Controle de Ponto Online Gratuito: É Possível?

Como a maioria das pessoas já sabe, fazer o controle de ponto dos funcionários é algo obrigatório por lei para empresas com mais de 10 funcionários. A empresa precisa começar a marcar ponto neste momento sob pena de processos trabalhistas e autuação do ministério do trabalho.

Quando atingem esse tamanho ou, infelizmente, quando sofrem algum problema devido a marcação de ponto não efetiva, muitos gestores ou donos do próprio negócio começam a procurar por um serviço de controle de ponto online gratuito.

O controle de ponto online gratuito vem sendo cada vez mais buscado por pequenas e médias empresas para economizar.

Há várias maneiras de gratuidade: número de funcionários restrito (ex: o sistema de controle de ponto online gratuito permite apenas 3 funcionários), limitação de dias (ex: o controle de ponto online gratuito pode ser usado por alguns dias, mas de forma completa) ou até mesmo de funcionalidade, quando o sistema não oferece tudo que há na versão paga.

Na grande maioria dos casos, as empresas acabam vendo valor no sistema de controle de ponto online gratuito e optam por pagar sua mensalidade, principalmente quando o comparam com outras alternativas que são mais caras ou mais ineficientes como o livro de ponto, relógio de ponto biométrico ou um relógio de ponto cartográfico.

Mas como funcionam essas soluções? Elas são permitidas por lei? São adequadas a qualquer tipo de empresa? Para responder essas e outras perguntas, nós da mywork resolvemos escrever este artigo.

Por que é importante controlar o ponto dos funcionários?

O controle de ponto dos funcionários é importante por vários motivos, tais como:

Cumprimento das leis trabalhistas: o registro de ponto é uma obrigação legal e deve ser cumprido pelas empresas para garantir o cumprimento das leis trabalhistas e evitar penalidades e processos judiciais.

Controle de horas trabalhadas: o controle de ponto permite que a empresa tenha um registro preciso do horário de entrada e saída dos funcionários, bem como dos intervalos para refeição e descanso, possibilitando um melhor controle das horas trabalhadas e evitando problemas relacionados a excesso ou falta de horas trabalhadas.

Gerenciamento de folha de pagamento: o controle de ponto é fundamental para o cálculo da folha de pagamento, já que as horas trabalhadas são diretamente relacionadas aos salários e benefícios concedidos aos funcionários.

Aumento da produtividade: o controle de ponto também pode ser utilizado para identificar problemas de produtividade, permitindo que a empresa identifique quais setores ou funcionários estão tendo dificuldades para cumprir suas tarefas no tempo determinado.

Prevenção de fraudes: o controle de ponto pode ajudar a prevenir fraudes, como o registro de horas extras não trabalhadas, ou o registro de ponto por funcionários que não estão presentes no local de trabalho.

Em resumo, o controle de ponto é uma ferramenta essencial para o bom funcionamento da empresa, permitindo que a gestão tenha um controle mais preciso sobre as horas trabalhadas, a folha de pagamento e a produtividade dos funcionários, além de garantir o cumprimento das leis trabalhistas.

Quais são os relatórios de ponto obrigatórios?

Existem vários relatórios de ponto que são obrigatórios de acordo com as leis trabalhistas e as normas regulamentadoras (NRs) do Ministério do Trabalho e Emprego. Algumas das principais obrigações são:

Registro de Ponto Diário: é obrigatório o registro diário do horário de entrada e saída de cada trabalhador.

Relatório de Apuração de Horas Extras: esse relatório é obrigatório e deve conter as horas extras realizadas pelos trabalhadores, bem como o cálculo do valor a ser pago pelas horas extras.

Espelho de Ponto: esse relatório é uma cópia do registro de ponto diário e deve ser impresso e mantido à disposição dos trabalhadores e dos auditores fiscais do trabalho.

Controle de Jornada de Trabalho: esse relatório é obrigatório para empresas com mais de dez funcionários e deve conter a jornada diária de trabalho de cada funcionário, bem como os intervalos para descanso e refeição.

Registro Eletrônico de Ponto (REP): para empresas que utilizam o sistema eletrônico de registro de ponto, é obrigatório o uso do REP, que gera um relatório com todas as informações do registro de ponto eletrônico.

É importante lembrar que a empresa deve seguir as normas e regulamentações trabalhistas aplicáveis, garantindo a integridade e a segurança das informações registradas e respeitando os direitos dos trabalhadores.

