Todos sabemos como as pequenas e médias empresas do Brasil precisam fazer um controle forte das suas despesas para manter o negócio saudável, seja ele um restaurante, uma academia, um posto de gasolina ou uma loja de roupas. Não bastam as dificuldades naturais de ter um negócio próprio, como fazer a gestão de pessoas, há também uma série de regras legais que precisam ser cumpridas para manter a empresa em operação.
Fazer o registro de ponto de funcionários é uma dessas obrigações trabalhistas que todas as empresas com mais de 10 funcionários precisam obrigatoriamente fazer. E nada mais natural que buscar economizar na hora de contratar um sistema de registro de ponto.
Há hoje diversas maneiras de se fazer o registro de ponto dos funcionários: livro de ponto, relógio de ponto, ponto via web entre muitos outros. No entanto, cada sistema tem suas vantagens e desvantagens e cada empresa tem a sua realidade específica.
Por isso, às vezes, pode ser difícil fazer a comparação puramente no preço. Nós da mywork resolvemos, então, criar esse guia para tentar comparar as soluções do mercado e facilitar a vida do gestor.
Para começar, assumimos que a empresa em busca de uma solução de registro de ponto tem 20 funcionários. Para melhorar a comparação entre os métodos de registro de ponto, fizemos todos os custos com base no custo por funcionário por mês.
Assumimos que todos os custos fixos (ex: relógios de ponto) terão seus custos divididos em 24x (ou seja, se custarem R$2.400 para compra, isso equivaleria a R$100 por mês).
Compararemos 4 métodos de controle de ponto: Livro de ponto, Relógio de ponto cartográfico, Relógio de ponto biométrico e sistema de registro de ponto online (via web e aplicativo):
O primeiro grande custo de um sistema de registro de ponto é o equipamento em que ele é feito. A escolha do dispositivo de registro de ponto também é influenciada pelas necessidades que a empresa tem:
Um livro de ponto custa na faixa de R$15. Eles têm em média 320 páginas com 30 pontos cada. Isso dá um total de 9600 pontos registrados.
Como cada funcionário faz o registro de ponto pelo menos 4 vezes ao dia (entrada, saída e ida e volta do almoço), 20 funcionários usariam o livro completamente em 4 meses. Por mês, o livro custa então R$3,75. Por funcionário o valor fica R$0,19.
Custo por funcionário por mês: R$0,19
Um relógio de ponto cartográfico costuma ser mais barato que um relógio de ponto biométrico. Contudo, ele ainda fica na faixa de R$350 por equipamento.
Assumindo 2 anos de uso, por mês isso equivale a R$14,58. Dividindo esse custo por 20 funcionários chegamos ao número de R$0,73.
Custo por funcionário por mês: R$0,73
Há relógios de ponto biométricos no mercado que variam de R$500 a R$3000 dependendo das suas funcionalidades e durabilidade. Os modelos mais comuns de qualidade satisfatória têm saído por R$1.800. Assumindo que durem 2 anos, por mês isso equivale a R$75. Dividindo isso por 20 funcionário, chegamos ao valor de R$7,50.
Custo por funcionário por mês: R$3,75
Neste caso, não há a necessidade de se comprar nenhum equipamento, da que todo o registro de ponto é feito online, tanto por um computador ou celular. Algumas empresas preferem ainda comprar um tablet e prendê-lo em um local de fácil acesso para o registro de ponto.
Contudo, isso não é estritamente necessário. Os funcionários podem fazer o controle no próprio computador ou celular.
Custo por funcionário por mês: R$0,00
A maioria dos sistemas de controle de ponto precisam de alguns produtos a mais para que possam ser utilizados todos os dias. Esse custo precisa ser levado em conta porque pode representar uma porcentagem considerável do custo total do sistema:
Não há nenhum grande custo de insumo para o uso de um livro de ponto. No máximo uma caneta disponível para os funcionários utilizarem. Como o valor é irrisório vamos assumir que este custo é R$0.
Custo por funcionário por mês: R$0,00
Para fazer o controle de ponto via relógio de ponto cartográfico é necessário a aquisição de cartões de ponto. 100 unidades de cartão de ponto tem um custo de cerca de R$20.
Cada cartão pode ser utilizado por 3 semanas. Ou seja, um funcionário utiliza 1 cartão mais um terço de outro todos os meses. Cada cartão tem um custo de R$0,20. Logo, o custo para cada funcionário por mês é de R$0,27.
Custo por funcionário por mês: R$0,27
Para a grande maioria dos relógios de ponto biométricos há a necessidade de constantemente colocar bobinas. Essas bobinas duram mais ou menos 10.000 pontos (bobinas de 300 metros) e custam em torno de R$25.
Ou seja, da mesma forma que o livro de ponto, no caso da nossa empresa de 20 funcionários, ela duraria cerca de 4 meses. O custo por mês é de R$6,25. Dividindo este valor pelos 20 funcionários temos R$0,31
Custo por funcionário por mês: R$0,31
Como o sistema de registro de ponto online funciona 100% na web, não há nenhum tipo de custo para coloca-lo para funcionar com exceção de uma conexão com a internet.
Custo por funcionário por mês: R$0,00
É inevitável que haja erros no registro de ponto de funcionários.
