O que é Holerite e como funciona?

Você sabe o que é holerite? O holerite, também conhecido como contracheque, é um documento importante no cotidiano das empresas, pois demonstra tudo que o funcionário recebeu da empresa em um determinado período e, geralmente, é responsabilidade do departamento de Recursos Humanos elaborá-lo.

No entanto, sabemos que em pequenas empresas ou negócios autônomos é comum que não haja um departamento de RH para lidar com a elaboração de tais documentos, logo, tais atividades passam a ser feitas por alguém sem tanta experiência no assunto ou nem mesmo chegam a serem realizadas. 

Isso pode gerar alguns problemas tanto para empregadores, que precisam dessa documentação mensalmente, quanto para os colaboradores, pois é comum que o documento seja feito de maneira confusa e que os funcionários não entendam exatamente como as quantias recebidas são registradas nos holerites, se estas estão sendo pagas corretamente e para onde vai o dinheiro. Essa dificuldade gera dores de cabeça por todas as partes da empresa.

Pensando em solucionar as dúvidas relacionadas ao que é um holerite e como esse documento funciona, a mywork elaborou esse artigo com as informações mais importantes a respeito do holerite! Continue a leitura para saber mais!

O que é o holerite?

Bom, como mencionamos anteriormente, o holerite é um documento, feito geralmente pelo departamento de RH das empresas, que contem todos os valores recebidos por um funcionário durante um período de tempo.

Também conhecido como contracheque, o holerite é um documento obrigatório e que deve ser elaborado mensalmente nas empresas e entregue aos colaboradores, contendo, por exemplo, os valores devidos ao trabalhador e valores retirados do salário por questões legais e fiscais, como plano de saúde, vale-transporte, auxílio alimentação, etc.

Qual a importância do holerite para o colaborador e para a empresa?

O holerite deve ser elaborado e atrelado à folha de pagamento dos funcionários da empresa mensalmente.

Para os colaboradores, o holerite é importante para que seja possível verificar se a empresa está cumprindo com as obrigações trabalhistas relacionadas ao Instituto Nacional do Seguro Social (INSS) e também é relevante para o preenchimento do Imposto de Renda, para a realização de pedidos de empréstimos bancários, financiamentos e abertura de contas, por exemplo.

Em outras palavras, o holerite é uma garantia legal que descreve o que o colaborador recebe, o que deixa de receber e os motivos de tais movimentações em sua remuneração.

Por outro lado, para as empresas, o holerite é um documento muito importante, pois tem relevância em vários departamentos da organização. 

O departamento Jurídico, por exemplo, pode utilizar esse documento para se defender em eventuais processos trabalhistas depois de uma demissão, por exemplo, utilizando-o como um respaldo documental, já que a empresa pode utilizar o holerite para provar que cumpriu adequadamente com todas as obrigações trabalhistas e tributárias do período em que o colaborador estava vinculado à empresa até o momento do desligamento.

O departamento Financeiro também pode utilizar o holerite como uma forma de controlar os pagamentos de salário feitos aos colaboradores e para manter um histórico das despesas mensais relacionadas aos funcionários. 

O que diz a legislação sobre esse documento?

Como explicamos anteriormente, o holerite não é apenas um documento de comprovação de pagamentos, por assim dizer, mas também é um documento obrigatório para as empresas.

Em relação a essa obrigatoriedade, a Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) determina o seguinte:

O pagamento do salário deverá ser efetuado contrarrecibo, assinado pelo empregado; em se tratando de analfabeto, mediante sua impressão digital, ou, não sendo esta possível, a seu rogo.

Parágrafo único. Terá força de recibo o comprovante de depósito em conta bancária, aberta para esse fim em nome de cada empregado, com o consentimento deste, em estabelecimento de crédito próximo ao local de trabalho. (Parágrafo incluído pela Lei nº 9.528, de 10.12.1997)

Conforme o texto apresentado na lei, a assinatura do funcionário é aplicável mesmo em casos em que ele seja analfabeto, logo, esse documento caracteriza-se como um direito do trabalhador, não um benefício. 

No entanto, embora o holerite tenha esse caráter de obrigatoriedade, hoje em dia são raras as situações em que a empresa deve recolher a assinatura de seus colaboradores no momento de entrega do holerite, pois, de acordo com a lei, a assinatura referente ao recebimento não é necessária quando o pagamento é feito via depósitos bancários (que são as formas de pagamento mais comuns atualmente).

Assim, o holerite é, fundamentalmente, um documento de comprovação de uma relação trabalhista. 

Como elaborar e ler um holerite?

Para elaborar um holerite, a recomendação é que uma folha de pagamento seja utilizada como base, para evitar erros com dados registrados e valores. No documento, devem estar descritos os vencimentos (ou seja, valores que são devidos aos funcionários) e as quantias que foram descontadas dos pagamentos pela empresa. 

Além disso, o holerite precisa apresentar as informações cadastrais da empresa e do funcionário, como nome, cargo, endereço, natureza da função e número e série da carteira de trabalho.

