Guia dos Documentos para Admissão

Você sabe quais são os principais documentos para admissão?

O momento da admissão de um colaborador é sempre cheio de novas informações que devem ser processadas pelo departamento de Recursos Humanos das empresas.

Afinal, após um processo seletivo em que foi necessário conhecer os candidatos e selecionar o perfil que melhor se enquadra à empresa, ainda é preciso integrar o novo colaborador às rotinas de trabalho e processar uma longa lista de documentos obrigatórios para a contratação oficial.

E como este momento costuma ser de muita alegria tanto para o profissional que está abraçando uma nova oportunidade quanto para a empresa que está recebendo um novo talento, é comum que algumas confusões aconteçam durante a administração dos documentos para admissão.

Até os gestores mais experientes em processos de contratação podem ficar confusos em relação a toda papelada que deve ser assinada pelo profissional e pela organização.

Isso acontece principalmente porque a oficialização do contrato de trabalho é complexa e exige uma série de cuidados em relação à legislação trabalhista, tributária e previdenciária. – E todas elas têm muitos detalhes que devem ser respeitados.

Os documentos para admissão, além de serem o primeiro passo para oficializar a contratação, também contém informações fundamentais sobre os funcionários que estão entrando na empresa e devem ser atualizados de forma correta.

Toda essa papelada também tem um papel crucial para a contabilidade da empresa, para o imposto de renda, para o histórico profissional do trabalhador, entre outros fatores.

Você já deve ter entendido que os documentos para admissão são extremamente importantes nas rotinas das empresas, não é?

A mywork vai te ajudar a entender todos os detalhes a respeito de todos os documentos que devem ser solicitados e processados no momento da admissão de novos colaboradores. Também vamos te ajudar a entender como é possível organizar tais informações de forma correta e dentro da lei.

Vamos lá?

O que são os documentos admissionais?

Os documentos para admissão são todos os registros e informações de cunho profissional e pessoal de um colaborador, que são exigidos no momento da contratação.

Essas informações servem para identificar o profissional e geralmente envolvem dados sobre a vida civil do trabalhador que permitem que a empresa o conheça melhor.

Algumas informações a respeito dos dependentes dos funcionários também são solicitadas no momento da contratação, pois são essenciais para a concessão de alguns direitos trabalhistas, como é o caso do salário família e da pensão alimentícia, por exemplo. 

Quais são os documentos necessários para admissão de um funcionário?

Há uma grande série de documentos que podem ser solicitados pelas empresas no momento da contratação de um colaborador e eles podem variar dependendo do tamanho da empresa, da categoria profissional do trabalhador, do setor da empresa, etc.

Alguns dos documentos que podem ser necessários são:

• Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS) original e uma cópia;
• Cópia do RG;
• Cópia do CPF;
• Fotos (geralmente 3×4);
• Comprovante de residência;
• Título de eleitor (para maiores de 18 anos);
• Cópia do comprovante de escolaridade
• Certidão de nascimento (caso o colaborador seja solteiro);
• Certidão de casamento (caso o colaborador seja casado);
• Inscrição no PIS/Pasep;
• Registro profissional emitido pelo órgão de classe;
• Certificado de alistamento militar ou reservista (para homens entre 18 e 45 anos);
• Atestado de Saúde Ocupacional (ASO), emitido após os exames de admissão, cujo custo é do empregador.
• Cópia da certidão de nascimento de filhos com até 21 anos de idade;
• Certidão de vacinação dos filhos menores de 7 anos;
• Comprovante de frequência escolar dos filhos maiores de 7 anos;
• Caso a profissão exija trabalho com veículos, deve-se apresentar a CNH;
• Atestado de invalidez dos filhos, caso haja.

Quais são os documentos para admissão de estagiários e jovens aprendiz?

A contratação de estagiários e jovens aprendizes exige uma série de documentos um pouco diferente daqueles que são solicitados para contratação de profissionais efetivos. 

Para a contratação de estagiários:

• Carteira de identidade (RG);
• CPF;
• Histórico escolar;
• Atestado de frequência em uma instituição de ensino;
• Termo de Compromisso de Estágio (TCE), que é um contrato no qual constam todas as informações sobre o estagiário, seus direitos e deveres, as funções que irá desempenhar, valor da bolsa estágio, período de contratação, etc.;
• Comprovante de residência.

Já no caso da contratação de jovens aprendizes:

• Carteira de identidade (RG);
• CPF (o documento do responsável pode ser utilizado caso o aprendiz tenha menos que 18 anos);
• Carteira de Trabalho;
• Certificado de Conclusão do Ensino Médio (se houver);
• Atestado de frequência escolar ou em uma instituição de ensino.

Também é importante ressaltar que em ambos casos a empresa é obrigada a determinar e respeitar a jornada de trabalho dos estagiários e aprendizes contratados, pois tais posições podem ter escalas diferentes dos funcionários efetivos.

Estagiários, por exemplo, só podem realizar jornada de trabalho de 6 horas diárias, totalizando 30 horas semanais. Isso deve ser explicitado no registro da contratação.

Há algum documento que não pode ser solicitado para admissão?

Sim! Da mesma forma que existem documentos que devem ser obrigatoriamente solicitados pela empresa no processo de admissão, existem documentos que a empresa não pode exigir.

