Pagamentos de funcionários: como pagar o salário aos colaboradores?

Todo final de mês, é responsabilidade do departamento pessoal de uma empresa, ou até do próprio dono(a), fazer o pagamento do salário dos colaboradores. Para isso ser feito da maneira correta, é necessário entender qual a base desse cálculo e como calcular corretamente todas as variáveis existentes, que vão desde horas extras até adicionais obrigatórios e dias de atraso ou faltas. 

A legislação trabalhista mudou tanto, que, em 1943, a CLT especificava que o pagamento do salário do colaborador deveria ser feito em dinheiro. Evidente que isso mudou, mas esse tipo de pagamento perdurou até 1984, quando a Portaria n 3.281 do Ministério do Trabalho autorizou as empresas a efetuarem esses pagamentos por cheque ou depósito bancário. 

Pensando nesta e em diversas outras mudanças, escrevemos um artigo para você fazer, sem erros, o pagamento do salário de seus colaboradores. Leia mais! 

O que diz a CLT sobre o pagamento de salário? 

O documento que regulamenta o pagamento de salários de todos os colaboradores, em regime CTPS, é a folha de pagamento ou holerite. Então para que os salários sejam pagos da maneira correta, além de conter todas as informações do colaborador, esse documento deve ser mensal e criteriosamente planejado, para que o funcionário receba a quantia justa pelo seu tempo de trabalho, no tempo certo. 

E também, para que os gestores não precisem exceder seus gastos quando não é necessário, por exemplo. No caso de um colaborador que faltou durante uma semana e não deu justificativa, o departamento pessoal da empresa deve ter controle desses dias não trabalhados e descontá-los de maneira justa. 

Após preencher a folha de pagamento, o salário do colaborador deve ser pago até o 5º dia útil do mês, embora alguns acordos coletivos possam prever pagamentos em outras datas. A única exceção são as empresas que pagam comissão, gratificação ou porcentagens ao funcionário, porque. Neste caso, o pagamento pode ser feito após este dia 5. 

Contudo, é possível que muitas alterações, além do previsto na CLT, sejam feitas, por meio de convenção coletiva de trabalho. 

O que deve haver na folha de pagamento? 

• Nome do colaborador 
• Cargo, função ou serviços prestados 
• Parcelas previstas e não previstas da remuneração 
• Salário-maternidade muito bem especificado, caso haja uma funcionária gestante 
• Todos os descontos legais (mais embaixo vamos desenvolver quais são e do que se trata cada um deles) 
• Indicação do número de parcelas de salário-família atribuídas 

Quais são os descontos legais no pagamento do salário? 

INSS: 

Não é necessário saber de cabeça como calcular o INSS para o pagamento do salário dos colaboradores. Basta orientar o sistema e atualizá-lo anualmente com os valores informados pelo Instituto Nacional da Previdência Social (INSS).  

A contribuição previdenciária é descontada mensalmente sobre todos os vencimentos do funcionário. E a respeito do percentual, ele é calculado com base nos ganhos do funcionário e segundo a tabela divulgada pelo próprio INSS a cada início de ano.  

Seu recolhimento é feito no mês de referência, e o repasse da empresa para o INSS acontece até o dia 15 do mês posterior ao recolhimento. 

FGTS: 

O Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS) não é descontado do trabalhador, pois se trata de uma obrigação da empresa. A alíquota a ser recolhida será menor para os jovens contratados nesse regime, visto que a contribuição patronal vai cair de 8% para 2%.

Além disso, a multa em caso de demissão sem justa causa poderá ser de 20%, o que corresponde à metade dos 40% cobrados no regime atual da CLT (Consolidação das Leis do Trabalho).

Por mais que não seja descontado ou creditado do funcionário, o FGTS recolhido deve sempre figurar no holerite, a título de conhecimento. Nós escrevemos um artigo para o Jornal Contábil sobre todas as especificações do FGTS, inclusive as mudanças que recentemente aconteceram. Clique aqui para ler o guia atualizado!  

Vale lembrar também que funcionários contratados que já sejam aposentados têm o direito de sacar o FGTS todos os meses, portanto, cabe à empresa fazer o devido recolhimento para garantir esse direito ao trabalhador. 

Lá você pode ler também a respeito do saque aniversário! 

Salário-família:  

O salário-família é um benefício concedido às famílias de baixa renda que possuem filhos menores de 14 anos e segue as prescrições de uma tabela estipulada pelo INSS. O colaborador em regime CLT deve solicitá-lo à empresa, enquanto o trabalhador avulso deve fazer o pedido junto ao sindicato ou órgão de classe que está vinculado.  

