Holerite online é permitido? Entenda o que é

Você certamente já ouviu falar no termo “holerite”, mas você sabia que é possível acessar um holerite online?

O holerite é um documento muito importante no dia a dia das empresas, pois é ele que demonstra todas as verbas que foram pagas e descontadas do salário dos trabalhadores que compõem o quadro de funcionários da organização.

Para o departamento de recursos humanos, portanto, o holerite é a ferramenta que controla os pagamentos dos funcionários como um todo e, para que esse controle seja mais prático e ágil, foi criado o holerite online.

Ao longo deste artigo, a mywork vai te mostrar a importância do holerita no cotidiano das empresas e vamos te explicar tudo que você precisa saber sobre o holerite online. Continue com a leitura para saber mais.

O que a CLT diz sobre o holerite?

O holerite, também conhecido como contracheque ou folha de pagamento, é um documento obrigatório determinado pela Consolidação das Leis do Trabalho (CLT). O Artigo 464 dessa legislação diz:

Art. 464 – O pagamento do salário deverá ser efetuado contra recibo, assinado pelo empregado; em se tratando de analfabeto, mediante sua impressão digital, ou, não sendo esta possível, a seu rogo.

Parágrafo único. Terá força de recibo o comprovante de depósito em conta bancária, aberta para esse fim em nome de cada empregado, com o consentimento deste, em estabelecimento de crédito próximo ao local de trabalho.           (Parágrafo incluído pela Lei nº 9.528, de 10.12.1997)

Assim, esta regra organiza como os recibos que comprovam o pagamento de salários dos funcionários devem ser emitidos e consultados, bem como os valores legais de novos formatos de holerite, como é o caso do holerite online.

O que é o holerite online?

Como o holerite é essencial tanto para os funcionários quanto para as empresas, o holerite online foi criado para agilizar o controle dos pagamentos e das demais informações que são reunidas neste documento.

O holerite online nada mais é do que uma versão da folha de pagamento digitalizada. Os dados apresentados neste modelo são os mesmos que existem no holerite físico e o colaborador tem a possibilidade de fazer a impressão do documento caso seja necessário.

Como acessar o holerite online?

As empresas podem disponibilizar o holerite online de duas formas diferentes. A primeira delas é através de uma plataforma de RH online, na qual o funcionário poderá acessar o documento utilizando uma senha e login pessoal. A segunda maneira de acessar o holerite online é recebê-lo através de e-mails do próprio departamento pessoal da empresa.

De toda forma, cabe ao departamento de RH disponibilizar o holerite online ou físico. Uma estratégia que muitas empresas costumam adotar é realizar um breve treinamento para ensinar aos funcionários como acessar e salvar documentos digitais, tais como o holerite.

Como fazer um holerite online?

O holerite online tem a mesma validade legal e jurídica que os holerites físicos e, por isso, deve apresentar as mesmas informações que o holerite tradicional apresenta.

Primeiramente, para elaborar o holerite dos funcionários, a empresa deve avaliar as seguintes condições:

• Tipo de contrato de trabalho do funcionário;
• Convenção coletiva de trabalho;
• Situação pessoal do colaborador (se é casado, se tem filhos…)
• Horário de trabalho;
• Se o colaborador está em período de licença.

Uma vez que as informações acima são analisadas, os profissionais de RH responsáveis pelo holerite devem incluir no documento uma série de informações cadastrais do funcionário e da empresa. Entre elas, podemos ressaltar:

• Nome do colaborador;
• Cargo;
• Endereço residencial;
• Número de série da carteira de trabalho (CTPS);
• RG;
• CPF;
• Planos de saúde;
• Planos odontológicos (se houver);
• Vale-transporte;
• Auxílio-alimentação;
• Provisões de férias;
• Imposto de renda;
• PIS;
• Data de admissão do funcionário;
• Período da liquidação (qual é o período de trabalho sendo pago);
• Salário base;
• Horas extras;
• 13º salário;
• Contribuições para o INSS;
• Contribuições sindicais;
• Salário-família;
• Remunerações flexíveis;
• Entre outros dados e benefícios do funcionário.

