Portaria 373: O que a lei diz sobre ponto online?

Muitas empresas e gestores que estão em busca de sistemas de ponto online para otimizar as rotinas do departamento pessoal se perguntam sobre como funciona a Portaria 373: 

O que diz legislação trabalhista a respeito dos pontos online?  

Desde 2011, com a emissão da Portaria 373 do MTE, os sistemas de ponto online são permitidos por lei. É importante ressaltar que mesmo o MTE tendo sido extinto pelo atual presidente, Jair Bolsonaro, as Portarias e normas nele presentes ainda são válidas. E um exemplo é a Portaria 373. 

Mas ainda é muito comum haver diversas dúvidas sobre essa Portaria 373: 

O que ela regulariza? Quais as especificações da Portaria 373? Há exceções? 

Nós da mywork entendemos essas questões e também achamos essencial explicar todos detalhes para que não haja dúvida sobre a validade do controle de ponto online.  Com esse guia atualizado da Portaria 373 e fique por dentro de tudo que pode melhorar na sua empresa! 

Gestores de departamento pessoal e donos do próprio negócio sabem como as soluções de ponto tradicionais apresentam muitos problemas. Os livros de ponto são facilmente fraudáveis e, se tiverem a famosa “jornada britânica” (quando os horários de entrada e saída são iguais todos os dias), sequer valem como prova jurídica. Já os relógios de ponto eletrônicos (regulados pela Portaria 1510 do M T E) são caros, quebram frequentemente e não facilitam a marcação do ponto de funcionários externos. 

Como então utilizar um sistema de ponto virtual regido pela portaria 373 e ter a mesma segurança jurídica dos métodos tradicionais?  

O sistema de ponto precisar ser homologado pelo Ministério do Trabalho? Será que não vou ter nenhum problema na empresa caso adote esta solução com os meus funcionários? Preciso avisar os meus trabalhadores da mudança? Preciso entrar em contato com o meu sindicato? Fique tranquilo, vamos responder todas as suas dúvidas sobre a Portaria 373 agora. 

O que diz a Portaria 373 do Ministério do Trabalho e Emprego? 

A portaria 373 do MTE diz que as empresas podem adotar sistemas alternativos de controle de ponto, como o ponto via web. Com toda transformação digital que está acontecendo no mercado de trabalho, se tornou necessário otimizar processos e tornar produtivas as rotinas do departamento pessoal.  

No entanto, para que os sistemas de controle de ponto alternativo sejam válidos e estejam dentro das leis, devem seguir 4 regras básicas: 

Não restrição  

Em hipótese alguma o sistema pode restringir um funcionário de bater o ponto. O objetivo deste ponto é evitar que os funcionários sejam bloqueados de registrar uma hora extra devida, por exemplo. Ou também proporcionar ao gestor um maior controle de atrasos, faltas e possíveis descontos salariais. 

Sem marcação automática 

Não pode haver marcação automática de ponto de acordo com a Portaria 373. Isso é para evitar novamente que o sistema marque pontos indevidos, que não consideram de fato a hora que o funcionário trabalhou 

Sem autorização prévia para horas extras

O sistema não pode exigir que haja uma autorização do gestor para que uma hora extra seja registrada. Ele pode informar o gestor, mas nunca bloquear o trabalhador. 

Alterar o eliminar pontos 

Não é permitido em nenhuma condição que os pontos registrados no sistema sejam alterados. Qualquer ajuste pode ser feito apenas no espelho do ponto. 

Quais eram as opções de controle de ponto? 

Antes do controle de ponto online ser liberado pela legislação de controle de ponto da Portaria 373, havia 3 opções para os funcionários registrarem suas entradas, intervalos e saídas.  

Ponto mecânico 

O ponto mecânico é o método para bater ponto feito com um cartão de papel que deve ser inserido na máquina para o registro do ponto. Embora esse sistema não aceite alterações, há grandes chances de funcionários se passarem por outros na hora do registro, ou haver uma certa desordem na organização dos cartões.  

Ponto eletrônico  

Popularmente conhecido como REP, o Relógio de Ponto Eletrônico exige um cartão individual ou faz a leitura biométrica do colaborador na hora de registrar o ponto. Esse aparelho apresenta um grande custo de aquisição e manutenção, pelos seguintes motivos: 

Seu preço varia em torno de R$ 2000,00 e não inclui uma garantia, principalmente por ser bastante comum que o aparelho dê problema. Uma vez que utilizado, as informações ali presentes e cadastradas não podem ser alteradas, anulando completamente o seu reuso ou venda. 

Ponto digital 

O controle de ponto digital é a solução mais moderna do mercado e a mais prática para quem quer um RH digital e otimizado. Além de ser fácil de usar, o método online garante que o ponto seja assinalado e acompanhado de qualquer lugar por meio do app instalado no celular ou diretamente da plataforma de gestor.  