De acordo com a legislação, tais documentos são:

• certidão negativa de ações trabalhistas, documento que comprove a inexistência de processos trabalhistas por parte do trabalhador;
• Dados sobre antecedentes criminais, a não ser em casos em que a vaga em questão tenha relação com algum crime;
• Exames que comprovem esterilização ou gravidez;
• Exames de HIV;
• Registros sobre a presença ou ausência de dívidas no nome do trabalhador (como certidão negativa do Serasa, SPC ou cartório de protestos).

A solicitação de tais informações no momento da contratação é proibida porque isso se configura como uma ação discriminatória e constrangedora do trabalhador, o que pode prejudicar a imagem do profissional no trabalho.

É importante ressaltar também que as empresas que, por qualquer motivo, solicitam tais documentos para admissão de novos empregados estão sujeitas a sofrerem processos trabalhistas e ao pagamento de multas.

Por onde começar a processar os documentos para admissão?

Uma vez que a empresa recebe os documentos para admissão, a primeira coisa a se fazer é registrar o novo colaborador no quadro de funcionários e isso deve ser feito antes do início das atividades do profissional na organização.

Isso é necessário pois, por lei, o trabalhador contratado não pode dar início às atividades se não estiver devidamente registrado na empresa e, para isso, é preciso preencher:

• a Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS);
• Contrato de experiência;
• Registro de ponto;
• Ficha de solicitação do salário família, quando necessário;
• Termo de responsabilidade para concessão do salário família, quando necessário;
• Declaração de dependentes para fins de Imposto de Renda
• Ficha de registro de empregados

E qual é o prazo para que tais registros sejam feitos?

Segundo a lei 5.5538/68, a empresa não pode reter os documentos dos trabalhadores por mais de cinco dias, mesmo em casos de cópias autenticadas. Assim, todas as informações sobre o colaborador contratado devem ser devidamente registradas neste período.

Além disso, o artigo 29 da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) determina que o registro do novo vínculo trabalhista na carteira de trabalho do profissional deve ser feito em até 48 horas. O mesmo período vale para a devolução do documento ao trabalhador.

Confira mais informações sobre tais regras:

Art. 29. O empregador terá o prazo de 5 (cinco) dias úteis para anotar na CTPS, em relação aos trabalhadores que admitir, a data de admissão, a remuneração e as condições especiais, se houver, facultada a adoção de sistema manual, mecânico ou eletrônico, conforme instruções a serem expedidas pelo Ministério da Economia. (Redação dada pela Lei nº 13.874, de 2019)

8º O trabalhador deverá ter acesso às informações da sua CTPS no prazo de até 48 (quarenta e oito) horas a partir de sua anotação. (Incluído pela Lei nº 13.874, de 2019)

 

E como organizar os documentos de admissão na minha empresa?

Você deve ter percebido que os documentos para admissão exigem muito cuidado por parte das empresas, pois o processamento correto dessas informações é parte essencial da contratação de qualquer colaborador.

A organização é parte fundamental dessa rotina do departamento pessoal e, por isso, vamos dar algumas dicas de como os profissionais de recursos humanos podem otimizar a gestão desses dados.

Confira todas as informações necessárias para cada admissão:

Toda empresa terá um processo de contratação diferente, pois cada categoria e setor profissional exige informações específicas para a admissão de funcionários.

Por isso, o primeiro passo (e um dos mais fundamentais) é que o profissional de RH responsável pelos documentos admissionais conheça as exigências para a contratação e a documentação que deve ser solicitada para cada profissional.

Assim, é possível fazer um checklist de todas as informações necessárias para registrar um novo funcionário na organização, o que agiliza o processo.

Crie um protocolo para o processamento de informações

Com todos os documentos em mãos, é preciso estabelecer um protocolo para o processamento correto de todas as informações do profissional.

Assim, a empresa deve organizar a ordem em que os documentos serão processados de acordo com a legislação, com o tempo necessário para a verificação de dados, com as demandas internas, entre outros fatores.

Organizar um protocolo que pode ser seguido em todas as contratações torna as rotinas de admissão muito mais fluídas e compreensíveis para todo o departamento pessoal e para os colaboradores.

Solicite informações e documentos para admissão com antecedência

Assim que um profissional é aprovado em um processo de recrutamento e seleção, o departamento de RH deve encaminhar um documento solicitando todas as informações que serão necessárias para o registro do funcionário na empresa.

Ter um canal de comunicação claro e direto com o candidato aprovado no processo seletivo é fundamental para que todos os documentos sejam compartilhados a tempo.

Use a tecnologia a seu favor

Existe uma série de recursos que podem ser utilizados para otimizar as rotinas de gestão de documentos e outras informações referentes à jornada de trabalho de funcionários.

Há ferramentas que permitem a digitalização de documentos, o que permite o armazenamento correto e seguro de documentos para admissão. Da mesma forma, há soluções digitais que facilitam a gestão diária de rotinas de trabalho dos colaboradores contratados pela organização.

Um exemplo desse tipo de solução é o controle de ponto online. Esse tipo de ferramenta permite que os gestores acompanhem as horas trabalhadas pelos funcionários em tempo real a partir da admissão, além de facilitar a gestão de horas extras, adicionais e outros fatores que impactam na remuneração.

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