Os itens acima são os mais comuns nas folhas de pagamento das empresas, mas há determinadas informações que podem ser incluídas ou excluídas dependendo da empresa. 

De toda forma, é importante que o RH esteja sempre atualizado a respeito de tudo que precisa compor o holerite dos funcionários, de forma a evitar problemas trabalhistas.

Para que é usado o holerite?

Além de indicar como as empresas realizam o pagamento de salários de seus funcionários, o holerite também é importante para situações que vão além do dia a dia de trabalho.

Para abrir uma conta bancária, por exemplo, um profissional precisa apresentar uma série de documentos na agência bancária e um destes documentos pode ser o holerite. Também é importante para o preenchimento do Imposto de Renda, que é um processo anual.

Pensando nos trabalhadores, o holerite é importante para:

• Abertura de contas bancárias;
• Solicitações de empréstimos;
• Financiamentos;
• Preenchimento do Imposto de Renda;
• Confirmação de contribuição adequada para o INSS;
• Acompanhamento de todos os cálculos para o pagamento de salários.

Para as empresas, os holerites também têm uma função crucial, pois o documento atesta que todos os pagamentos devidos aos colaboradores estão sendo feitos de maneira correta e dentro da lei. É uma ferramenta essencial para garantir a conformidade jurídica da organização e a proteção contra processos trabalhistas.

As empresas também podem utilizar os holerites de seus funcionários como uma forma de manter um histórico de despesas mensais com o pagamento de salários dos colaboradores, o que pode ajudar muito com o provisionamento de gastos de cada setor.

Quais são as principais vantagens do holerite online?

Agora que você já entendeu a importância do holerite tanto dentro das empresas quanto fora delas, é hora de falar sobre as principais vantagens que o modelo digital deste documento pode trazer para o dia a dia de gestão.

Transparência de dados

Quando a empresa opta por liberar os holerites online em uma plataforma de gestão de documentos, as informações ficam disponíveis para que todos possam acessar seus próprios dados a qualquer hora do dia.

Isso facilita a emissão dos documentos necessários a qualquer momento do dia e até mesmo a consulta de holerites antigos. 

Redução de erros no cálculo da folha de pagamento

Optar por um sistema de holerite online é uma ótima forma de reduzir falhas e erros comuns no cálculo da folha de pagamento da empresa. 

Com a digitalização de praticamente todas as informações e rotinas dos funcionários, o cálculo que deve ser feito ao final do mês para a emissão da folha tende a ter pouquíssimos ou quase nenhum erro, o que dá mais segurança às equipes e economiza tempo do departamento de RH.

Digitalizar o máximo de rotinas da organização é uma excelente forma de reduzir os erros causados por fatores externos, como acúmulo de tarefas, erros de cálculo, entre outros. A digitalização do controle de jornada de trabalho dos funcionários, por exemplo, já economiza uma quantidade enorme de tempo que seria usado pelo departamento pessoal para conferir e corrigir erros na marcação de ponto dos funcionários.

Muitas empresas, inclusive, estão adotando sistemas de controle de ponto online para otimizar as rotinas de gestão do RH. O sistema de ponto online da mywork, por exemplo, é uma excelente ferramenta para agilizar não apenas o controle de horas trabalhadas, mas o cálculo de horas extras, adicionais noturnos, férias e outros fatores que impactam diretamente no holerite. 

Você pode testar o controle de ponto digital da mywork gratuitamente durante 15 dias clicando aqui. Com essa solução, grande parte das rotinas que envolvem a emissão da folha de pagamento serão automatizadas e simplificadas.

Otimização de relatórios e outras informações

Com a emissão facilitada do holerite online e de outros documentos importantes para a gestão de pessoas, o departamento de RH tende a se tornar muito mais ágil e seguro. Isso auxilia no levantamento e organização de informações relevantes para a empresa e na manutenção da segurança jurídica da organização como um todo.