Se você tem o seu próprio negócio ou é gestor de departamento pessoal ou recursos humanos da sua empresa talvez você já tenha ouvido falar de programa para bater ponto. Caso negativo, um programa para bater ponto é uma novidade que surgiu recentemente que promete ajudar as empresas e gestores a economizarem, terem mais segurança e flexibilidade na hora de fazer seu controle de ponto.
Mas como saber se o programa para bater ponto é a melhor solução para a empresa? Afinal, todas as soluções vêm com prós e contras.
Pensando nisso, nós da mywork resolvemos escrever esse artigo para falar das principais características de um programa para bater ponto e explicar como cada uma delas funciona.
Há uma séria de funcionalidades que um sistema desses disponibiliza aos usuários. Algumas delas são mais importantes para empresas pequenas e outras já ajudam mais empresas maiores. De qualquer forma, listamos abaixo as principais facilidades para facilitar a análise:
Como o próprio nome diz, um programa para bater ponto funciona na internet. Isso quer dizer que o funcionário pode fazer o seu registro de ponto virtual. Ele pode tanto utilizar um celular, o que caracteriza um ponto mobile, um computador ou tablet para fazer a marcação de ponto.
A legislação de controle de ponto já prevê esse tipo de marcação desde 2011. Essa funcionalidade ajuda as empresas economizarem muito dinheiro com um relógio de ponto eletrônico tradicional.
Tanto empresas que possuem funcionários externos e queiram usar um marcador de ponto digital para controlar as horas trabalhadas e empresas que tenham apenas colaboradores no escritório têm a mesma preocupação: Um programa para bater ponto online é seguro? Como garantir que meu colaborador está mesmo onde diz que está? Como garantir que ninguém bateu o ponto por ele? Essas e outras perguntas são muito comuns e são preocupações legítimas.
A maioria dos sistemas de controle de ponto online já vem com sistemas de alertas e bloqueios. Você pode restringir a marcação do ponto à apenas um dispositivo (um computador na recepção, por exemplo), a um local (via rede IP e/ou geolocalização), uma senha (única para cada colaborador) e também adicionar outras medidas de segurança como fotos e digital.
Considerando tudo isso, um programa para bater ponto tende a ser ainda mais seguro que um relógio de ponto tradicional e muito mais seguro que um livro ponto ou planilha de controle de ponto.
Uma grande vantagem de um programa para bater ponto é a capacidade de ter relatórios automatizados. Arquivos para importar para a folha de pagamento, arquivos para fiscalização do governo e até mesmo arquivos gerenciais com cálculo automático de banco de horas, pagamento de horas extras e adicional noturno.
Não há mais a necessidade de dedicar tempo de um colaborador para fazer todas essas análises. Também há a grande vantagem e ter dados 100% corretos e que seguem 100% a legislação vigente.
Uma funcionalidade comum de um programa para bater ponto é dar acesso a diversos pessoas aos pontos dos funcionários. Tanto um contador como gestores de outras áreas podem ser convidados a ter acesso aos relatórios.
Com isso, é possível minimizar a troca de e-mails com arquivos e todos podem ter acesso em tempo real às informações.
Em muitos casos, as empresas possuem diferentes CNPJs. Isso é muito comum em franquias de restaurantes ou grandes conglomerados de empresas. De qualquer forma, ter o controle de ponto de todos os funcionários em um local só é uma grande vantagem quando comparado às soluções tradicionais.
É necessário, no entanto, ter o cuidado para não misturar informações das empresas, já que elas frequentemente têm contabilidades separada.
Um programa para bater ponto que possua a funcionalidade de adicionar diferentes CNPJs possui um diferencial que pode ajudar muito esse tipo de empresa.
Sabemos muito bem que é comum que pessoas esqueçam de bater um ou outro ponto. É comum também algum funcionário ter que sair mais cedo ou chegar mais tarde em determinado dia para resolver problemas pessoais.
Nestes casos, adicionar um comentário no ponto pode ser um jeito de passar essa informação ao gestor e facilitar o tratamento de ponto ao final do mês.
Aliás um programa para bater ponto tipicamente elimina a necessidade de contratar um software de tratamento de ponto específico, já que ele tipicamente inclui esta funcionalidade.
Na grande maioria dos casos um programa para bater ponto é superior a um sistema de registro de ponto tradicional via relógios. Frequentemente, ele é um jeito mais barato de fazer o registro de ponto pois dispensa a aquisição do relógio, manutenção e automatiza atividades do departamento pessoal.
A maioria dos programas para bater ponto cobram uma mensalidade por usuário que pode chegar a ser inferior a até R$6. É comum também oferecer um período de teste grátis para que a empresa possa testar com os próprios funcionários e ver como a solução é incorporada na rotina diária.
A mywork, por exemplo, oferece também um serviço de suporte sem qualquer custo extra para ajudar o cliente a resolver os seus problemas relacionados ao controle de ponto
Em alguns poucos casos como grandes fábricas ou empresas que tem milhares de funcionários, um programa para bater ponto pode ter mais dificuldade em ser adotado.
Como as plataformas têm evoluído, é bem possível que isso mude no curto prazo.
Se você se interessou em testar a solução da mywork, você pode criar uma conta grátis e testar por 7 dias.
Caso queira falar com alguém do comercial para tirar mais algumas dúvidas você pode preencher o formulário na nossa explicação sobre o sistema de controle de ponto que alguém entrará em contato rapidamente.