Índice de Absenteísmo: como funciona?

Você já ouviu falar em índice de absenteísmo?

Toda empresa passa por situações em que os colaboradores se atrasam, saem mais cedo ou até mesmo faltam ao trabalho. Isso é natural em toda organização e, em circunstâncias normais e esporádicas, tais acontecimentos não impactam fortemente o cotidiano das empresas. No entanto, quando atrasos e ausências começam a se tornar rotineiros e o cumprimento da jornada de trabalho passa a ser desrespeitado, é importante que os gestores responsáveis pelo acompanhamento das jornadas busquem soluções para o problema, para evitar altos índices de absenteísmo.

Vários fatores são levados em consideração para que uma empresa tenha sucesso e destaque no mercado e um dos principais é o nível de comprometimento, qualidade e produtividade das equipes. 

As atividades empresariais são complexas e exigem que os profissionais repartam tarefas e funções entre si, de forma que cada um deles fique responsável por uma parte de tais atividades que, no final, trarão o resultado final para a empresa. No entanto, para o sucesso da organização, é comum que os funcionários também trabalhem em um regime colaborativo, no qual um apoie e ajude o outro, dentro do possível.

Esse é um processo que exige muita confiança e dedicação, pois desvios eventuais em relação à execução eficiente das tarefas podem comprometer os resultados financeiros da empresa. Se um dos membros da equipe passa a faltar excessivamente no trabalho, seus colegas ficarão sobrecarregados, o que pode impactar negativamente tanto no desempenho das tarefas quanto na motivação do time.

Se esta é uma situação recorrente na empresa, é necessário que os gestores e chefes de RH tenham ciência de tal problema e de suas causas, pois um alto índice de ausências, também chamado de índice de absenteísmo, pode culminar em redução dos lucros e, consequentemente, na diminuição de produtividade de toda a empresa.

Por isso, é importante que o departamento de Recursos Humanos esteja atento aos problemas causados pelo alto índice de absenteísmo nas empresas e elaborem estratégias eficientes para combatê-lo, de forma a reunir esforços para solucionar tais situações. Acompanhar o índice de absenteísmo e criar estratégias para reduzi-lo, portanto, deve ser uma tarefa do profissional de RH e dos gestores responsáveis pelo Departamento Pessoal.

Pensando na importância de se entender o que é o índice de absenteísmo nas empresas e como é possível controlá-lo (ou até mesmo zerá-lo), a mywork elaborou este artigo com tudo que você precisa saber sobre o índice de absenteísmo. Leia mais!

O que é absenteísmo?

O absenteísmo caracteriza-se como o ato de se abster, ou seja, se ausentar. O absenteísmo no trabalho é conceituado como a ausência do funcionário em seu local de trabalho, ou seja, é quanto um colaborador não está presente no trabalho por conta de faltas, atrasos ou saídas antecipadas. O colaborador absenteísta, portanto, é aquele que não está assíduo, que tem muitas faltas e se atrasa com frequência. 

Já o índice de absenteísmo é uma métrica que aponta as ausências em relação ao total de horas que seriam trabalhadas em um determinado período de tempo. Em outras palavras, caracteriza-se como o percentual das faltas e atrasos durante um certo período, e pode ser calculado com base nos atrasos e faltas de apenas um colaborador ou de uma equipe inteira, tudo depende do objetivo da análise.

Vale ressaltar que o índice de absenteísmo não diferencia faltas e atrasos justificados ou injustificados, ou seja, todo tipo de ausência, com exceção do período de férias, é considerado como absenteísmo, incluindo:

• Licença maternidade;
• Afastamento por atestado médico;
• Afastamento pelo INSS;
• Ausência por motivos particulares;
• Faltas não justificadas;
• etc.

Assim, o índice de absenteísmo avalia se o número de ausências é alto ou baixo dentro da empresa, podendo servir, também, como um indicador de outros problemas que acontecem dentro da empresa. De forma geral, um baixo índice de absenteísmo indica equipes mais presentes e funcionários que apresentam índices destoantes do restante da equipe podem estar enfrentando problemas relacionados à tensões e situações pessoais ou podem não estar prontos para fazer parte daquele time. É papel do gestor investigar as causas do problema, de forma a tentar minimizá-lo.

Se, por outro lado, o índice de absenteísmo é alto em toda a equipe, isso é um indicativo de que alguma coisa está errada. O gestor deve avaliar políticas internas relacionadas à gestão de pessoas, à qualidade de vida no trabalho, às tarefas executadas por cada time, etc.

Qual é o risco que um índice de absenteísmo alto gera?

Os trabalhadores são um dos recursos mais valiosos de uma empresa, pois são responsáveis pela idealização, execução e aperfeiçoamento de muitos processos internos da organização, independente da complexidade de tais processos. Assim, a presença dos funcionários no ambiente de trabalho nos dias e horários acordados em contrato é essencial para que os objetivos da organização sejam atendidos, para que os ciclos de atividades não sejam comprometidos.

Uma alta taxa de absenteísmo é um dos primeiros indicativos de um possível aumento no índice de turnover, pois o descontentamento com o trabalho que resulta na falta de compromisso com horários e assiduidade é um alerta para possíveis desligamentos da empresa.

