Descentralização do RH

A descentralização do RH é uma tendência que cresce a cada dia nas empresas brasileiras, pois é um processo que permite que os gestores deste departamento dediquem sua atenção às atividades e estratégias mais importantes para o negócio.

De forma geral, a descentralização do departamento de recursos humanos confere mais agilidade aos profissionais da área, que podem se beneficiar de melhorias na gestão de pessoas e de processos internos, bem como de mais oportunidades de inovação tecnológica voltada para gerenciamento de rotinas.

Mas como funciona o processo de descentralização? O que é preciso para que ele funcione de forma efetiva?

Ao longo deste artigo, vamos te ajudar a entender mais sobre essa tendência e sobre como é possível implementá-la nas rotinas da empresa.

Vamos lá?

O que é a descentralização do RH?

Como o próprio nome já indica, a descentralização do RH nada mais é do que tirar de um único lugar as atividades, informações e os dados referentes à gestão de pessoas e outras rotinas que são de responsabilidade do RH.

Em outras palavras, o processo de descentralização do RH é uma forma de gestão que transfere e delega algumas funções do departamento de recursos humanos para outros líderes e gestores.

Vamos comparar as duas formas de gestão: o RH centralizado e o descentralizado.

No departamento de RH centralizado, a equipe é responsável por todas as etapas de um processo de seleção e recrutamento, inclusive o planejamento, recrutamento, admissão e onboarding dos novos colaboradores.

Além disso, nesse modelo de gestão de RH, o departamento também é responsável por algumas rotinas administrativas e financeiras, como o pagamento de salários e benefícios, programas de incentivo e de treinamentos para funcionários, ações de endomarketing, etc.

Por um lado, a gestão centralizada de RH dá mais controle de rotinas de gestão aos profissionais do departamento, o que ajuda a evitar alguns desperdícios ao longo dos processos de gestão. No entanto, a parte negativa é a burocratização das rotinas do setor em relação ao resto da empresa.

Já no modelo de gestão de RH descentralizado, as atividades são mais distribuídas entre os líderes imediatos da empresa, num sistema no qual a equipe supervisiona os próprios processos.

Ou seja, nessa estrutura, cada profissional da equipe se concentra em funções administrativas relacionadas à gestão de pessoas como uma forma de apoiar a empresa como um todo.

Um exemplo disso é a transferência do processo de treinamentos de um novo colaborador para o líder direto da equipe do qual ele fará parte, pois isso tira a responsabilidade do treinamento do departamento de RH e garante que o colaborador está sendo preparado para suas atividades por seu responsável direto.

Outro exemplo que podemos citar é a transferência de responsabilidade pelo tratamento de pontos dos profissionais do RH para os gestores de cada equipe.

Assim, cada gestor fica responsável por realizar o tratamento de ponto com seus subordinados e encaminhar os documentos finalizados para o RH. O mesmo acontece quando os colaboradores podem fazer o registro e acompanhamento de seus pontos em um aplicativo de controle de ponto online. Esse tipo de solução facilita a rotina de gestão de jornada de trabalho.

Esse cenário contribui para que os profissionais de RH ganhem mais tempo para planejar e desenvolver ações e estratégias voltadas para o aumento da vantagem competitiva da empresa frente ao mercado de trabalho e da eficiência interna.

Descentralizar o departamento de recursos humanos também é uma maneira de diminuir o peso de tarefas deste setor com a transferência de rotinas e informações para outros gestores, amenizando as rotinas do RH.

Assim, a descentralização do RH confere mais agilidade e autonomia aos processos e aos colaboradores como um todo.

Como fazer um processo de descentralização de RH?

Descentralizar o departamento de RH é um processo que conta com várias etapas e exige muito planejamento na empresa. O primeiro passo é transferir parte das funções do RH e observar que “transferir” não necessariamente significa passá-las para outro departamento.

A transferência de funções pode ser feita com uso de novas tecnologias que automatizam rotinas que antes eram feitas manualmente, por exemplo, como é o caso da implementação de um controle de ponto online no lugar de um livro de ponto.

O ponto online abre espaço para uma gestão muito mais assertiva e ágil, na qual os gestores conseguem identificar problemas nas equipes e corrigir falhas mais rapidamente. 

Correções no registro de jornada e emissão automática da folha de pagamento também são exemplos de atividades que podem ser realizadas de forma automatizada, contribuindo para a descentralização do RH.

Ao mesmo tempo que isso desonera o departamento, a descentralização também democratiza o acesso à informação para toda a empresa, como documentos, bancos de horas, recibos de pagamentos, verificação das marcações de pontos, etc. 

