Quais são os impactos da LGPD no RH?

Você sabe quais são os impactos da LGPD no RH?

Sancionada em 2018, a Lei Geral de Proteção de Dados, abreviada para LGPD, é considerada por muitos profissionais da área de Recursos Humanos como um grande avanço para o setor.

Por trazer muitas informações e exigências para todas as frentes de trabalho da empresa, a tendência é que a LGPD tenha um impacto direto na gestão de pessoas e na segurança de dados de colaboradores, gestores, fornecedores e clientes.

Justamente por essas novas regras trazidas pela lei, que entrará em vigor em maio de 2021, é essencial que as organizações tenham um plano de ação para se adequarem às mudanças, principalmente no RH.

Afinal, é o departamento de RH que armazena e gerencia a maioria das informações pessoais dos colaboradores e gestores das empresas, ficando responsável pela administração destes dados em casos de contratações, licenças, afastamentos, demissões, etc. 

Além disso, o RH tem acesso constante às informações referentes à jornada de trabalho de todos os colaboradores, incluindo seu banco de horas, faltas, entre outros. É fundamental que esses dados sejam organizados e armazenados de forma correta e segura.

Neste artigo vamos te ajudar a entender mais sobre a Lei Geral de Proteção de Dados, abordando, por exemplo, como funciona a lei, qual sua importância nas empresas brasileiras, quais são os principais impactos da LGPD no RH, além de trazermos dicas de como se adequar às novas exigências da lei.

Quer saber mais sobre a LGPD? Então continue com a leitura!

O que é a LGPD?

A Lei Geral de Proteção de Dados (Lei N° 13.853) é aquela que regula o tratamento e uso de dados pessoais no Brasil, tanto por entidades privadas quanto públicas.

A lei se aplica a qualquer empresa ou pessoa física que realize o tratamento de dados pessoais em suas operações e estabelece direitos e deveres para a utilização de tais informações. Ou seja, a lei não vê diferenças entre pessoas físicas ou pessoas jurídicas que realizam o tratamento de dados pessoais: todos devem segui-la.

O tratamento de dados nada mais é do que qualquer tipo de manipulação de informações, seja ela uma alteração, transferência ou exclusão, por exemplo.

Embora a LGPD seja muito recente, muitos profissionais do setor de Recursos Humanos consideram a nova lei como um importante marco para a proteção de dados pessoais de trabalhadores e para a preservação da privacidade.

Entre as novidades trazidas pela LGPD podemos destacar:

• Mais proteção de dados que a lei estabelece como sensíveis, sendo estes: origem étnica ou racial, orientação sexual, convicções políticas e religiosas, vida sexual, estado de saúde, entre outros.
• Traz mais rigidez na coleta e tratamento de dados pessoais, principalmente em meios digitais.
• Define dados pessoais como todas as informações que podem identificar alguém (um nome não é apenas um nome, mas um dado que, se cruzado com um determinado endereço, pode identificar uma determinada pessoa). 

Por que a LGPD é importante para empresas?

Os dados dos colaboradores integram partes importantes das rotinas de uma empresa, pois são a base de trabalho dos profissionais de RH.

Tais profissionais utilizam tais dados em diversos momentos e de formas diferentes, como, por exemplo, para traçar planos de carreira, planos de gestão estratégica e até mesmo para acompanhar o clima organizacional e as rotinas de trabalho dos colaboradores.

Para que a gestão de pessoas seja feita é praticamente impossível que os profissionais que trabalham no RH da empresa não tenham acesso a dados pessoais importantes dos demais colaboradores. 

Afinal, todas as informações são importantes para identificar problemas de engajamento, índices de absenteísmo e rotatividade interna, equipes desmotivadas, problemas de saúde entre os trabalhadores, entre outros fatores.

Além destes, os profissionais de RH trabalham diretamente com dados mais sensíveis, como informações bancárias dos funcionários, histórico médico, endereços e telefones pessoais de familiares, etc.

Se esses dados não forem armazenados e utilizados de forma segura, há o risco de que hackers e outros cibercriminosos acessem tais informações e causem problemas, como fraudes, por exemplo. Esse é o tipo de situação que pode trazer muitos prejuízos e dores de cabeça tanto para os colaboradores quanto para a empresa.

A LGPD no RH e nas nas empresas é importante justamente por obrigar todos os negócios a adequarem seus métodos e processos de coleta, tratamento e armazenamento de dados às regras previstas na legislação, dando respaldo legal às empresas em caso de problemas envolvendo informações.

E qual é o impacto da LGPD no RH?

