A incidência de impostos sobre folha de pagamento não é novidade para aqueles que trabalham diretamente com a elaboração desse documento, pois realizar o fechamento da folha é uma atividade que faz parte das rotinas de qualquer departamento pessoal.
O processamento correto da folha tem um impacto muito grande em todo o negócio, pois é através desse documento que não apenas os gestores podem fazer o acompanhamento das despesas tidas com o pagamento de salários dos colaboradores, mas também é por meio da folha de pagamento que todos os impostos referentes às atividades da organização são provisionados e pagos.
A incidência de impostos sobre folha de pagamento é um fator muito importante para garantir a regularidade contábil e fiscal dos negócios e é muito importante que os gestores do departamento de Recursos Humanos tenham conhecimento a respeito das minúcias do cálculo de impostos para o processamento adequado da folha de pagamento.
Dessa maneira, a empresa deve ter muito cuidado e muita atenção ao imputar os impostos sobre folha de pagamento, pois isso assegura a regularidade das atividades e evita multas e processos trabalhistas decorrentes ao mau processamento dos encargos.
Embora o processamento de impostos sobre folha de pagamento seja uma atividade crucial para garantir que a organização está funcionando dentro das regras legislativas, sabemos que nem sempre os responsáveis por essa atividade têm conhecimento a respeito de todos os encargos que devem ser considerados.
Por isso, a mywork está aqui para ajudar. Neste artigo, você vai encontrar explicações detalhadas a respeito do processamento de folha, bem como uma lista de todos os impostos e encargos que devem ser provisionados e dispostos sobre a folha de pagamento que é fechada ao final de cada mês.
Quer saber mais? Então continue com a leitura para entender mais a respeito dos impostos sobre folha de pagamento!
O processamento da folha de pagamento é uma tarefa obrigatória para todas as empresas, determinada pelo artigo 464 da Consolidação das Leis do Trabalho e pelo artigo 255 do decreto 3048/1999. A folha de pagamento discrimina o salário bruto e o salário líquido que os trabalhadores receberão a cada mês, além de ter uma função operacional, contábil e fiscal.
É através da folha de pagamento que a empresa pode comprovar uma série de processos obrigatórios, como o pagamento de salários, verbas trabalhistas e benefícios, bem como o recolhimento de impostos relacionados à atividade da organização. Tudo isso ajuda a evitar problemas trabalhistas e diminui drasticamente os valores pagos em multas e indenizações. Ao mesmo tempo, para os colaboradores, a folha de pagamento funciona como um comprovante de renda em processos de financiamento e para a abertura de crédito, por exemplo, além de ser um documento obrigatório para o pedido de aposentadoria.
Como mencionamos, há uma série de impostos vinculados à folha de pagamento das empresas que devem ser recolhidos e pagos corretamente para evitar problemas trabalhistas e multas. A ideia é que os impostos e encargos sociais custeiem as necessidades dos trabalhadores e sejam investidos em melhorias no país como um todo, uma vez que, idealmente, os impostos exercem uma função social para com o bem-estar da população.
O não recolhimento dos impostos pode colocar a empresa em dificuldades trabalhistas e tributárias junto ao Governo Federal e, por essa razão, é importante realizar esse processo de maneira correta. É essencial que os responsáveis pelo fechamento da folha de pagamento armazenem os documentos e comprovantes da folha em casos de problemas trabalhistas.
A seguir, você poderá entender com mais profundidade quais são os principais impostos sobre folha de pagamento, bem como seus valores. Vamos lá?
O pagamento do INSS deve ser descontado pela empresa na folha de pagamento. O INSS é o órgão responsável pelo recebimento de aposentadorias e de outros benefícios concedidos ao trabalhador que contribui para a Previdência Social, com exceção de servidores públicos.
Entre tais benefícios estão: aposentadoria (seja por tempo de contribuição, por idade ou por invalidez), pensão por morte, auxílio-doença, salário família, salário maternidade, auxílio-acidente, reabilitação profissional e 13° salário. Para o desconto para o Instituto Nacional do Seguro Social, as seguintes regras deverão ser respeitadas, usando como base o salário bruto dos colaboradores:
Os valores percentuais que são descontados sofrem alterações toda vez que há mudanças no valor do salário mínimo e são divulgados pelo próprio INSS.
O FGTS é um fundo de amparo ao trabalhador criado para ser utilizado em casos de demissão sem justa causa. O valor do FGTS é recolhido todo mês pela empresa e depositado em uma conta da Caixa Econômica Federal criada para cada trabalhador.
O FGTS tem um alíquota fiz de contribuição de 8% sobre o salário bruto para colaboradores celetistas e 2% para jovem aprendiz. ficando este sob responsabilidade do empregador. Caso seja demitido da empresa sem justa causa, o colaborador tem direito a sacar o valor total da conta do FGTS.
