Já estamos no meio de 2018 (no momento em que escrevemos esse artigo) e o eSocial já é uma realidade para a grande maioria das empresas do país, inclusive Micro Empresas e MEIs. Contudo, o tema ainda é muito complexo e gera muitas dúvidas nos gestores de DP e RH. Na maioria dos casos, o contador acaba sendo a pessoa que resolve esses trâmites burocráticos. Mas como o eSocial veio para ficar, é importante que todos saibamos como ele funciona. Nós da mywork resolvemos, então, escrever esse artigo para simplificar de uma vez por todas todas as questões por trás do eSocial para PMEs.
O eSocial nada mais é que um portal do governo onde todas as informações relacionadas aos funcionários de uma empresa terão que ser atualizadas sempre para a prestação de contas ao governo. Esse portal substitui uma série de outros documentos separados de vários entes governamentais que a empresa antes deveria utilizar prestar contas incluindo:
Por isso, apesar de complexo de implementar, o eSocial vem para simplificar a vida das empresas e do próprio governo.
No acesso do eSocial, há a necessidade de se colocar algumas informações básicas sobre a empresa, incluindo:
Depois desse setup inicial, o empregador ou seu contador terá que preencher frequentemente informações sobre eventos que ocorreram. Estes eventos são divididos em três tipos:
Os eventos trabalhistas devem ser informados assim que ocorrem. Alguns deles podem ter prazos diferenciados, mas é importante comunicá-los ao contador assim que ocorrerem.
No caso da folha de pagamento, a empresa deve informar exatamente tudo o que foi pago ao funcionário mês a mês. Neste caso, o prazo para fazer essa informação é sempre o dia 20 do mês seguinte. Caso um funcionário tenha recebido o seu salário no dia 5 de junho, a empresa deve providenciar a informação até o dia 20 de julho. Este arquivo deve conter:
Neste último quesito, devem ser providenciados cinco tipos de documentos.
O cronograma do eSocial já foi alterado diversas vezes. Por muitas vezes, as empresas solicitaram mais tempo para se adequar as novas regras e o governo atendeu. Por isso, é importante ficar atento as novas notícias. Desde 2015 ele está disponível para que contratantes de domésticas. A partir de janeiro de 2018 ele se tornou obrigatório para grandes empresas. A implementação do sistema ocorre em fases para que as empresas tenham tempo de ir se adaptando. Para dar mais claridade, o governo providenciou uma boa tabela informativa das fases:
Já a partir de julho de 2018, até Micro e Pequenas empresas e MEIs tem que ao menos fazer o seu cadastro inicial. Importante ressaltar que isso só vale para empresas que tenham funcionários. A partir de setembro ficará obrigatório a prestação de conta dos eventos não periódicos ( listados acima), novembro os dados de folha de pagamento e em janeiro os dados de segurança e saúdo do trabalhador
Não cumprir com o eSocial para PMEs pode acarretar em pesadas multas, cujos valores podem variar entre R$100 e R$1500 e, em alguns casos específicos, chegar a até 0,2% de todo o faturamento da empresa no mês anterior.
Se você está inseguro quanto a fazer todas essas mudanças sozinho, é recomendável utilizar a ajuda de um contador. Este já deve estar mais familiarizado com as regras e pode te dar dicas de como evitar ser multado por não cumprir as regras. Contudo, é importante também que todas as informações que você passa ao seu contador estejam 100% corretas.
No caso da folha de pagamento, por exemplo, é importante que seu contador tenha acesso a folha de ponto dos seus funcionários. Para isso, um sistema de controle de ponto como o da mywork pode ajudar muito!