Seja por esquecimento ou até mesmo uma rasura no livro de ponto, os erros precisam ser eventualmente corrigidos para que o contador possa processar as informações e elabora a contabilidade e folha de pagamento da empresa. Este processo pode ser tanto manual ou digital:
Ambas as soluções exigem que se compile manualmente os pontos batidos ao final do mês. Muitos responsáveis pelo DP e donos de negócio utilizam planilhas de excel para fazer isso.
Compilar essas informações, ajustar os erros e coletar a assinatura dos funcionários consome pelo menos 1 dia de trabalho de um funcionário.
Assumindo que esse funcionário tem um salário de R$2.000 que, com encargos, se torna um custo de R$3.000 ao final do mês, o dia de trabalho dele custa R$143 (assumindo 21 dias úteis) que poderia ser alocado para outra atividade. Dividindo pelo número de funcionários na empresa, o custo fica R$7,14.
Custo por funcionário por mês: R$7,14
Relógios de ponto biométricos e também alguns outros mais modernos costumam possuir integrações com sistemas específicos de tratamento de ponto. A mensalidade deles gira em torno de R$70, mas faz com que o trabalho de tratar o ponto seja muito mais rápido (feito em 1 hora).
Assumindo o mesmo salário do responsável, 1 hora de trabalho tem um custo de R$17,85. Somado ao R$70 do sistema e dividido pelo número de funcionários, temos um custo de R$4,39 por funcionário por mês.
Custo por funcionário por mês: R$4,39
Em geral, os sistemas de registro de ponto online não cobram a mais pelo sistema de tratamento de ponto. Tudo fica incluso em uma mensalidade. Contudo, há ainda o custo da 1 hora de trabalho do funcionário responsável pelo tratamento do ponto. Este custo é também de R$17,85 que, dividido em 20, fica R$0,89.
Custo por funcionário por mês: R$0,89
Os modelos tradicionais de registro de ponto não costumam cobrar uma mensalidade. Já os sistemas modernos de registro de ponto online costumam basear seu negócio em uma cobrança mensal por funcionário:
Não há cobrança de mensalidade.
Custo por funcionário por mês: R$0,00
Costuma-se cobrar um valor por funcionário por mês. Nós aqui da mywork cobramos R$6 por funcionário por mês para uma empresa com 20 funcionários (R$120 por mês).
Custo por funcionário por mês: R$6,00
Relógios de ponto tradicionais infelizmente apresentam defeitos que precisam ser corrigidos e tem um custo:
Não precisam de nenhum tipo de conserto.
Custo por funcionário por mês: R$0,00
Assumindo que haverá a necessidade de, ao menos uma vez ao ano, solicitar a presença de um reparo ou aferição da máquina de ponto, esse custo precisa ser incorporado na hora de fazer a conta. É complicado estimar pois o tipo de problema pode variar muito.
Contudo, um conserto que custe R$250 é um valor razoável para uma estimativa. Isso equivale a R$20,83 por mês e R$1,04 por funcionário/mês.
Custo por funcionário por mês: R$1,04
Talvez este seja o custo mais difícil de se colocar na conta já que ele pode variar muito. Já ouvimos relatos de empresas de 30 funcionários que chegavam a gastar R$30.000 com processos trabalhistas todos os anos. Eliminar fraudes e processos trabalhistas é um trabalho duro, mas minimizá-los é bem possível com um sistema adequado:
Talvez o método de controle de ponto menos seguro que há. Não há grandes controles nem garantias dos dados preenchidos.
Vamos assumir, conservadoramente, que o custo de erros, fraudes e processos trabalhistas neste caso seja de um salário de um funcionário médio por ano. Isso seria o equivalente a R$2.000 no nosso caso. Por mês e por funcionário este custo ficaria da ordem de R$8,33.
Custo por funcionário por mês: R$8,33
Já é mais seguro que o livro de ponto, mas ainda dá margem para fraudes como o compartilhamento de cartões. Vamos assumir que o risco de fraudes é metade do livro de ponto.
Custo por funcionário por mês: R$4,16
Minimiza o número fraudes fortemente pois a verificação da pessoa é boa. Contudo, ainda não oferece um sistema que alerte o gestor em tempo real quanto a pontos batidos fora do horário, por exemplo. Vamos assumir que o custo é metade do relógio cartográfico.
Custo por funcionário por mês: R$2,08
O que há de mais moderno em termos de controle de fraude. O sistema tipicamente inclui controle do ponto por IP, geolocalização, digital e/ou foto.
Além disso, o sistema alerta o gestor quanto a pontos batidos em horários atípicos ou com potencial erro (pontos duplicados), minimizando o potencial de erros e pagamento de horas extras em excesso, por exemplo.
Vamos assumir que ele diminui o custo com fraude em 20% em cima do relógio de ponto biométrico.
Custo por funcionário por mês: R$1,66
Depois de todos esses cálculos chegamos ao resultado final:
Apesar de parecer o mais barato, o livro de ponto pode não valer a pena no longo prazo dado o seu potencial para causar erros, fraudes e processos trabalhistas. O registro de ponto online tende a ser o mais barato, mesmo considerando a sua mensalidade.
Contudo, é importante que sua empresa faça essa conta para a sua empresa, pois os números podem variar significativamente.
Também é necessário levar em conta outros benefícios que cada solução pode trazer (menos perda de tempo, paz de espírito, rapidez na instalação etc). Caso queira entender mais sobre a solução de controle de ponto da mywork, clique aqui e fale conosco!