Algumas dicas para realizar a descentralização do departamento de RH são:

• Adotar mecanismos que evitam o retrabalho;
• Reduzir o tempo de atendimento na execução das atividades;
• Descentralizar a tomada de decisões;
• Usar ferramentas para a padronização de processos internos;
• Adotar sistemas que facilitam a comunicação interna e interação da empresa com o RH;
• Apostar em práticas que usam formulários e planilhas eletrônicas que são preenchidas automaticamente;
• Investir em ferramentas de automatização de rotinas.

Todos os dados que gestores e colaboradores precisariam do RH para ter acesso são facilmente localizados quando há a descentralização.

 O foco é a busca de ferramentas e alternativas para facilitar ou automatizar rotinas de gestão que tomam muito tempo dos profissionais de RH, fazendo com que a empresa inteira tenha mais autonomia em relação ao setor.

Assim, todos os dados que não são confidenciais podem fazer parte do processo de descentralização do RH e serem compartilhados com outros gestores e funcionários para que estes realizem a gestão das rotinas cabíveis.

Quais processos do departamento de RH podem ser descentralizados?

O departamento de recursos humanos conta com uma série de responsabilidades e atribuições que devem ser executadas diariamente para garantir o bom andamento das atividades internas, a execução de tarefas, o pagamento de salários, etc.

O período de fechamento da folha de pagamento, por exemplo, é um dos mais importantes para as organizações que precisam fazer o acerto dos holerites dos colaboradores. 

Quando este processo não é automatizado, os profissionais de RH cuidam quase que integralmente dessa atividade, o que toma muito, muito tempo de trabalho.

A seguir, você pode conferir algumas das atividades que podem fazer parte do processo de descentralização do RH:

• Controle de ponto;
• Espelho de ponto;
• Verificação de ponto;
• Banco de horas;
• Comprovante de rendimentos;
• Recibos de pagamentos;
• Descrições de cargos.

Quando essas informações podem ser acessadas pelos colaboradores e gestores diretamente, é mais fácil para o RH focar em outras atividades que exigem mais atenção.

Quais são as vantagens e desvantagens da descentralização do RH?

Agora que você já sabe que tipo de atividade e informação podem fazer parte do plano de descentralização do departamento de RH, é hora de entender mais sobre as vantagens e desvantagens que essa prática pode trazer para a empresa.

Vantagens:

• Mais autonomia para gestores e lideranças;
• Mais criatividade para a resolução de problemas;
• Otimização de recursos da empresa;
• Agilidade na disponibilização de informações dos colaboradores;
• Diminuição da concentração de tarefas operacionais;
• Redução da duração de processos seletivos;
• Diminuição de erros decorrentes de falhas humanas;
• Desburocratização de atividades;
• Uso de diferentes conhecimentos e experiências dos colaboradores;

Desvantagens

• Falta de uniformidade na tomada de decisão;
• Problemas de avaliação e responsabilização;
• Dificuldade no controle de dados e informações;
• Comunicação menos eficiente;
• Lacunas de informações entre colaboradores, gestores e RH;
• Erros em processos que envolvem o conhecimento e respeito das leis trabalhistas.

É claro que o departamento de recursos humanos não vai deixar de ser essencial para a empresa quando se opta pela descentralização. 

Muito pelo contrário, é parte integral desse processo o estabelecimento de rotinas que englobam lideranças, colaboradores e o RH para garantir a circulação correta de informações e o cumprimento de rotinas dentro dos prazos necessários.

Como a tecnologia pode ajudar nesse processo?

A descentralização do RH depende quase que diretamente da adoção de novas tecnologias, pois uma grande parte das tarefas que podem ser delegadas e realizadas de forma mais fácil são aquelas que podem ser feitas por um sistema ou software.

Entre tais tarefas, podemos destacar especialmente o controle de ponto e a gestão de verticais da jornada de trabalho dos colaboradores. Tais rotinas podem ser facilmente automatizadas com sistemas de ponto eletrônico ou até mesmo controle de ponto por aplicativo. O aplicativo de controle de ponto da mywork pode ajudar muito na descentralização do seu RH! Clique aqui e teste gratuitamente!

Também é através da tecnologia que as empresas facilitam o processamento de dados, a supervisão de equipes e tarefas, a gestão de recursos, etc. O importante é que as empresas identifiquem os processos internos que podem ser automatizados e invistam em ferramentas que simplificam a execução dessas atividades.