Além disso, é importante que a empresa mantenha os relatórios de ponto em ordem e organizados, de forma a facilitar a fiscalização por parte dos auditores fiscais do trabalho. 

Como funciona um controle de ponto online gratuito?

Pode parecer óbvio, mas um sistema de controle de ponto online gratuito é, por definição, “online”. Ou seja, todas as marcações de ponto, acessos ao sistema e qualquer outra interação é feita pela internet. Tipicamente o sistema pode ser acessado pelo navegador, tanto no desktop, tablet ou celular. Os melhores sistemas de controle de ponto online gratuito são adaptados para qualquer tamanho de tela.

Há também aqueles que possuem um app de ponto eletrônico, o que facilita a marcação do ponto para os funcionários, principalmente aqueles que estejam fora do escritório ou local de trabalho.

Em muitos casos, o funcionário pode estar em uma região com pouco acesso à rede 3G/4G ou ter um pacote dados limitado. Apesar de o aplicativo também necessitar de internet, é comum que eles permitam a marcação do ponto de forma offline justamente para resolver esses casos.

O gestor ou dono do negócio cria uma conta na plataforma e convida os funcionários adicionando um e-mail ou telefone. O funcionário receberá um e-mail ou sms para aceitar o convite e, a partir deste momento, estará habilitado a bater o ponto.

A qualquer momento é possível exportar relatórios para o contador ou departamento financeiro realizarem a contabilidade e processar a folha de pagamento. Esses relatórios já tipicamente vem com cálculos automáticos de pagamento de horas extras, banco de horas e adicional noturno. O controle de ponto online gratuito já costuma vir com essas funcionalidades integradas ao sistema.

Além disso, os sistemas mais modernos ainda incluem a opção de fazer o tratamento de ponto diretamente pelo sistema, sem a necessidade de se adquirir um software de tratamento de ponto à parte.

O controle de ponto online é gratuito para os funcionários?

Em geral, sim, o controle de ponto online é gratuito para os funcionários. O controle de ponto é uma obrigação da empresa, e portanto é responsabilidade da empresa fornecer um sistema de registro de ponto aos seus funcionários sem cobrar custos adicionais.

Os funcionários devem ter acesso ao sistema de controle de ponto de forma gratuita e fácil, seja através de um aplicativo móvel ou pelo acesso à plataforma online, de acordo com as políticas e procedimentos da empresa.

No entanto, é possível que a empresa opte por contratar um sistema de controle de ponto online que exija o pagamento de uma taxa por parte da empresa para utilizar o serviço. Nesses casos, a empresa deve avaliar se o custo é justificável em relação aos benefícios oferecidos pelo sistema.

É importante lembrar que a utilização de um sistema de controle de ponto online deve seguir as normas e regulamentações trabalhistas aplicáveis, garantindo a integridade e a segurança das informações registradas e respeitando os direitos dos trabalhadores.

O controle de ponto online gratuito é seguro? É permitido por lei?

Escrevemos diversos artigos falando sobre a legislação de controle de ponto neste blog.  Em suma, é permitido que empresas façam o controle de horas trabalhadas de maneira online.

A portaria 373 do Ministério do Trabalho de 2011 tirou a exigência de se usar um relógio físico homologado. Há apenas algumas regrinhas que precisam ser seguidas e que podem ser lidas no link acima.

Quanto à segurança, estes sistemas costumam ser tão ou até mais seguro que os métodos tradicionais de controle de ponto. Integrado ao sistema de controle de ponto online gratuito vem métodos de prevenção de fraudes como:

• Senhas: Cada funcionário tem sua própria senha para entrar no sistema e fazer o registro de ponto
• Verificação de IP: Cada ponto registrado vem acompanhado do IP da rede onde o ponto foi batido para garantir que ele foi marcado em um local conhecido (ex: escritório)
• Geolocalização: O local onde o ponto foi registrado também fica marcado. Assim, funcionários externos podem mostrar onde estavam quando marcaram o ponto
• Foto: Alguns sistemas de ponto tiram uma foto da pessoa no momento da marcação para dar mais segurança
• Biometria: Reconhecimento de voz, digital ou facial também podem ser utilizados para garantir que a pessoa marcando o ponto é exatamente quem deveria ser

O que diz a portara 671 de controle de ponto online gratuito?

A Portaria nº 671, publicada em 13 de julho de 2020, estabelece novas regras para a utilização do registro de ponto por meio eletrônico. Essas regras visam garantir a segurança e a integridade das informações de registro de ponto dos trabalhadores.