Com ele seu negócio ou empresa fica livre de qualquer tipo de fraude e tem todo histórico de qualquer ação realizada, como é requerido por lei.

Quais vantagens do controle de ponto online? 

Como comentamos, a transformação tecnológica otimiza e reduz ao máximo o índice de fraudes e retrabalhos no departamento pessoal de qualquer empresa. Mas você sabe o porquê disso? Vamos te explicar as principais vantagens sobre o controle de ponto online e como a criação da Portaria 373 facilitou para sua empresa. 

Suporte: Nós da mywork sabemos que nem sempre é fácil abandonar antigos métodos. Mas também sabemos como é essencial acompanhar as transformações à medida que elas melhoram a produtividade das empresas. Por isso proporcionamos não apenas a venda de um serviço para nossos clientes, mas também a experiência completa de utilizar uma plataforma fácil, prática e segura, que conta com um suporte sempre disponível para ajudar o usuário e solucionar todas as possíveis dúvidas.  

Usabilidade: Você provavelmente deve ter visto o passo a passo que fizemos ali em cima. É muito intuitivo e simples, mas no caso de uma complicação na interpretação do controle de ponto pelo celular e via web, nós também temos vídeos tutoriais no nosso canal do Youtube. Clique para assistir!  

Segurança: O controle de ponto pelo celular livra totalmente o departamento pessoal das empresas de fraudes e falhas humanas. Isso porque temos ferramentas exclusivas para certificar o gestor de que o ponto de cada funcionário está sendo batido da maneira correta, no local exato e na hora certa de entrada, saída ou intervalo.  

Modo fixo: Como o controle de ponto pelo celular é feito por um aplicativo, há também a possibilidade de o gestor dispor de um tablet ou computador, para os colaboradores baterem o ponto no próprio local de trabalho. O motivo pelo qual gestores fazem isso é para concentrar em apenas um local os pontos batidos pelos funcionários.  

Tratamento de ponto: Depois que for feito o controle de ponto pelo celular, é necessário que haja o tratamento dos pontos, sabe por quê? É muito comum que o funcionário se confunda e bata pontos duplicados, por exemplo. No entanto, esses pontos não podem permanecer errados ao final do mês, visto que é a partir desse controle de ponto pelo celular que será feita a folha de pagamento.  

Por isso deixamos disponível na nossa plataforma o tratamento dos pontos, para que o gestor possa fazer as devidas alterações e se certificar que não haja erros nos pagamentos.  

Relatórios: Uma das principais funcionalidades de um sistema de controle de ponto online é o relatório de ponto. Neles, os pontos batidos pelo celular pontos mobile são mostrados e todas as informações básicas para fechamento de mês são calculadas: horas trabalhadas, horas extras, banco de horas e adicional noturno.   

Os relatórios são tipicamente impressos para o funcionário assinar e depois são enviados para os contadores realizarem o processo de emissão da folha de pagamento. 

O que a Portaria 373 diz sobre homologação do sistema de ponto? 

A portaria 373 não exige nenhum tipo de homologação do sistema de controle de ponto, diferentemente da Portaria 1510, que é a responsável por regular os relógios de ponto eletrônicos. Essa homologação envolve verificar se, entre outros fatores, o relógio está com o horário correto, sua memória está funcionando, seus relatórios estão corretos e sua impressora está funcional. Os programas para bater ponto, por outro lado, não possuem a maioria dessas restrições. 

Contudo, é importante apontar que a Portaria 373 permite a utilização de um sistema de controle de ponto alternativo com a anuência do sindicato da categoria, via convenção coletiva de trabalho ou acordo coletivo. Muitos sindicatos já preveem o controle de ponto seguindo as regras da portaria 373. Alguns outros, no entanto, não tem nenhuma especificação em suas convenções coletivas. Neste caso, muitas empresas optam por utilizá-lo enquanto outras preferem avisar o sindicato. 

Você sabe o que é uma convenção coletiva de trabalho?

A convenção coletiva de trabalho é um dos acordos mais importantes realizados entre uma empresa e o sindicato da categoria dos seus trabalhadores. Neste acordo, que tipicamente ocorre todos os anos, são discutidos uma série de questões que envolvem o dia a dia do trabalhador entre elas: reajustes de salário, benefícios específicos, pagamento de horas extras e até mesmo o método de controle de ponto de funcionários.

Essa convenção coletiva de trabalho é aplicada a todos os trabalhadores de uma determinada categoria e deve ser cumprida a risca pelas empresas. O seu processo de negociação pode demorar meses e envolve representantes dos trabalhadores e patrões. Mas como há ainda muitas dúvidas sobre como ela funciona, nós escrevemos um artigo especialmente para explicar o passo a passo, leia aqui 😉

Como avisar meus colaboradores sobre o ponto online? 

