Qual o jeito mais barato de fazer o registro de ponto?

Todos sabemos como as pequenas e médias empresas do Brasil precisam fazer um controle forte das suas despesas para manter o negócio saudável, seja ele um restaurante, uma academia, um posto de gasolina ou uma loja de roupas. Não bastam as dificuldades naturais de ter um negócio próprio, como fazer a gestão de pessoas, há também uma série de regras legais que precisam ser cumpridas para manter a empresa em operação.

Fazer o registro de ponto de funcionários é uma dessas obrigações trabalhistas que todas as empresas com mais de 10 funcionários precisam obrigatoriamente fazer. E nada mais natural que buscar economizar na hora de contratar um sistema de registro de ponto.

Há hoje diversas maneiras de se fazer o registro de ponto dos funcionários: livro de ponto, relógio de ponto, ponto via web entre muitos outros. No entanto, cada sistema tem suas vantagens e desvantagens e cada empresa tem a sua realidade específica.

Por isso, às vezes, pode ser difícil fazer a comparação puramente no preço. Nós da mywork resolvemos, então, criar esse guia para tentar comparar as soluções do mercado e facilitar a vida do gestor.

Premissas gerais de cálculo

Para começar, assumimos que a empresa em busca de uma solução de registro de ponto tem 20 funcionários. Para melhorar a comparação entre os métodos de registro de ponto, fizemos todos os custos com base no custo por funcionário por mês.

Assumimos que todos os custos fixos (ex: relógios de ponto) terão seus custos divididos em 24x (ou seja, se custarem R$2.400 para compra, isso equivaleria a R$100 por mês).

Compararemos 4 métodos de controle de ponto: Livro de ponto, Relógio de ponto cartográfico, Relógio de ponto biométrico e sistema de registro de ponto online (via web e aplicativo): 

Custo do equipamento de controle de ponto

O primeiro grande custo de um sistema de registro de ponto é o equipamento em que ele é feito. A escolha do dispositivo de registro de ponto também é influenciada pelas necessidades que a empresa tem:

Livro de ponto

Um livro de ponto custa na faixa de R$15. Eles têm em média 320 páginas com 30 pontos cada. Isso dá um total de 9600 pontos registrados.

Como cada funcionário faz o registro de ponto pelo menos 4 vezes ao dia (entrada, saída e ida e volta do almoço), 20 funcionários usariam o livro completamente em 4 meses. Por mês, o livro custa então R$3,75. Por funcionário o valor fica R$0,19.

Custo por funcionário por mês: R$0,19

Relógio de ponto cartográfico

Um relógio de ponto cartográfico costuma ser mais barato que um relógio de ponto biométrico. Contudo, ele ainda fica na faixa de R$350 por equipamento.

Assumindo 2 anos de uso, por mês isso equivale a R$14,58. Dividindo esse custo por 20 funcionários chegamos ao número de R$0,73.

Custo por funcionário por mês: R$0,73

Relógio de ponto biométrico

Há relógios de ponto biométricos no mercado que variam de R$500 a R$3000 dependendo das suas funcionalidades e durabilidade. Os modelos mais comuns de qualidade satisfatória têm saído por R$1.800. Assumindo que durem 2 anos, por mês isso equivale a R$75. Dividindo isso por 20 funcionário, chegamos ao valor de R$7,50.

Custo por funcionário por mês: R$3,75

Registro de ponto online

Neste caso, não há a necessidade de se comprar nenhum equipamento, da que todo o registro de ponto é feito online, tanto por um computador ou celular. Algumas empresas preferem ainda comprar um tablet e prendê-lo em um local de fácil acesso para o registro de ponto.

Contudo, isso não é estritamente necessário. Os funcionários podem fazer o controle no próprio computador ou celular.