Além disso, quando um colaborador precisa se ausentar da empresa, independente do motivo, a organização continua a realizar uma série de pagamentos ao profissional, como remuneração, FGTS, etc., sem que haja a prestação de serviço do funcionário durante o período da ausência, o que acaba gerando custos. Ademais, um alto índice de absenteísmo nas empresas também pode gerar:

• diminuição da qualidade do clima empresarial;
• aumento de demandas e, consequentemente, de estresse das equipes;
• insatisfação e conflitos entre as equipes;
• falhas operacionais;
• aumento no índice de turnover;
• propagação de imagem negativa da empresa entre os clientes; 

Quais são as principais causas de absenteísmo no trabalho?

Anteriormente, citamos algumas situações que se enquadram como absenteísmo nas empresas, como licença maternidade, afastamentos médicos, motivos particulares, etc. No entanto, é importante lembrarmos que há uma série de situações empresariais que podem motivar o absenteísmo. Dentre elas, destacamos:

• Falta de infraestrutura: falta de instalações adequadas ou equipamentos necessários para a realização das tarefas propostas podem fazer com que os colaboradores se sintam impossibilitados e descomprometidos com suas funções e com o sucesso da empresa, resultando em ausências;
• Liderança deficiente ou autoritária: o modelo de liderança seguido na empresa pode ser um fator determinante para a assiduidade dos colaboradores na empresa. Um líder que não incentive e adote a postura que exige de seus subordinados dificilmente cria uma imagem inspiradora e de confiança, podendo se tornar autoritário com muita facilidade, o que geralmente resulta no afastamento dos demais profissionais. Isso pode fazer com que os colaboradores se afastem do ambiente de trabalho, o que aumenta o índice de absenteísmo.
• Problemas de segurança no trabalho: acidentes de trabalho e doenças ocupacionais também são causas de ausência e afastamento do trabalho.
• Desmotivação: a desmotivação pode ter várias origens, desde as condições insatisfatórias no ambiente de trabalho até a impossibilidade de cumprir metas inatingíveis propostas pela empresa. Tais situações podem diminuir o nível de engajamento dos colaboradores com suas atividades e resultar em atrasos e faltas.
• Clima organizacional: o clima organizacional pode ter grande impacto na assiduidade dos funcionários. Um ambiente barulhento ou que seja sempre permeado por brigas e fofocas pode gerar conflitos e, consequentemente, desmotivar os colaboradores.
• Dificuldades de locomoção: como nem todos os colaboradores moram perto da empresa, o percurso até o local de trabalho pode levar horas, ainda mais se considerarmos atrasos no transporte e imprevistos. Isso pode resultar em atrasos que impactam no índice de absenteísmo da empresa.
• Falta de programas de incentivo: há casos em que os colaboradores se sentem mais motivados a executar suas tarefas e cumprirem horários se algum estímulo extra é oferecido. Nesses casos, é interessante que a empresa ofereça bonificações ou outros tipos de premiação para os colaboradores que apresentam os melhores níveis de assiduidade.

Como calcular o índice de absenteísmo na empresa?

Idealmente, por se tratar das ausências, o índice de absenteísmo nas empresas deveria ser 0%. No entanto, como situações em que o colaborador precisa se ausentar são naturais, as taxas de absenteísmo costumam girar entre 3% nas organizações.

Para calcular o índice de absenteísmo, é necessário, em primeiro lugar, ter mensurado quantos dias são trabalhados por mês. Esse valor deverá ser multiplicado pelo número de funcionários que realizam a mesma jornada de trabalho, o que resulta na quantidade líquida de horas de produtividade.

A seguir, deve-se reunir todos os atrasos, saídas antecipadas e faltas, independente se há justificativa para tais acontecimentos ou não, calculando esses valores em horas. Isso representará o total de horas de absenteísmo.

O índice final, por último, é o resultado da divisão do total de horas de absenteísmo pela quantidade líquida de horas de produtividade. O resultado obtido dessa divisão é o índice de absenteísmo da empresa no período analisado.

Outra forma de calcular o índice de absenteísmo é pela fórmula:

Como diminuir as taxas de absenteísmo na empresa?

A mywork elencou algumas dicas que podem contribuir para a diminuição das taxas de absenteísmo:

• Cuidado com o clima da organização: isso contribui para a satisfação interna e para a determinação dos colaboradores, que serão motivados a atingir os resultados propostos de maneira solidária;
• Atenção com a saúde ocupacional: essa prática poupa muitos recursos financeiros relacionados à indenizações, além de evitar acidentes e afastamentos.
• Boas condições de trabalho: desde a infraestrutura até a política de benefícios ao trabalhador, ao cuidar de seus profissionais, a empresa investe na qualidade de vida dos colaboradores e os estimula ao trabalho;
• Uso de aplicativos de gestão: implementar o controle de faltas e atrasos é uma maneira valiosa de gerenciar o absenteísmo nas empresas. Uma alternativa interessante para realizar esse acompanhamento de horários é investir em soluções de controle de ponto nas empresas, de forma a gerir a jornada de trabalho dos colaboradores. A mywork é uma solução de controle de ponto online que permite que os gestores acompanhem os pontos batidos pelos funcionários em tempo real e ainda tenham acesso às faltas, atrasos e bancos de horas dos colaboradores, o que é extremamente importante para calcular o índice de absenteísmo nas empresas.

Para testar o controle de ponto online da mywork basta clicar aqui.