Entre as principais mudanças trazidas pela Portaria nº 671 estão:

Certificação digital: A partir de 1º de setembro de 2020, todos os sistemas de registro de ponto eletrônico deverão ser certificados digitalmente por uma Autoridade Certificadora credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil). A certificação digital garante a autenticidade e a integridade dos dados registrados no sistema.

Identificação do empregado: Os sistemas de registro de ponto eletrônico deverão permitir a identificação biométrica ou por meio de cartão de proximidade, de forma a evitar fraudes e registros indevidos de ponto.

Registro de ponto móvel: A portaria também permite o uso de dispositivos móveis para registro de ponto, desde que os mesmos possuam os requisitos de segurança e integridade de dados exigidos pela norma.

Controle de acesso: Os sistemas de registro de ponto eletrônico deverão ter um sistema de controle de acesso para garantir a segurança dos dados registrados.

Armazenamento de dados: Os dados de registro de ponto deverão ser armazenados em nuvem ou em servidores próprios da empresa, garantindo a integridade e a segurança dos mesmos.

Essas são algumas das principais mudanças trazidas pela Portaria nº 671 em relação ao registro de ponto eletrônico. É importante que as empresas estejam atentas às novas regras para garantir a conformidade com a legislação trabalhista.

Quais são as vantagens de um controle de ponto online?

Existem diversas vantagens em utilizar um controle de ponto online em vez de métodos tradicionais, como o registro manual em papel ou o uso de um relógio de ponto físico. Algumas dessas vantagens incluem:

Acesso remoto: Com um controle de ponto online, os funcionários podem registrar seus pontos de qualquer lugar, desde que tenham acesso à internet. Isso é especialmente útil para empresas com funcionários que trabalham remotamente ou que se deslocam frequentemente.

Precisão: Um sistema de controle de ponto online pode reduzir significativamente a margem de erro no registro dos horários de entrada e saída dos funcionários, eliminando erros de digitação ou esquecimentos.

Economia de tempo: O processo de registro de ponto online é muito mais rápido do que o registro manual em papel ou pelo uso de um relógio de ponto físico, o que economiza tempo tanto para os funcionários quanto para os responsáveis pelo controle de ponto.

Redução de custos: Com um sistema de controle de ponto online, não é necessário adquirir e manter um relógio de ponto físico, o que pode reduzir significativamente os custos da empresa.

Controle e gestão: Um sistema de controle de ponto online permite uma gestão mais eficiente do tempo dos funcionários, com acesso a relatórios e dados precisos e atualizados. Isso permite um melhor planejamento e controle das atividades da empresa.

Segurança e conformidade: Um sistema de controle de ponto online pode ajudar a garantir que a empresa esteja em conformidade com as leis e regulamentos trabalhistas, além de oferecer mais segurança na gestão das informações dos funcionários.

Quais empresas se beneficiam mais de um controle de ponto online gratuito?

Os sistemas de ponto online costumam funcionar incrivelmente bem para pequenas e médias empresas. Isso porque eles são muito mais baratos que os sistemas tradicionais.

Em um estudo nosso, os sistemas de ponto online são o método mais barato de fazer o controle das horas trabalhadas dos funcionários.

Como o único custo é a mensalidade por funcionário, a empresa não tem o custo de comprar um relógio de ponto caro que frequentemente custa mais de R$2.000. Além disso, não há custo de manutenção, bobinas, ou mesmo custo pelo suporte.

Empresas que possuem funcionários externos também podem se beneficiar muito de um sistema online. Colaboradores que por algum motivo não estiverem no local de trabalho, seja por trabalharem na rua (ex: vendedores) ou de casa (ex: home office).

Empresas um pouco maiores podem também gostar das integrações e relatórios detalhados dos funcionários, tornando a vida do departamento pessoal e e recursos humanos muito mais tranquila.

Processos antiquados de revisão de pontos que antes tomavam muito tempo dos funcionários dessas áreas agora também pode ser automatizado quase que completamente.

Os funcionários precisam pagar para usar um controle de ponto online?

Não, em geral, os funcionários não precisam pagar para usar um controle de ponto online. O controle de ponto é uma responsabilidade da empresa.

Além disso, é importante lembrar que a utilização de um sistema de controle de ponto online deve seguir as normas e regulamentações trabalhistas aplicáveis, garantindo a integridade e a segurança das informações registradas e respeitando os direitos dos trabalhadores.

O que o RH deve fazer para começar a usar um controle de ponto online?

