salário pago.
Um funcionário que trabalha além de sua jornada tem o direito de receber o pagamento de horas extras. Esse valor pode ser bastante alto caso a empresa esteja exigindo que o funcionário faça muitas horas extras no período.
Um jeito de economizar com isso é implantar um sistema de banco de horas. Para fazer esse controle, um sistema de controle de ponto online pode ajudar bastante. Fazer esse controle de forma organizada pode evitar os processos trabalhistas mais comuns.
O adicional noturno também é outro benefício pago diretamente aos funcionários que trabalharam no período noturno, tipicamente das 22:00 às 05:00.
O Vale Transporte e Vale Refeição são parte importante do custo de um funcionário. Ambos são obrigatórios por lei mas podem ser pagos de modos diferentes:
O Vale transporte deve ser pago pela empresa ao funcionário como forma a custear sua ida e volta ao trabalho. O funcionário, no entanto, deve contribuir com 6% do seu salário para custeio deste benefício. Isso faz com que, em alguns casos, solicitar o VT não seja bom para o funcionário.
No caso de este funcionário gastar R$300 por mês para ir e voltar do trabalho mas seu salário for de R$6.000 ao mês, a parcela de 6% que seria deduzida do seu salário seria de R$360. Ou seja, é preferível que ele pague por fora o seus custos.
A empresa pode também optar por fornecer o método de transporte para o colaborador caso prefira.
A empresa também é obrigada a custear a alimentação dos seus funcionários. Muitas empresas optam por fornecer um vale refeição que só pode ser utilizado para este fim. Costuma haver valores mínimos por dia de acordo com o sindicato da categoria.
Uma outra maneira de cumprir essa regra é efetivamente conceder a própria refeição do funcionário. Quando há uma grande volume de pessoas, algumas empresas optam por ter um refeitório próprio pois o custo de um funcionário no que tange a alimentação costuma ficar mais barato.
Algumas empresas optam por dar benefícios adicionais aos seus funcionários. Em alguns casos, estes benefícios podem não ser opcionais por terem sido negociados via convenção coletiva com o sindicato. De qualquer forma, eles podem ter um custo elevado.
Os mais tradicionais são o plano de saúde corporativo e o seguro de vida. Há outros no entanto:
Esses benefícios, naturalmente, tem um custo elevado e devem ser analisados ao se contratar um funcionário. Contudo, muitas empresas os veem mais como um investimento na permanência daquele colaborador do que um custo propriamente dito.
Ao custo de um funcionário deve ser somado a SAT, seguro acidente de trabalho (SAT). Esta é mais uma cobrança que não vale para as empresas optantes pelo Simples. Ela é obrigatória apenas para empresas do Lucro Real e Lucro Presumido.
Ela tem uma alíquota que varia de 1% a 3% do salário do trabalhador dependendo do ramo de serviço.
O salário educação é um encargo que incide também apenas sobre a folha de pagamento de empresas optantes pelo Lucro Presumido e Lucro Real. Empresas do Simples não precisam pagá-lo.
Trata-se de uma alíquota de 2,5% sobre a folha de pagamento que tem o objetivo de custear o ensino fundamental público.
Ao custo de um funcionário contratado deve ser incluído a contribuição a algumas entidades governamentais. Sua alíquota varia de 3,3% a 5,8% do custo da folha. 
É muito importante entender exatamente quanto um custo funcionário para que não haja nenhuma surpresa. Empresas do Simples tendem a pagar muito menos encargos, mas mesmo acesse o custo de um funcionário pode ser elevado. O salário de um funcionário é, às vezes, apenas metade dos custos totais.
Para aqueles custos que envolvem fazer um controle mais detalhado das horas trabalhadas dos funcionários, nós da mywork oferecemos um sistema de controle de ponto online que pode ajudar a minimizar custos. Você pode criar uma conta grátis aqui e convidar seus funcionários para bater o ponto imediatamente.
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