O que é e como funciona o eSocial para PMEs?

Já estamos no meio de 2018 (no momento em que escrevemos esse artigo) e o eSocial já é uma realidade para a grande maioria das empresas do país, inclusive Micro Empresas e MEIs. Contudo, o tema ainda é muito complexo e gera muitas dúvidas nos gestores de DP e RH. Na maioria dos casos, o contador acaba sendo a pessoa que resolve esses trâmites burocráticos. Mas como o eSocial veio para ficar, é importante que todos saibamos como ele funciona. Nós da mywork resolvemos, então, escrever esse artigo para simplificar de uma vez por todas todas as questões por trás do eSocial para PMEs.

O que é o eSocial?

O eSocial nada mais é que um portal do governo onde todas as informações relacionadas aos funcionários de uma empresa terão que ser atualizadas sempre para a prestação de contas ao governo. Esse portal substitui uma série de outros documentos separados de vários entes governamentais que a empresa antes deveria utilizar prestar contas incluindo:

• RAIS (Relação Anual de Informações Sociais) – Ministério do Trabalho
• DIRF (Declaração de Imposto de Renda Retida na Fonte) – Receita Federal
• GFIP (Guia de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social) – Ministério da Previdência (através da SEFIP – Caixa Econômica)
• CAGED (Cadastro Geral de Empregados e Desempregados) – Ministério do Trabalho, entre outros documentos

Por isso, apesar de complexo de implementar, o eSocial vem para simplificar a vida das empresas e do próprio governo.

O que está incluído no eSocial para PMEs?

No acesso do eSocial, há a necessidade de se colocar algumas informações básicas sobre a empresa, incluindo:

• Dados sobre o empregador
• Cargos, funções e horários dos trabalhadores
• Dados sobre vínculo empregatício

Depois desse setup inicial, o empregador ou seu contador terá que preencher frequentemente informações sobre eventos que ocorreram. Estes eventos são divididos em três tipos:

• Eventos Trabalhistas Não Periódicos
• Folha de Pagamento
• Segurança e Saúde do Trabalhador 

Eventos Trabalhistas Não Periódicos

Os eventos trabalhistas devem ser informados assim que ocorrem. Alguns deles podem ter prazos diferenciados, mas é importante comunicá-los ao contador assim que ocorrerem.

• Novas Admissões (antes da efetivação da contratação) e desligamentos
• Alterações no cadastro de funcionários ou nos seus contratos (incluindo mudança de função)
• Atestados médicos dos funcionários e outras faltas justificadas
• Acidentes de trabalho ocorridos
• Afastamento de trabalhadores, tanto sua saída quanto o retorno
• Programação de férias
• Condições específicas de trabalho de certos funcionários
• Funcionários em regime de estabilidade (ex: grávidas)
• Comunicação e cancelamento de aviso prévio

Folha de Pagamento

No caso da folha de pagamento, a empresa deve informar exatamente tudo o que foi pago ao funcionário mês a mês. Neste caso, o prazo para fazer essa informação é sempre o dia 20 do mês seguinte. Caso um funcionário tenha recebido o seu salário no dia 5 de junho, a empresa deve providenciar a informação até o dia 20 de julho. Este arquivo deve conter:

• Remuneração completa do colaborador (salário base, bônus, gratificações, comissões, controle de ponto, horas-extras)
• Notas Fiscais e recibos de serviços prestados por outras pessoas jurídicas a empresa

Segurança e Saúde do Trabalhador

Neste último quesito, devem ser providenciados cinco tipos de documentos.

• Tabela de Ambientes de Trabalho por funcionário (S-1060 – seguindo a tabela de fatores e riscos ambientais)
• Tabela de Equipamentos de Proteção (S-1065)
• Monitoramento da saúde do trabalhador (S-2220 – incluindo exames admissionais, toxicológicos e outros exames de saúde obrigatórios)
• Condições Ambientais de Trabalho (S-2240)
• Treinamentos e Capacitação de funcionários (S-2245)

Qual o cronograma do eSocial para PMEs?

O cronograma do eSocial já foi alterado diversas vezes. Por muitas vezes, as empresas solicitaram mais tempo para se adequar as novas regras e o governo atendeu. Por isso, é importante ficar atento as novas notícias. Desde 2015 ele está disponível para que contratantes de domésticas. A partir de janeiro de 2018 ele se tornou obrigatório para grandes empresas. A implementação do sistema ocorre em fases para que as empresas tenham tempo de ir se adaptando. Para dar mais claridade, o governo providenciou uma boa tabela informativa das fases:

Já a partir de julho de 2018, até Micro e Pequenas empresas e MEIs tem que ao menos fazer o seu cadastro inicial. Importante ressaltar que isso só vale para empresas que tenham funcionários. A partir de setembro ficará obrigatório a prestação de conta dos eventos não periódicos ( listados acima), novembro os dados de folha de pagamento e em janeiro os dados de segurança e saúdo do trabalhador

O que acontece se eu não cumprir com o eSocial?

Não cumprir com o eSocial para PMEs pode acarretar em pesadas multas, cujos valores podem variar entre R$100 e R$1500 e, em alguns casos específicos, chegar a até 0,2% de todo o faturamento da empresa no mês anterior.

O que devo fazer para cumprir com o eSocial para PMEs?

Se você está inseguro quanto a fazer todas essas mudanças sozinho, é recomendável utilizar a ajuda de um contador. Este já deve estar mais familiarizado com as regras e pode te dar dicas de como evitar ser multado por não cumprir as regras. Contudo, é importante também que todas as informações que você passa ao seu contador estejam 100% corretas.

No caso da folha de pagamento, por exemplo, é importante que seu contador tenha acesso a folha de ponto dos seus funcionários. Para isso, um sistema de controle de ponto como o da mywork pode ajudar muito!