Para começar a utilizar um controle de ponto online, o RH deve seguir algumas etapas:

1. Avaliar as necessidades da empresa: O primeiro passo é avaliar as necessidades da empresa em relação ao controle de ponto, considerando o número de funcionários, as rotinas de trabalho, a localização da empresa e as leis e regulamentos trabalhistas aplicáveis.
2. Pesquisar e escolher um sistema de controle de ponto online: Existem diversas opções de sistemas de controle de ponto online disponíveis no mercado. É importante fazer uma pesquisa para escolher um sistema que atenda às necessidades da empresa e ofereça recursos úteis para a gestão do tempo dos funcionários.
3. Implementar o sistema: Depois de escolher o sistema de controle de ponto online, o RH deve implementá-lo na empresa, garantindo que os funcionários sejam treinados para utilizá-lo corretamente e que todos os dados sejam inseridos no sistema de forma precisa e regular.
4. Monitorar e gerenciar o sistema: O RH deve monitorar e gerenciar o sistema de controle de ponto online, garantindo que todos os dados sejam registrados corretamente e que os funcionários estejam seguindo as políticas e procedimentos da empresa em relação ao controle de ponto.
5. Analisar os dados e relatórios: Por fim, o RH deve analisar os dados e relatórios gerados pelo sistema de controle de ponto online, buscando identificar padrões e oportunidades de melhorias na gestão do tempo dos funcionários. Essa análise pode ajudar a otimizar processos e melhorar a produtividade da empresa.

Quais dificuldades podem surgir ao implementar um controle de ponto online?

A implementação de um controle de ponto online pode trazer muitas vantagens para a empresa, mas também pode apresentar algumas dificuldades. Algumas das principais dificuldades que podem surgir incluem:

Resistência dos funcionários: alguns funcionários podem resistir à implementação do controle de ponto online, especialmente se estiverem acostumados com métodos tradicionais de registro de ponto, como o ponto manual ou o cartão de ponto.

Problemas técnicos: o sistema de controle de ponto online pode apresentar problemas técnicos, como falhas na conexão com a internet, erros no software de registro de ponto, entre outros.

Custos de implementação: a implementação de um sistema de controle de ponto online pode exigir um investimento financeiro significativo, incluindo a aquisição de hardware e software, bem como a contratação de serviços de suporte e manutenção.

Adequação às normas trabalhistas: é importante garantir que o sistema de controle de ponto online contratado pela empresa esteja em conformidade com as leis e regulamentações trabalhistas aplicáveis, como a Portaria 373/2011 do Ministério do Trabalho e Emprego.

Proteção de dados: é importante garantir que os dados dos funcionários sejam protegidos e que a privacidade dos trabalhadores seja respeitada, especialmente no que diz respeito à coleta, armazenamento e uso de informações pessoais.

Capacitação dos funcionários: a empresa deve oferecer treinamento adequado aos funcionários para garantir que eles saibam usar o sistema de controle de ponto online corretamente, bem como esclarecer quaisquer dúvidas ou preocupações relacionadas ao sistema.

Em resumo, é importante que a empresa esteja preparada para enfrentar essas dificuldades e trabalhe para superá-las, garantindo uma implementação bem-sucedida do controle de ponto online.

E como posso começar?

Agora que você já entendeu as particularidades do controle de ponto online gratuito e suas possibilidades dentro de uma empresa, é hora de considerar se vale a pena implementar essa solução tão eficaz dentro do seu negócio.

Vale lembrar que o primeiro passo para fazer a migração para um controle de ponto online é avaliar as necessidades reais da empresa. Embora possa não parecer, muitos negócios correm muitos riscos trabalhistas ao não gerenciar e acompanhas as horas de trabalho de seus funcionários corretamente.

O controle de ponto online gratuito é uma solução acessível e eficaz para empresas de todos os tamanhos que desejam automatizar seus processos de registro de ponto. Com essa ferramenta, é possível economizar tempo e dinheiro, reduzir erros de registro e garantir o cumprimento das leis trabalhistas.

Além disso, a implementação do controle de ponto online gratuito pode aumentar a produtividade dos funcionários e melhorar a comunicação interna da empresa. No entanto, é importante escolher um sistema confiável, seguro e que atenda às necessidades específicas da empresa.

Caso você e a sua empresa tenham o interesse em conhecer mais sobre o sistema, é possível um teste grátis do sistema de controle de ponto online gratuito neste link. Basta criar uma conta e começar a convidar os colaboradores para marcar o ponto.

Se preferir, é possível também preencher o formulário na nossa página que um de nossos representantes entrará em contato assim que possível.

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