Provisionar: o que é e como funciona o provisionamento?

Manter a saúde financeira dos negócios é um dos principais objetivos e desafios de qualquer empresa, em especial aquelas que estão começando as atividades e ainda não sabem provisionar. Mas o que é o provisionamento e por que ele é tão importante?

Provisionar significa elaborar uma reserva de dinheiro para as empresas de forma a assegurar o pagamento de algumas dívidas futuras que já foram previstas. Esta ação é o provisionamento.

Ao longo deste artigo, vamos falar mais sobre este método de gestão financeira e sobre sua importância para que os recursos da empresa sejam alocados corretamente ao longo do tempo.

Continue com a leitura para saber mais!

O que é provisional?

Utilizando termos técnicos, o provisionar antecipar uma variação no patrimônio da empresa que irá gerar uma despesa para a organização no futuro.

Ou seja, o provisionamento envolve a definição de eventos e situações que provocarão o aumento do passivo (ou seja, das obrigações financeiras, como dívidas) e diminuição do ativo (bens e direitos da empresa).

Assim, o provisionar nada mais é do que a estratégia de cobrir gastos que vão acontecer ou que têm grandes chances de acontecer na empresa.

As provisões contábeis, portanto, são feitas para estimar determinados valores que deverão ser economizados para que a empresa possa desembolsá-los no futuro.

Portanto, o provisionar gastos é uma atividade essencial para que a saúde financeira da empresa não seja comprometida por dívidas que já estão, de alguma forma, no horizonte, como Imposto de Renda, pagamento de 13º salário, etc,

Vale ressaltar que quando as despesas futuras são definidas, elas deixam de ser consideradas provisionamentos. Assim, as provisões para o Imposto de Renda se tornam Imposto de Renda a pagar, as provisões de 13º e férias tornam-se 13º a pagar e férias a pagar, e assim por diante.

Existem tipos diferentes de provisionamentos?

Podemos dividir o provisionamento entre duas categorias distintas:

• Provisionamento para exigibilidades, que são todas as provisões para pagamentos de empregados e gratificações, como 13º, encargos trabalhistas, provisão para férias, para imposto de renda, contingências, etc. Todas as obrigações da empresa entram no provisionamento para exigibilidades.
• Provisionamento de perdas no ativo, que são estimativas de prováveis perdas da empresa ao realizar um novo investimento ou ao adequar o custo de bens do ativo ao valor de mercado.

Por que é importante provisionar na empresa?

Provisionar gastos é fundamental para assegurar a transparência financeira das empresas, pois é isso que permite o registro de todos os dados e acontecimentos necessários para a avaliação do patrimônio atual  da organização.

Dessa forma, saber quais serão os próximos gastos da empresa é fundamental para que essa análise seja feita de forma correta e realista.

As estimativas de provisionamento ajudam não apenas na transparência financeira, mas também na definição de estratégias e ações para todos os departamentos da empresa, como setor de vendas, marketing, importações, aquisição de novos equipamentos, contratação de novos funcionários, etc. 

Sem o provisionar de gastos, é muito difícil saber quanto a empresa pode investir em tais atividades, o que dificulta a execução de uma série de atividades importantes.

Assim, podemos dizer que provisionar é uma tarefa importante para proteger as reservas financeiras e patrimoniais da organização, garantindo a estabilidade do negócio e a tomada de decisões assertivas e seguras, já que permite um vislumbre de quanto dinheiro será desembolsado.

Como fazer uma provisão financeira?

Existem algumas estratégias que as empresas podem seguir para provisionar gastos adequadamente.

Por exemplo, se uma empresa de telemarketing já sabe que precisará trocar todos os computadores e telefones daqui 2 anos, não é necessário economizar todo o dinheiro daquele mês para já criar uma reserva. Tampouco é preciso usar todo o caixa do mês anterior à troca apenas para pagar a troca dos materiais.

É possível economizar um pouco por mês até o momento de substituição dos equipamentos.

Ao mesmo tempo, se a empresa conta com dívidas mensais, como contas de luz e água, o cálculo de provisionamento deve levar em consideração o histórico de despesas da empresa. 

Como há gastos que sempre tendem a aumentar, é preciso pensar o provisionamento já considerando um pequeno aumento neste tipo de despesa, para que a empresa não seja pega de surpresa.

O importante é que as estimativas sejam feitas com confiabilidade e segurança para evitar problemas no pagamento de possíveis dívidas. Por isso é tão importante contar com serviços de contabilidade e ferramentas que auxiliem na visualização de todos os gastos da empresa.

Como usar a tecnologia para provisionar gastos?

Você deve ter percebido que provisionar gastos ajuda muito no equilíbrio das finanças das empresas, independentemente do setor de atuação, pois prepara as organizações para eventuais gastos.

Além disso, fazer provisões ajuda a construir uma transparência financeira, o que impacta diretamente na cultura organizacional e na credibilidade do negócio.

Há várias obrigações legais e fiscais que devem ser consideradas ao provisionar despesas, como é o caso de cálculo de férias, 13º salário e outros encargos trabalhistas.

O sistema de controle de ponto online da mywork pode te ajudar muito no processamento das informações necessárias para o provisionamento de tais despesas, já que realiza o controle de todas as verticais relacionadas ao pagamento de encargos trabalhistas, férias, horas extras, etc.

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