Custo por funcionário por mês: R$0,00

Custo dos insumos

A maioria dos sistemas de controle de ponto precisam de alguns produtos a mais para que possam ser utilizados todos os dias. Esse custo precisa ser levado em conta porque pode representar uma porcentagem considerável do custo total do sistema:

Livro de Ponto

Não há nenhum grande custo de insumo para o uso de um livro de ponto. No máximo uma caneta disponível para os funcionários utilizarem. Como o valor é irrisório vamos assumir que este custo é R$0.

Custo por funcionário por mês: R$0,00

Relógio de ponto cartográfico

Para fazer o controle de ponto via relógio de ponto cartográfico é necessário a aquisição de cartões de ponto. 100 unidades de cartão de ponto tem um custo de cerca de R$20.

Cada cartão pode ser utilizado por 3 semanas. Ou seja, um funcionário utiliza 1 cartão mais um terço de outro todos os meses. Cada cartão tem um custo de R$0,20. Logo, o custo para cada funcionário por mês é de R$0,27.

Custo por funcionário por mês: R$0,27

Relógio de ponto biométrico

Para a grande maioria dos relógios de ponto biométricos há a necessidade de constantemente colocar bobinas. Essas bobinas duram mais ou menos 10.000 pontos (bobinas de 300 metros) e custam em torno de R$25.

Ou seja, da mesma forma que o livro de ponto, no caso da nossa empresa de 20 funcionários, ela duraria cerca de 4 meses. O custo por mês é de R$6,25. Dividindo este valor pelos 20 funcionários temos R$0,31

Custo por funcionário por mês: R$0,31

Registro de ponto online

Como o sistema de registro de ponto online funciona 100% na web, não há nenhum tipo de custo para coloca-lo para funcionar com exceção de uma conexão com a internet.

Custo por funcionário por mês: R$0,00

Tratamento de ponto

É inevitável que haja erros no registro de ponto de funcionários.

Seja por esquecimento ou até mesmo uma rasura no livro de ponto, os erros precisam ser eventualmente corrigidos para que o contador possa processar as informações e elabora a contabilidade e folha de pagamento da empresa. Este processo pode ser tanto manual ou digital:

Livro de Ponto e Relógio de Ponto cartográfico

Ambas as soluções exigem que se compile manualmente os pontos batidos ao final do mês. Muitos responsáveis pelo DP e donos de negócio utilizam planilhas de excel para fazer isso.

Compilar essas informações, ajustar os erros e coletar a assinatura dos funcionários consome pelo menos 1 dia de trabalho de um funcionário.

Assumindo que esse funcionário tem um salário de R$2.000 que, com encargos, se torna um custo de R$3.000 ao final do mês, o dia de trabalho dele custa R$143 (assumindo 21 dias úteis) que poderia ser alocado para outra atividade. Dividindo pelo número de funcionários na empresa, o custo fica R$7,14.

Custo por funcionário por mês: R$7,14

Relógio de ponto biométrico

Relógios de ponto biométricos e também alguns outros mais modernos costumam possuir integrações com sistemas específicos de tratamento de ponto. A mensalidade deles gira em torno de R$70, mas faz com que o trabalho de tratar o ponto seja muito mais rápido (feito em 1 hora).

Assumindo o mesmo salário do responsável, 1 hora de trabalho tem um custo de R$17,85. Somado ao R$70 do sistema e dividido pelo número de funcionários, temos um custo de R$4,39 por funcionário por mês.

Custo por funcionário por mês: R$4,39

Registro de ponto online

Em geral, os sistemas de registro de ponto online não cobram a mais pelo sistema de tratamento de ponto. Tudo fica incluso em uma mensalidade. Contudo, há ainda o custo da 1 hora de trabalho do funcionário responsável pelo tratamento do ponto. Este custo é também de R$17,85 que, dividido em 20, fica R$0,89.

Custo por funcionário por mês: R$0,89

Mensalidade

Os modelos tradicionais de registro de ponto não costumam cobrar uma mensalidade. Já os sistemas modernos de registro de ponto online costumam basear seu negócio em uma cobrança mensal por funcionário:

Livro de ponto, relógio de ponto cartográfico e relógio de ponto biométrico

Não há cobrança de mensalidade.

