Quais são os impostos sobre folha de pagamento?

A incidência de impostos sobre folha de pagamento não é novidade para aqueles que trabalham diretamente com a elaboração desse documento, pois realizar o fechamento da folha é uma atividade que faz parte das rotinas de qualquer departamento pessoal.

O processamento correto da folha tem um impacto muito grande em todo o negócio, pois é através desse documento que não apenas os gestores podem fazer o acompanhamento das despesas tidas com o pagamento de salários dos colaboradores, mas também é por meio da folha de pagamento que todos os  impostos referentes às atividades da organização são provisionados e pagos.

A incidência de impostos sobre folha de pagamento é um fator muito importante para garantir a regularidade contábil e fiscal dos negócios e é muito importante que os gestores do departamento de Recursos Humanos tenham conhecimento a respeito das minúcias do cálculo de impostos para o processamento adequado da folha de pagamento.

Dessa maneira, a empresa deve ter muito cuidado e muita atenção ao imputar os impostos sobre folha de pagamento, pois isso assegura a regularidade das atividades e evita multas e processos trabalhistas decorrentes ao mau processamento dos encargos.

Embora o processamento de impostos sobre folha de pagamento seja uma atividade crucial para garantir que a organização está funcionando dentro das regras legislativas, sabemos que nem sempre os responsáveis por essa atividade têm conhecimento a respeito de todos os encargos que devem ser considerados. 

Por isso, a mywork está aqui para ajudar. Neste artigo, você vai encontrar explicações detalhadas a respeito do processamento de folha, bem como uma lista de todos os impostos e encargos que devem ser provisionados e dispostos sobre a folha de pagamento que é fechada ao final de cada mês.

Quer saber mais? Então continue com a leitura para entender mais a respeito dos impostos sobre folha de pagamento!

O que diz a lei sobre o cálculo da folha de pagamento e por que ela é importante?

O processamento da folha de pagamento é uma tarefa obrigatória para todas as empresas, determinada pelo artigo 464 da Consolidação das Leis do Trabalho e pelo artigo 255 do decreto 3048/1999. A folha de pagamento discrimina o salário bruto e o salário líquido que os trabalhadores receberão a cada mês, além de ter uma função operacional, contábil e fiscal. 

É através da folha de pagamento que a empresa pode comprovar uma série de processos obrigatórios, como o pagamento de salários, verbas trabalhistas e benefícios, bem como o recolhimento de impostos relacionados à atividade da organização. Tudo isso ajuda a evitar problemas trabalhistas e diminui drasticamente os valores pagos em multas e indenizações. Ao mesmo tempo, para os colaboradores, a folha de pagamento funciona como um comprovante de renda em processos de financiamento e para a abertura de crédito, por exemplo, além de ser um documento obrigatório para o pedido de aposentadoria. 

Quais são os impostos sobre folha de pagamento que devem ser pagos pela empresa?

Como mencionamos, há uma série de impostos vinculados à folha de pagamento das empresas que devem ser recolhidos e pagos corretamente para evitar problemas trabalhistas e multas. A ideia é que os impostos e encargos sociais custeiem as necessidades dos trabalhadores e sejam investidos em melhorias no país como um todo, uma vez que, idealmente, os impostos exercem uma função social para com o bem-estar da população.

O não recolhimento dos impostos pode colocar a empresa em dificuldades trabalhistas e tributárias junto ao Governo Federal e, por essa razão, é importante realizar esse processo de maneira correta. É essencial que os responsáveis pelo fechamento da folha de pagamento armazenem os documentos e comprovantes da folha em casos de problemas trabalhistas.

A seguir, você poderá entender com mais profundidade quais são os principais impostos sobre folha de pagamento, bem como seus valores. Vamos lá?

• Instituto Nacional do Seguro Social (INSS)

O pagamento do INSS deve ser descontado pela empresa na folha de pagamento. O INSS é o órgão responsável pelo recebimento de aposentadorias e de outros benefícios concedidos ao trabalhador que contribui para a Previdência Social, com exceção de servidores públicos.

Entre tais benefícios estão: aposentadoria (seja por tempo de contribuição, por idade ou por invalidez), pensão por morte, auxílio-doença, salário família, salário maternidade, auxílio-acidente, reabilitação profissional e 13° salário. Para o desconto para o Instituto Nacional do Seguro Social, as seguintes regras deverão ser respeitadas, usando como base o salário bruto dos colaboradores:

• até R$ 1.045,00 — alíquota de 7,5%;
• de R$ 1.045,01 até R$ 2.089,60 — alíquota de 9%;
• de R$ 2.089,61 até R$ 3.134,40 — alíquota de 12%;
• de R$ 3.134,41 até R$ 6.101,06 — alíquota de 14%.
• Acima de R$ 6.101,06, o valor máximo para a contribuição para o INSS é de R$ 713,08 fixo.

Os valores percentuais que são descontados sofrem alterações toda vez que há mudanças no valor do salário mínimo e são divulgados pelo próprio INSS.

• Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS)

O FGTS é um fundo de amparo ao trabalhador criado para ser utilizado em casos de demissão sem justa causa. O valor do FGTS é recolhido todo mês pela empresa e depositado em uma conta da Caixa Econômica Federal criada para cada trabalhador.

O FGTS tem um alíquota fiz de contribuição de 8% sobre o salário bruto para colaboradores celetistas e 2% para jovem aprendiz. ficando este sob responsabilidade do empregador. Caso seja demitido da empresa sem justa causa, o colaborador tem direito a sacar o valor total da conta do FGTS.

Há outras situações em que o trabalhador pode usar o valor do FGTS, como por exemplo:

• Financiamento do primeiro imóvel junto à Caixa Econômica;
• Aposentadoria;
• Doenças graves;
• Amortização de dívidas de contrato habitacional.