Também é necessário que o holerite tenha outras informações pessoais dos colaboradores, como:

• CPF;
• RG;
• Planos de saúde;
• Planos odontológicos (se houver);
• Provisões de férias;
• Auxílio alimentação;
• Vale-transporte;
• Imposto de Renda;
• PIS;
• Data de admissão;
• Contribuições do INSS;
• Contribuições sindicais;
• entre outros dados e benefícios.

Além de tais informações, o holerite deve indicar o valor bruto do salário recebido pelo colaborador, registrado em carteira, a quantidade de dias trabalhados, faltas, horas extras, adicionais noturnos e adiantamentos.

Uma vez que os dados tenham sido inseridos, duas vias do holerite devem ser impressas e enviadas aos colaboradores e cobradores, pessoalmente, por correios ou sistemas.

O modelo visual do holerite deve conter:

• Cabeçalho: contendo os dados do funcionário, mencionados anteriormente, e o período a que o pagamento indicado no documento se refere. Após a elaboração do cabeçalho, costuma-se dividir o documento em outras 5 colunas;
• Códigos: cada empresa tem seu próprio código para utilizar em todos os holerites de seus funcionários, então não existe um padrão nesse caso;
• Lista de códigos: é preciso explicar o que cada um dos códigos mencionados anteriormente significa para que os funcionários possam entender o documento (por exemplo, se o código 001 se refere ao desconto do vale-refeição, isso deve ser indicado nesta lista);
• Referências: aqui, o holerite deve indicar dias trabalhados, percentual de valores abatidos, etc, sempre seguindo a ordem dos códigos anteriormente explicados.
• Vencimentos: como explicamos, os vencimentos se referem ao valor bruto do salário do colaborador (ou seja, o valor que ele receberia caso não houvesse deduções). No entanto, alguns holerites apresentam algumas especificações, como os adiantamentos salariais, comissões, horas extras, adicionais, etc.
• Descontos: essa coluna é a que costuma gerar mais dúvidas entre os colaboradores, pois é onde se indica todo valor que foi descontado do salário do colaborador. Isto é, impostos, INSS, benefícios corporativos, contribuições sindicais etc. Além disso, neste espaço também são indicados os descontos não obrigatórios, como, por exemplo, pensão alimentícia e vale-transporte.

O holerite se aplica ao pró-labore?

Quando a relação de trabalho numa empresa é regida pela CLT, a remuneração é feita por meio de salários fixados. No entanto, existem situações em que o pagamento é feito através do pró-labore, que é uma forma de pagamento destinado aos sócios, não aos funcionários e celetistas.

Embora o pagamento por meio do pró-labore possa ser contabilizado como se fosse um salário, na realidade, esse pagamento se caracteriza como uma despesa administrativa. Isso porque os sócios que recebem pró-labore, na grande maioria das vezes, não têm direito a outras remunerações e benefícios (como 13° salário, férias, descanso semanal remunerado, PAT, etc)

A diferença central, portanto, entre o salário e o pró-labore é a necessidade de emissão do holerite, já que a finalidade deste documento não se aplica de modo obrigatório para os sócios das empresas.

De qualquer forma, os sócios podem comprovar sua renda e elaborar Imposto de Renda, por exemplo, através de uma declaração de pró-labore, emitida pela contabilidade.

Como ter em mãos todos os dados para a emissão dos holerites?

Ao longo do artigo você deve ter percebido que, para gerar um holerite, é necessário ter em mãos uma série de documentos referentes às rotinas dos colaboradores, como horas trabalhadas, adicionais noturnos, de insalubridade e periculosidade, valores de vale-refeição, faltas, abonos, etc.

Para que esses documentos sejam facilmente acessados pelo departamento de RH, responsável pela elaboração dos holerites, é interessante que a empresa tenha sistemas que permitam o registro de tais dados. 

O sistema de controle de ponto online da mywork é uma solução muito eficiente para esse cenário, uma vez que, com a plataforma, os gestores podem acessar os pontos registrados pelos funcionários, os bancos de horas, faltas, abonos, horas extras e diversos outros dados que compõem a estruturação dos holerites dos colaboradores.

Além disso, com a solução da mywork, a empresa pode contar com uma ferramenta de registro de ponto que permite que os colaboradores batam o ponto em qualquer lugar e diversos dispositivos, como computadores, tablets e celulares. 

Para testar o controle de ponto online da mywork gratuitamente, basta clicar aqui.

Dúvidas frequentes sobre o holerite

Holerite é um documento muito importante para os trabalhadores, pois contém informações essenciais sobre salário, descontos e benefícios. No entanto, muitas pessoas ainda têm dúvidas sobre como interpretar as informações contidas em seus holerites.

Algumas das dúvidas mais frequentes incluem como calcular o salário líquido, o que significa cada desconto e qual é o valor correto do FGTS e INSS. É importante esclarecer essas dúvidas para garantir que os trabalhadores entendam seus direitos e recebam corretamente seu salário.

