Espelho de Ponto: Como fazer?

Nenhum sistema de controle de ponto está completo sem a emissão de relatórios dos pontos registrados pelo sistema, como o espelho de ponto. De nada adiantaria fazer todo o registro de ponto dos funcionários se eles não pudessem seu utilizados para alimentar a folha de pagamento com o pagamento de horas extras, banco de horas, adicional noturno entre outros fatores que afetam os valores devidos aos funcionários.

O espelho de ponto é talvez o mais importante relatório que um sistema de ponto emite à empresa. Nele estão, frequentemente, inclusos os dados básicos do funcionário como nome, PIS/CPF e horários de trabalho do funcionário de acordo com a sua jornada de trabalho.

Também estão inclusos os pontos registrados pelo funcionário e a sua versão tratada (ou corrigida) para comparação. Por isso o nome “espelho de ponto”.

Muitas versões do espelho de ponto também incluem dados de horas extras/devidas e banco de horas para fácil visualização. Mas como o processo todo funciona na prática? Como implementar o espelho de ponto na empresa? Quais são as implicações jurídicas de não ter um espelho de ponto? Pensando em responder estas e outras perguntas, nós da mywork resolvemos explicar este guia de como o espelho de ponto funciona.

Como funciona o espelho de ponto na prática?

Na prática, a empresa deve utilizar um sistema de controle de ponto, seja ele um registro de ponto online ou relógio de ponto biométrico que emita um relatório que possa ser lido por um sistema que emita o espelho de ponto. Um relógio de ponto cartográfico ou um livro de ponto, naturalmente, são mais complicados de gerarem um espelho de ponto pois são, por definição, feitos no papel, o que os torna difíceis de manipular.

Um relógio de ponto eletrônico tipicamente emite um relatório no formato AFD que deve ser importado em um software de tratamento de ponto que pode ou não ser da mesma empresa provedora do relógio. Uma vez importado, os pontos podem ser tratados e o arquivo para impressão do espelho de ponto gerado.

Este tratamento envolve corrigir pontos marcados de forma errônea, incluir pontos esquecidos e abonar faltas justificadas ocorridas.

Um sistema online, como um app de ponto eletrônico ou um ponto via web, tipicamente já permite que você faça os ajustes na própria plataforma. O sistema já entende quando algo diferente do previsto ocorreu e sugere as alterações que ele identifica como corretas.

Isso evita que erros nos pontos passem e tenham consequência na folha de pagamento, bem como evita que o responsável pela empresa ou pelo departamento pessoal gaste muito tempo neste processo.

A emissão do espelho de ponto por este meio evita a necessidade de se adquirir um sistema de tratamento de ponto paralelo, economizando dinheiro. 

Uma vez ajustado, o que faço com o espelho de ponto?

O espelho de ponto acaba sendo nada mais que um comprovante dos pontos registrados pelo funcionário, seus ajustes, e o resultado final das horas extras e outros adicionais. Por isso, é importante que ele seja compartilhado com o funcionário para que ele tenha ciência de suas consequências para os seus honorários do mês. Apesar de simples, o espelho de ponto é um documento jurídico de suma importância e que deve ser guardado pela empresa por bastante tempo.

As empresas, frequentemente, costumam imprimir o espelho de ponto e pedir que o funcionário o assine. Dessa forma, é garantida a segurança jurídica da empresa quanto a potenciais processos trabalhistas mais comuns.

Algumas até imprimem três cópias: uma para a empresa, outra para o funcionário e outra para o contador. Este último também pode receber os arquivos de forma digital, o que facilita o processamento dos apontamentos.

Todo este processo também pode ser feito eletronicamente. Na mywork, por exemplo, nós disponibilizamos todo o histórico de ponto aos funcionários diretamente no aplicativo (ponto mobile) ou na web.

Assim, todo o processo de cálculos fica mais transparente para todas as partes.

Quais empresas devem obrigatoriamente disponibilizar o espelho de ponto?

Empresas com mais de 10 funcionários também estão obrigadas por lei a controlar o ponto dos funcionários. De acordo com a legislação de controle de ponto (Portarias 1510 e 373), é obrigatório que o funcionário tenha acesso aos pontos que ele bateu, o que nem sempre é fácil. Os relógios de ponto tradicionais são ferramentas bastante engessadas e, para que o funcionário tenha acesso ao seu ponto, é necessário solicitar a pessoa responsável (tipicamente algum colaborador do departamento pessoal).

O jeito mais fácil de se gerar esse arquivo de espelho de ponto acaba sendo utilizar um sistema que já o emita de forma automática, como o sistema a de controle de ponto virtual, que possui também uma série de outras vantagens.

O formato de um arquivo de espelho de ponto pode ser tanto um Excel, PDF ou qualquer outro formato de fácil impressão e compreensão.

Arquivos como AFD podem ser utilizados para serem lidos por sistemas adequados e, a partir daí, um arquivo em formato legível ser criado e disponibilizado.

Como utilizar um sistema de controle de ponto online?

Utilizar um sistema de controle de ponto online na empresa é muito fácil e prático. Não só ele te ajudar a gerar os arquivos de espelho de ponto, mas também te permite uma série de outras facilidades como o controle de ponto de funcionários externos (inclusive com geolocalização), cálculo automático de horas extras, sistema de banco de horas incluso.

Além disso, há a economia com os custos de métodos tradicionais de controle de ponto, que costumam ser extremamente caros para pequenas e médias empresas. Optar por um ponto virtual ou outros tipos de marcadores de ponto digitais é cada vez mais comuns.

Nós da mywork oferecemos um teste grátis onde você pode testar a plataforma e ver se ela se adequa às suas necessidades. Basta se cadastrar neste link e começar a utilizar. Caso prefira, você também pode acessar o nosso site e se cadastrar em nosso formulário para que um de nossos atendentes irá entrar em contato para sanar todas as suas dúvidas.