Vale ressaltar que o valor não é descontado da remuneração do trabalhador,mas apesar de não ser um desconto em folha, o FGTS precisa constar na folha de pagamento como uma forma de garantir ao trabalhador que o valor está sendo depositado corretamente. É importante que o profissional entenda como funciona o cálculo de rescisão contratual e também sobre quais são os seus direitos com o FGTS.

• Risco Ambiental no Trabalho (RAT)

O RAT é uma contribuição da previdência específica, que foi criada para custear o tratamento de acidentes de trabalho ou doenças que se desenvolveram devido às condições da atividade exercida pelo trabalhador (as chamadas doenças ocupacionais).

O percentual de alíquota da contribuição varia de acordo com a periculosidade do trabalho que é feito pelo colaborador na empresa, ou seja, quanto maior o risco para o trabalhador, maior é a alíquota.

De forma geral, as alíquotas são calculadas sobre o total da remuneração do colaborador no decorrer do mês e são categorizadas da seguinte forma:

• Empresas com risco mínimo à integridade do trabalhador – alíquota de 1%
• Empresas com risco médio à integridade do trabalhador – alíquota de 2%
• Empresas com risco grave à integridade do trabalhador – alíquota de 3%

Há também o Fator Acidentário de Prevenção (FAP), que muda de acordo com a classificação Nacional de Atividades Econômicas (CNAE). Esse tributo pode ser alterado de acordo com as chances de ocorrerem riscos e acidentes em um estabelecimento. 

Por regra, as empresas que registram números maiores de acidentes de trabalho ou doenças ocupacionais pagarão mais. Ao mesmo tempo, o FAP aumenta as bonificações das empresas que registram menos acidentes. 

• Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF)

O IRRF é aquele recolhido dos contribuintes que recebem alguma renda. Quando um profissional tem carteira assinada, o valor do IRRF já é descontado direto na folha de pagamento, ou seja, o desconto é de responsabilidade do empregador.

Para isso, são reduzidos do salário bruto do colaborador o INSS, os atrasos, as faltas, etc., e o valor restante é a base de incidência do imposto de renda retido na fonte. A partir desta base, utiliza-se a tabela de descontos do IRRF, definida pelo Governo Federal, para que se verifique em qual faixa a base de incidência do colaborador se encontra.

A partir daí, são descontados valores entre 7,5%, 15%, 22,5% e 27,5%, conforme tabela a seguir.

• Salário-família

O salário-família é um benefício que é concedido ao trabalhador de baixa renda pela Previdência Social, quando este trabalhador tem filhos de até 14 anos (ou de qualquer idade em casos de deficiência). O pagamento deste benefício é feito de acordo com o salário que é recebido pelo colaborador e os dois pais têm direito ao salário família se receberem até R$ 859,89 ou entre R% 859,89 e R$ 1292,43.

• Contribuições do Sistema S

O Sistema S é o nome dado ao conjunto de entidades administradas por federações e confederações patronais voltadas para o treinamento profissional, consultoria, pesquisa, assistência social e técnica. São elas:

• Serviço Social da Indústria (Sesi); 
• Serviço Nacional de Aprendizagem Industrial (Senai); 
• Serviço Social do Comércio (Sesc); 
• Serviço Nacional de Aprendizagem do Comércio (Senac);
• Serviço Social de Transporte (Sest); 
• Serviço Nacional de Aprendizagem do Transporte (Senat); 
• Serviço Nacional de Aprendizagem Rural (Senar); 
• Serviço Nacional de Aprendizagem do Cooperativismo (Sescoop); 
• Serviço Brasileiro de Apoio às Micro e Pequenas Empresas (Sebrae).

Em abril de 2020, o Superior Tribunal de Justiça determinou que a base de cálculo de contribuições para o Sistema S deve ser limitado ao valor de até 20 salários mínimos. As contribuições abrangidas pelo Sistema S e suas respectivas alíquotas são:

• Sescoop – 2,5%;
• Sesi – 1,5%;
• Sesc – 1,5%;
• Sest –  1,5%
• Senac – 1,0%;
• Senai – 1,0%
• Senat – 1,0%
• Senar – entre 0,2% e 2,5%; e
• Sebrae – entre 0,3% e 0,6%;

As alíquotas variam de acordo com o tipo de contribuinte, definidos pelo seu enquadramento no código Fundo Previdência e Assistência Social (FPAS).

Para empresas do Lucro Presumido e Lucro Real

As empresas que são tributadas pelo Lucro Presumido e pelo Lucro Real também devem recolher 20% de contribuição previdenciária patronal sobre o total da folha de pagamento da organização, além do RAT e FAP. Dependendo da atividade da empresa, a incidência do cálculo pode ser feita através da receita bruta.

Para saber quanto será pago, basta fazer o seguinte cálculo:

20% do INSS + (RAT * FAP).

Considerações Finais

Você deve ter percebido que entender bem os principais impostos que são atrelados à folha de pagamento é uma forma de compreender a legislação de maneira correta e assertiva, garantindo que todas as obrigações referentes ao recolhimento de impostos sobre folha de pagamento estão sendo feitas de maneira correta e repassadas aos trabalhadores.

É importante, portanto, que seu departamento de Recursos Humanos tenha profundo conhecimento a respeito destes processos e estejam em dia com as rotinas da empresa e com a  agenda tributária referente ao fechamento da folha de pagamento. Para te ajudar no processo de fechamento da folha de pagamento, a mywork conta com uma solução completa de gestão de ponto e controle de banco de horas, adicionais, controle de faltas, abonos e férias, para tornar a coordenação de suas rotinas muito mais ágeis.

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