Preciso guardar a folha de ponto digital? Que documentos trabalhistas preciso guardar? A mywork criou esse guia para te ajudar!
Todo gestor de RH e DP sabe da importância de se fazer a guarda de documentos do departamento pessoal. Muitos destes documentos precisam ser utilizados futuramente em promoções, desligamentos, pagamentos de impostos e até mesmo litígios. Em muitos casos ainda, a lei determina um prazo para guarda de documentos trabalhistas, o que pode acarretar em multas caso a empresa não tenha tido essa organização. E grande parte deles depende uns dos outros, como a folha de ponto digital dos funcionários, que é base para muitos outros documentos. Caso a empresa ainda utilize uma folha de ponto manual, então, o processo costuma ficar ainda mais complexo. Mas como organizar a pasta de documentos de funcionários? Quais documentos preciso guardar e por quanto tempo? Para ajudá-los nessa tarefa, a mywork criou esse mini-guia dos documentos mais importantes para se guardar:
São poucos os documentos que precisam ser guardados por menos de 5 anos. Alguns não possuem prazo determinado de guarda, e, por isso, é recomendável que sejam guardados por no mínimo esse tempo. Alguns mais específicos têm uma validade pré-determinada e, por isso, devem ser guardados por esse período. Cada documento também tem sua especificidade sobre quando o período começa a contar, o que acaba tornando os prazos de guarda obrigatórios ainda maiores. Nessa categoria incluímos:
Uma grande quantidade de documentos do departamento pessoal precisa ser guardado por um período de 5 anos. Nesta categoria encontramos:
Documentos que precisam ser guardados por 10 anos são em sua maioria ligados a questões de pagamentos e impostos. Nestes se encontram:
Acredite: Há documentos que precisam ser guardados por até 30 anos. Nesta categoria encontramos principalmente documentos previdenciários que terão que ser usados muitos anos depois quando o funcionário for solicitar sua aposentadoria junto ao governo:
Esses são os documentos padrões que as empresas precisam guardar, mas não são todos. Empresas de algumas indústrias específicas poderão ter que fazer a guarda de outros documentos específicos da natureza do negócio. Fazer a guarda desses documentos trabalhistas é uma tarefa que exige bastante organização. Por isso que a mywork guarda a folha de ponto digital dos seus funcionários por tempo indeterminado. 
Com isso, ela fica disponível para seu contador utilizá-la na confecção de vários dos documentos citados acima. Folha de ponto digital é um jeito mais seguro e prático de se controlar o ponto em comparação com a folha de ponto física. Se quiser saber mais como o controle de ponto da mywork funciona, um de nossos representantes poderá te ajudar! Caso queira receber atualizações com conteúdos sobre departamento pessoal e recursos humanos, você também pode se inscrever na nossa Newsletter.
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