Devido à rápida transformação digital no setor de RH, a maioria esmagadora das empresas brasileiras será impactada pela LGPD, especialmente no setor de RH.

Assim, todo departamento de Recursos Humanos que já atuam de forma informatizada deverá se adequar às novas exigências da lei, tendo como objetivo uma melhoria na preservação e no tratamento dos dados de colaboradores que já trabalham na organização e de candidatos à vagas abertas.

Afinal, como mencionado anteriormente, o RH conta com uma enorme quantidade de informações que são coletadas diariamente em processos de gestão. Entre as informações estão:

• Histórico profissional dos colaboradores e candidatos à vagas;
• Registros e históricos médicos dos colaboradores;
• Níveis salariais atuais e anteriores dos colaboradores;
• Informações de contato, como telefone, e-mail, etc;
• Documentos de identificação, como RG, CPF, Carteira de Trabalho;
• Dados sensíveis, como endereço, data de nascimento, dependentes, entre outros;
• Informações sobre a jornada de trabalho, pontos batidos, banco de horas, horas extras, adicionais, condições de trabalho, licenças, etc.

A grande concentração de informações em um único departamento torna o RH um ponto focal da lei de proteção de dados, mas não se confunda! As empresas estão autorizadas pela LGPD a usar dados pessoais dos colaboradores para processos de gestão, tais como recrutamento e seleção, criação de contratos, etc.

O essencial é que as organizações tenham cautela em todos os processos que envolvem tais tratamentos de dados, de forma a garantir a segurança das informações dos colaboradores.

Quais são as sanções caso as exigências da LGPD não sejam cumpridas?

Como mencionamos, a lei não estabelece diferenças entre pessoas físicas e jurídicas no que se refere às exigências em relação à proteção de dados.

Assim, empresas, pessoas físicas, órgãos públicos e entidades privadas que não estiverem de acordo com as regras da LGPD estão sujeitas a punições legais, como multas que podem chegar até 50 milhões de reais por infração cometida.

Como a nova lei tem um impacto direto nas relações de trabalho, todos os procedimentos que envolvem contratações, desligamentos e outras práticas de gestão de pessoas devem ser adequados para evitar sanções.

O departamento de RH também deverá ter uma declaração de consentimento do colaborador e este documento deverá indicar a finalidade dos dados coletados e por quanto tempo eles serão armazenados pela empresa.

A LGPD também determina que apenas as informações essenciais para as atividades da empresa devem ser coletadas. 

Assim, ao realizar um processo de seleção e recrutamento, por exemplo, é preciso avaliar a necessidade de solicitar gênero, estado civil, orientação sexual e outras informações que não estão diretamente ligadas às atividades que serão exercidas na empresa. O mesmo vale para funcionários que já trabalham na empresa.

Qual a importância da LGPD no RH para quem faz Home Office?

Nos últimos anos, especialmente entre 2019 e 2021, muitas empresas vêm adotando o regime de home office em suas rotinas. 

Diante dessa realidade, a Lei Geral de Proteção de Dados é extremamente importante, pois a maioria das comunicações e dos processos de gestão da empresa migraram para o ambiente digital, o que aumenta o risco de problemas com uso indevido de dados pessoais e empresariais.

Algumas rotinas de trabalho que devem ser criadas e geridas com cuidado são:

• Políticas de segurança da informação para os profissionais de RH para evitar o vazamento ou perda de dados;

• Armazenamento de autorizações e consentimentos dos funcionários;
• Registro das comunicações realizadas entre o RH e candidatos/colaboradores;
• Políticas internas de uso e compartilhamento de dados para que todos os colaboradores saibam quais informações podem ou não ser divulgadas, bem como o que pode ou não ser feito em nome da empresa durante o trabalho remoto;
• Treinamentos de funcionários a respeito do tratamento correto de dados para evitar problemas com vazamentos, perdas e fraudes.
• Processos de armazenamento seguro de informações.

Como as soluções tecnológicas asseguram a regularidade com a LGPD no RH?

Há uma série de tecnologias específicas que podem atestar a segurança das informações que são tratadas e armazenadas pelas empresas, como é o caso de diferentes softwares de gestão para o departamento de RH.

Tais softwares permitem que os profissionais analisem informações sobre o dia a dia de trabalho dos colaboradores e tenham acessos a dados necessários para a gestão de folha de pagamento, de pontos batidos pelos colaboradores e muito mais.

Um exemplo desse tipo de software é a mywork! 

Como o controle de ponto online da mywork, você pode fazer o controle de ponto de seus colaboradores de forma totalmente digital, armazenando as informações sobre a jornada de trabalho em um só lugar de forma segura e acessível.

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