O holerite é a mesma coisa que o contracheque?

Sim, o holerite é apenas outra maneira de chamar o contracheque. Ambos são documentos que contêm informações sobre o pagamento dos funcionários, incluindo o salário bruto, os descontos legais, os benefícios e outras informações relevantes. A diferença de nomenclatura se deve a uma questão regional ou cultural.

Em algumas regiões ou empresas, o documento é chamado de holerite, enquanto em outras é chamado de contracheque. De qualquer forma, tanto o holerite quanto o contracheque são importantes para garantir a transparência e a legalidade do pagamento dos funcionários

Ele é um importante documento para o RH, já que reúne todos os pagamentos feitos ao funcionários pela empresa.

Qual o modelo mais comum para um holerite?

O holerite pode ser elaborado de acordo com as necessidades da empresa, mas um modelo base de holerite deve conter: cabeçalho, códigos, lista de códigos, referências, vencimentos e descontos. Outras informações e benefícios também podem ser agregados.

Todos os funcionários devem receber o holerite?

Sim, todos os funcionários de uma empresa têm direito a receber o holerite, que é um documento que contém informações sobre o salário, os descontos, os benefícios e outras informações pertinentes ao vínculo empregatício. Essa obrigação está prevista na legislação trabalhista brasileira, mais especificamente na CLT (Consolidação das Leis do Trabalho), que estabelece que o empregador deve fornecer aos empregados, no momento do pagamento dos salários, um documento que discrimine o valor pago e os descontos efetuados.

Portanto, é importante que os funcionários recebam seus holerites regularmente para que possam verificar se os pagamentos estão corretos e se os descontos estão de acordo com a lei e com os acordos coletivos de trabalho.

As empresas devem elaborar o holerite todos os meses e todos os funcionários que solicitarem o holerite devem recebê-lo. O holerite é um documento obrigatório e deve estar sempre disponível ao funcionário.

Como calcular o salário líquido no holerite?

O salário líquido é o valor que o trabalhador efetivamente recebe após os descontos legais e outros descontos autorizados pelo empregado. Para calcular o salário líquido no holerite, é necessário subtrair do salário bruto as seguintes deduções:

• Imposto de Renda (IR);
• Contribuição Previdenciária (INSS);
• Outros descontos autorizados pelo empregado, como vale-transporte, plano de saúde, entre outros.

A fórmula geral para calcular o salário líquido é a seguinte:

Salário Líquido = Salário Bruto – Descontos Legais – Outros Descontos

Segue um exemplo numérico:

Suponha que um trabalhador recebe um salário bruto de R$ 3.500,00 por mês e possui os seguintes descontos legais:

• INSS: 11% sobre o salário bruto = R$ 385,00
• Imposto de Renda: R$ 200,00

Além disso, o trabalhador tem descontos autorizados de:

• Vale-Transporte: R$ 150,00
• Plano de Saúde: R$ 100,00

Então, para calcular o salário líquido desse trabalhador, aplicamos a fórmula:

Salário Líquido = R$ 3.500,00 – R$ 385,00 – R$ 200,00 – R$ 150,00 – R$ 100,00 Salário Líquido = R$ 2.665,00

Portanto, o salário líquido do trabalhador é R$ 2.665,00. Esse valor é o que apareceria no holerite como “Valor Líquido” ou “Valor a Receber”.

Para calcular o salário líquido de um funcionário, é preciso subtrair do salário bruto os descontos obrigatórios, como INSS e imposto de renda, e somar os benefícios, como vale transporte e vale refeição. O cálculo do INSS varia de acordo com a faixa salarial e a alíquota correspondente, que pode ser consultada na tabela da Previdência Social.

Já o imposto de renda é calculado de acordo com a faixa salarial e as deduções permitidas por lei. É importante lembrar que algumas empresas oferecem benefícios opcionais, como plano de saúde e previdência privada, que também podem impactar no valor líquido do salário.

Para ter certeza do valor exato do salário líquido, é recomendado consultar o holerite do funcionário ou o departamento de recursos humanos da empresa.

Conclusão

Em conclusão, o holerite é um documento essencial para o RH (Recursos Humanos) e o Departamento Pessoal de uma empresa, uma vez que contém informações relevantes sobre o pagamento dos funcionários. Além de apresentar o valor bruto do salário, o holerite também informa sobre os descontos legais, benefícios e outras informações pertinentes ao vínculo empregatício.

Por meio do holerite, os colaboradores têm acesso a informações importantes sobre a remuneração e podem conferir se os valores pagos estão corretos, evitando possíveis conflitos trabalhistas. Já para o RH e o Departamento Pessoal, o holerite é fundamental para o controle da folha de pagamento e para o cumprimento das obrigações trabalhistas e previdenciárias.

Dessa forma, é de extrema importância que o holerite seja emitido regularmente, com clareza e transparência, para garantir a satisfação dos colaboradores e a gestão adequada dos recursos humanos da empresa.