Planilha de controle de ponto ou controle de ponto online: Qual usar?

Responsáveis pelos Departamentos Pessoais e de RH de diversas empresas se perguntam constantemente qual é a melhor forma de fazer o controle de ponto de colaboradores: Utilizar uma planilha de controle de ponto ou algum software de controle de ponto online? Não é uma pergunta simples de responder, dado que depende muito da realidade da empresa.

A empresa tem muitos funcionários? Teve problemas jurídicos no passado? Os colaboradores estão em um só lugar ou espalhados em diversas localidades? Essas e outras questões precisam ser ponderadas antes de se tomar uma decisão.

Contudo, para ajudar nesta decisão, nós da mywork criamos este comparativo para lhe ajudar a tomar uma decisão!

Quais as vantagens do Controle de Ponto Online?

O Controle de Ponto Online de colaboradores pode ser uma mão na roda para pequenas e médias empresas. Para começar, ele é extremamente fácil de instalar. Não há a necessidade de comprar equipamentos caros, como um relógio de ponto biométrico dado que o sistema de ponto online pode ser acessado tanto pelo computador do usuário quanto pelo seu celular. Isso faz com que a empresa economize muito dinheiro (as vezes até R$2.000 por equipamento)

Além disso, uma plataforma de controle de ponto online permite que colaboradores externos também façam seu controle de ponto. Se você possui vendedores externos, executivos que viajam muito ou prestadores de serviços que não ficam alocados no escritório da própria empresa, um sistema de controle de ponto online vai permitir um controle efetivo das horas trabalhadas por esses usuários.

Um aplicativo de controle de ponto online também ajuda a evitar fraudes, dado que os gestores podem selecionar as restrições e medidas de segurança para o funcionário bater o ponto.

É possível restringir o ponto pelo IP da empresa, geolocalização, digital e as vezes até pela íris. Com isso, os gastos com processos trabalhistas e outras fraudes tende a diminuir significativamente

Por último, um sistema de controle de ponto online pode vir junto com uma solução de sistema de banco de horas. As duas soluções em conjunto trazem muita economia e eficiência para as empresas de todos os tamanhos

Quais as desvantagens do Controle de Ponto Online?

Há poucas desvantagens de se usar um sistema de controle de ponto online. Contudo, há algumas e é importante que você e os outros gestores da empresa as analisem para ver essa é mesmo a solução mais adequada. Primeiramente, empresas que não possuem acesso a internet fácil, seja por sua localização ou própria natureza (ex: atividades agrícolas) podem ter mais dificuldade em implantar um sistema de controle de ponto online.

Em outros casos, certas categorias podem ter sindicatos que ainda não permitem a utilização de tecnologias alternativas de controle de ponto.

Contudo, isto tem ficado cada vez mais raro e já é difícil encontrar um sindicato que não tenha previsto em sua convenção o uso de tecnologias avançadas de controle de ponto online

Quais as vantagens da Planilha de Controle de Ponto?

Muitas empresas ainda utilizam planilhas de controle de ponto para registrar a entrada e saída de funcionários. A única vantagem deste método de controlar o ponto é o seu custo.

Basta o gestor do Departamento Pessoal criar uma planilha na nuvem e pedir para os funcionários irem registrando seus horários de entrada e saída.

Ela pode funcionar de forma adequada para empresas muito pequenas, com menos de 10 funcionários. 

Quais as desvantagens da Planilha de Controle de Ponto?

Infelizmente, há uma série de dificuldades em se utilizar uma planilha de controle de ponto. Primeiramente, é muito mais difícil evitar fraudes, já que é possível fazer alterações na planilha. O trabalho para controle o ponto de centenas de funcionários através de uma planilha de controle de ponto também é muitíssimo complicado.

A planilha, também, pode conter muitos erros, ser perdida ou até mesmo ficar corrompida por algum problema, o que faria com que a empresa perdesse todo o controle de ponto de seus funcionários: um desastre. Utilizá-la para fazer a contabilidade ou até a folha de pagamento também exigiria uma série de tratamentos nos dados, fazendo com que a empresa perdesse eficiência e agilidade.

Resumindo: planilhas de controle de ponto são recomendadas apenas para empresas muito pequenas que realmente não tenham outras alternativas.

Dado que algumas soluções no mercado podem custar apenas R$5 por funcionário, é difícil justificar essa economia, inclusive levando em conta os problemas jurídicos que um controle de ponto não efetivo pode acarretar.

Sistemas de controle de ponto online como o da mywork, podem ser contratados e implementados em algumas horas.

Além disso, você tem a possibilidade de testar de graça para ver se essa é mesmo a melhor solução para a sua empresa.