É essencial que as empresas acompanhem as inovações digitais e tudo que elas proporcionam para a gestão do departamento pessoal. Ao mesmo tempo que é importantíssimo introduzir as novidades de uma maneira eficiente na sua empresa. 

Então quando a empresa opta por aderir ao ponto online que segue as regras da Portaria 373, é importante comunicar de uma forma didática, sem deixar dúvidas, todas as mudanças aos colaboradores. Isso porque é comum que os funcionários estejam acostumados a algum outro sistema de controle de horas trabalhadas, como o livro de ponto ou uma planilha de controle de ponto. 

No sistema de controle de ponto da mywork, por exemplo, o funcionário cadastrado recebe um e-mail ou um SMS para cadastrar a sua senha. Em empresas com menos de 20 funcionários, este processo é relativamente simples, menos demorado e é geralmente feito por meio de um computador ou tablet do estabelecimento. 

Mas já no caso de empresas maiores que vão utilizar o ponto online seguindo as regras da Portaria 373, é comum haver uma reunião ou evento específico para que todos sejam informados, façam seu cadastro e baixem o aplicativo de controle de ponto se for o caso. 

Nos primeiros dias é comum haver um pouco de dúvidas e um ou outro funcionário pode esquecer de bater o ponto ou bater em horário errado. Esse processo é natural, por isso nós fizemos um canal no Youtube com tutoriais de todo passo a passo para utilizar o sistema de controle de ponto online da mywork. 

E se algum órgão do governo vier me fiscalizar? O que devo fazer? 

Alguns sistemas de controle de ponto que seguem as regras da Portaria 373 oferecem relatórios específicos para a fiscalização dos órgãos do governo. O sistema da mywork, por exemplo, oferece um relatório em formato “AFD”, que é o mesmo formato emitido pelos relógios de ponto tradicionais. 

Esse relatório é padronizado pelo governo e é feito para ser lido em seus sistemas. Inclusive, este formato é muito utilizado por softwares de tratamento de ponto. Você baixa o seu arquivo e importa neste sistema caso necessite. 

Principais perguntas que a mywork responde 

• Todos colaboradores precisam bater o ponto?

Há algumas flexibilizações. O registro não é necessário para profissionais que exercem função de cargo de confiança, gerência ou que atuam externamente, são terceirizados e trabalham em home office.

• Onde os pontos ficam armazenados?

Todas as informações dos colaboradores devem estar armazenadas em um sistema online de fácil e seguro acesso.

• O que deve ser registrado no sistema?

Entradas e saídas, intervalo de almoço e pausas durante o trabalho.

• Há multa para quem fizer a marcação errada?

Há multa tanto para a empresa que possui um sistema de ponto irregular, quanto para a que não possui.

O valor varia conforme a infração e o porte da companhia.

• É emitido algum tipo de comprovante?

Para que seja comprovado a marcação dos pontos dos colaboradores, eles devem receber, todo mês, um comprovante com os registros de entrada e saída da empresa. No aplicativo da mywork todas as informações ficam disponíveis na plataforma.

•  É possível alterar as informações do ponto?

Para a segurança de ambos os membros do contrato de trabalho, o único tipo de alteração que pode ser feito é no tratamento dos pontos, quando há alguma informação registrada erroneamente. E quando houver algum tipo de alteração, ficará registrado o antes e depois.

• A convenção coletiva de trabalho é obrigatória?

Para que o controle de ponto online ser válido, a convenção coletiva de trabalho é obrigatória.

E como faço para testar o sistema da mywork? 

Atualmente, um departamento pessoal precisa contar com a tecnologia como aliada para ter mais eficiência. Fazer o registro de funcionários, pagamento de horas extras, cálculos rescisórios, folha de pagamento e controle de horas dos funcionários manualmente, são práticas do passado.   

E com a Portaria 373 agora é realmente possível contar com a tecnologia como aliada, visto que sua empresa não precisa mais correr o risco de ser alvo de falhas humanas, erros graves e aquele alto índice de retrabalho. Sua equipe não precisa ficar atolada com tarefas burocráticas e não tem tempo de se ocupar com ações mais estratégicas.   

Com a transformação digital e a Portaria 373, nós desenvolvemos um sistema de controle de ponto online capaz de automatizar os processos e cuidar da rotina do departamento pessoal de uma forma ágil, prática, eficaz e segura. Além de também assegurar um clima organizacional saudável.  

Venha fazer um teste grátis de 7 dias com a gente! Só clicar neste link e seja bem-vindo a ferramenta mais prática e segura para você e seus funcionários.