Há outras situações em que o trabalhador pode usar o valor do FGTS, como por exemplo:
Vale ressaltar que o valor não é descontado da remuneração do trabalhador,mas apesar de não ser um desconto em folha, o FGTS precisa constar na folha de pagamento como uma forma de garantir ao trabalhador que o valor está sendo depositado corretamente. É importante que o profissional entenda como funciona o cálculo de rescisão contratual e também sobre quais são os seus direitos com o FGTS.
O RAT é uma contribuição da previdência específica, que foi criada para custear o tratamento de acidentes de trabalho ou doenças que se desenvolveram devido às condições da atividade exercida pelo trabalhador (as chamadas doenças ocupacionais).
O percentual de alíquota da contribuição varia de acordo com a periculosidade do trabalho que é feito pelo colaborador na empresa, ou seja, quanto maior o risco para o trabalhador, maior é a alíquota.
De forma geral, as alíquotas são calculadas sobre o total da remuneração do colaborador no decorrer do mês e são categorizadas da seguinte forma:
Há também o Fator Acidentário de Prevenção (FAP), que muda de acordo com a classificação Nacional de Atividades Econômicas (CNAE). Esse tributo pode ser alterado de acordo com as chances de ocorrerem riscos e acidentes em um estabelecimento.
Por regra, as empresas que registram números maiores de acidentes de trabalho ou doenças ocupacionais pagarão mais. Ao mesmo tempo, o FAP aumenta as bonificações das empresas que registram menos acidentes.
O IRRF é aquele recolhido dos contribuintes que recebem alguma renda. Quando um profissional tem carteira assinada, o valor do IRRF já é descontado direto na folha de pagamento, ou seja, o desconto é de responsabilidade do empregador.
Para isso, são reduzidos do salário bruto do colaborador o INSS, os atrasos, as faltas, etc., e o valor restante é a base de incidência do imposto de renda retido na fonte. A partir desta base, utiliza-se a tabela de descontos do IRRF, definida pelo Governo Federal, para que se verifique em qual faixa a base de incidência do colaborador se encontra.
A partir daí, são descontados valores entre 7,5%, 15%, 22,5% e 27,5%, conforme tabela a seguir.
| Base de cálculo | Alíquota | Dedução |
| de 0,00 até 1.903,98 | isento | 0,00 |
| de 1.903,99 até 2.826,65 | 7,50% | 142,80 |
| de 2.826,66 até 3.751,05 | 15,00% | 354,80 |
| de 3.751,06 até 4.664,68 | 22,50% | 636,13 |
| a partir de 4.664,68 | 27,50% | 869,36 |
O salário-família é um benefício que é concedido ao trabalhador de baixa renda pela Previdência Social, quando este trabalhador tem filhos de até 14 anos (ou de qualquer idade em casos de deficiência). O pagamento deste benefício é feito de acordo com o salário que é recebido pelo colaborador e os dois pais têm direito ao salário família se receberem até R$ 859,89 ou entre R% 859,89 e R$ 1292,43.
O Sistema S é o nome dado ao conjunto de entidades administradas por federações e confederações patronais voltadas para o treinamento profissional, consultoria, pesquisa, assistência social e técnica. São elas:
Em abril de 2020, o Superior Tribunal de Justiça determinou que a base de cálculo de contribuições para o Sistema S deve ser limitado ao valor de até 20 salários mínimos. As contribuições abrangidas pelo Sistema S e suas respectivas alíquotas são:
As alíquotas variam de acordo com o tipo de contribuinte, definidos pelo seu enquadramento no código Fundo Previdência e Assistência Social (FPAS).
As empresas que são tributadas pelo Lucro Presumido e pelo Lucro Real também devem recolher 20% de contribuição previdenciária patronal sobre o total da folha de pagamento da organização, além do RAT e FAP. Dependendo da atividade da empresa, a incidência do cálculo pode ser feita através da receita bruta.
Para saber quanto será pago, basta fazer o seguinte cálculo:
20% do INSS + (RAT * FAP).
Você deve ter percebido que entender bem os principais impostos que são atrelados à folha de pagamento é uma forma de compreender a legislação de maneira correta e assertiva, garantindo que todas as obrigações referentes ao recolhimento de impostos sobre folha de pagamento estão sendo feitas de maneira correta e repassadas aos trabalhadores.
É importante, portanto, que seu departamento de Recursos Humanos tenha profundo conhecimento a respeito destes processos e estejam em dia com as rotinas da empresa e com a agenda tributária referente ao fechamento da folha de pagamento. Para te ajudar no processo de fechamento da folha de pagamento, a mywork conta com uma solução completa de gestão de ponto e controle de banco de horas, adicionais, controle de faltas, abonos e férias, para tornar a coordenação de suas rotinas muito mais ágeis.
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