Custo por funcionário por mês: R$0,00

Registro de ponto online

Costuma-se cobrar um valor por funcionário por mês. Nós aqui da mywork cobramos R$6 por funcionário por mês para uma empresa com 20 funcionários (R$120 por mês).

Custo por funcionário por mês: R$6,00

Conserto e aferição

Relógios de ponto tradicionais infelizmente apresentam defeitos que precisam ser corrigidos e tem um custo:

Livro de Ponto e Registro de ponto online

Não precisam de nenhum tipo de conserto.

Custo por funcionário por mês: R$0,00

Relógio de ponto cartográfico e relógio de ponto biométrico

Assumindo que haverá a necessidade de, ao menos uma vez ao ano, solicitar a presença de um reparo ou aferição da máquina de ponto, esse custo precisa ser incorporado na hora de fazer a conta. É complicado estimar pois o tipo de problema pode variar muito.

Contudo, um conserto que custe R$250 é um valor razoável para uma estimativa. Isso equivale a R$20,83 por mês e R$1,04 por funcionário/mês.

Custo por funcionário por mês: R$1,04

Custo com erros, fraudes e processos trabalhistas

Talvez este seja o custo mais difícil de se colocar na conta já que ele pode variar muito. Já ouvimos relatos de empresas de 30 funcionários que chegavam a gastar R$30.000 com processos trabalhistas todos os anos. Eliminar fraudes e processos trabalhistas é um trabalho duro, mas minimizá-los é bem possível com um sistema adequado:

Livro de ponto

Talvez o método de controle de ponto menos seguro que há. Não há grandes controles nem garantias dos dados preenchidos.

Vamos assumir, conservadoramente, que o custo de erros, fraudes e processos trabalhistas neste caso seja de um salário de um funcionário médio por ano. Isso seria o equivalente a R$2.000 no nosso caso. Por mês e por funcionário este custo ficaria da ordem de R$8,33.

Custo por funcionário por mês: R$8,33

Relógio de ponto cartográfico

Já é mais seguro que o livro de ponto, mas ainda dá margem para fraudes como o compartilhamento de cartões. Vamos assumir que o risco de fraudes é metade do livro de ponto.

Custo por funcionário por mês: R$4,16

Relógio de ponto biométrico

Minimiza o número fraudes fortemente pois a verificação da pessoa é boa. Contudo, ainda não oferece um sistema que alerte o gestor em tempo real quanto a pontos batidos fora do horário, por exemplo. Vamos assumir que o custo é metade do relógio cartográfico.

Custo por funcionário por mês: R$2,08

Registro de ponto online

O que há de mais moderno em termos de controle de fraude. O sistema tipicamente inclui controle do ponto por IP, geolocalização, digital e/ou foto.

Além disso, o sistema alerta o gestor quanto a pontos batidos em horários atípicos ou com potencial erro (pontos duplicados), minimizando o potencial de erros e pagamento de horas extras em excesso, por exemplo.

Vamos assumir que ele diminui o custo com fraude em 20% em cima do relógio de ponto biométrico.

Custo por funcionário por mês: R$1,66

Resultado final

Depois de todos esses cálculos chegamos ao resultado final:

Apesar de parecer o mais barato, o livro de ponto pode não valer a pena no longo prazo dado o seu potencial para causar erros, fraudes e processos trabalhistas. O registro de ponto online tende a ser o mais barato, mesmo considerando a sua mensalidade.

Contudo, é importante que sua empresa faça essa conta para a sua empresa, pois os números podem variar significativamente.

Também é necessário levar em conta outros benefícios que cada solução pode trazer (menos perda de tempo, paz de espírito, rapidez na instalação etc). Caso queira entender mais sobre a solução de controle de ponto da mywork, clique aqui e fale conosco!