Já os beneficiários de aposentadoria por invalidez ou afastamento pelo INSS devem requisitar o salário-família junto a este mesmo órgão. 

IRRF: 

Outro tributo a ser descontado na folha de pagamento é o Imposto de Renda Retido na Fonte (IRFF), cuja alíquota é calculada com base nos vencimentos de cada colaborador, respeitando-se a tabela divulgada pela Receita Federal anualmente. 

Vale-refeição: 

O VR faz parte da remuneração do trabalhador, desde que previsto em Convenção ou acordo coletivo de trabalho ou mencionado, explicitamente, no contrato de trabalho. Do contrário, a empresa não é obrigada a conceder o benefício, porém, é obrigada a destinar um local apropriado para que os trabalhadores possam realizar suas refeições. 

Se você quiser ler mais sobre o vale-refeição, clique aqui. Nesse artigo explicamos tudo sobre o VR e, com a gente, você também pode adquirir o seu benefício do vale-refeição 🙂

Quando há o pagamento do benefício, o empregador pode cadastrar-se no PAT (Programa de Alimentação do Trabalhador), e assim, descontar até 20% do salário do colaborador a título de remuneração pela concessão do benefício. 

Se você quiser entender mais sobre como funciona o PAT, leia aqui o artigo que fizemos sobre esse Programa de Alimentação do Trabalhador. 

Vale-transporte: 

O vale-transporte concedido pela empresa deve, obrigatoriamente, ser descontado na folha de pagamento. A alíquota comumente usada é de 6% sobre o salário bruto, exceto se o valor total do benefício for menor do que este percentual. Neste caso, o valor integral do benefício é descontado em folha de pagamento, para que o pagamento do salário do colaborador seja correto.  

Escrevemos um artigo sobre todos detalhes que você precisa prestar atenção quando for pagar o vale-transporte para seu funcionário. Clique e leia! 

Também desenvolvemos uma matéria para tirar todas as dúvidas sobre o pagamento do vale-transporte em dinheiro, pode ou não? Clique e leia! 

Faltas e atrasos:  

A empresa também pode descontar faltas e atrasos dos trabalhadores no cálculo da folha de pagamento, para remunerá-los de forma adequada e também educá-los quanto à necessidade de cumprir o previsto no contrato de trabalho.  

O desconto por atrasos é feito com base no salário-hora do trabalhador e proporcional à quantidade de minutos de ausência. Já as faltas injustificadas possuem um cálculo mais complexo, pois deve-se considerar a perda do descanso semanal remunerado (DSR).  

Assim, se o trabalhador ganha R$ 2.000,00 e trabalha 22 dias, divide-se o salário pelo total de horas, descontando-se o dia não trabalhado mais um dia de DSR.  

Adicionais e remunerações extras:  

O cálculo do pagamento do salário também compreende o lançamento de adicionais noturnos, de insalubridade e periculosidade, além do pagamento de horas extras, premiações e comissões, entre outros.  

Horas extras:  

O cálculo de horas extras deve ser feito com base na Convenção coletiva de trabalho na qual o trabalhador está inserido. E isso quer dizer que, uma mesma empresa pode remunerar as horas extras de dois trabalhadores de maneiras distintas.  

Os acordos ou convenções trabalhistas também costumam diferenciar a remuneração de horas extras trabalhadas em dias de semana, sábados, domingos e feriados. Porque só assim é possível compensar corretamente o trabalhador pelo tempo trabalhado na empresa.  

Adicional noturno:  

O adicional noturno é previsto no artigo 73 da CLT, como um benefício para os funcionários que trabalham em determinadas horas da noite, dependendo da sua atividade:  

• Trabalhadores urbanos: Aplicado entre 22:00 e 05:00  
• Trabalhadores rurais: Aplicado entre 21:00 e 05:00  
• Trabalhadores da pecuária: Aplicado entre 20:00 e 04:00  
• Trabalhadores portuários: Aplicado entre 19:00 e 07:00  

Ou seja, caso um trabalhador exerça alguma atividade entre esses horários ele terá o direito a receber um adicional noturno pelas horas trabalhadas neste período.  

Descanso semanal remunerado (DSR):  

O DSR é um direito de todos os funcionários que trabalham sob o regime da CLT. Ele diz respeito a permissão de que, ao menos uma vez por semana, o funcionário pode descansar sem ter esse dia abatido do seu salário.   

Esse dia é pré-estabelecido, por lei, aos domingos, mas o combinado pode mudar caso o gestor e o colaborador façam um acordo ou convenção coletiva.  

Férias:  

O cálculo de férias é feito com base no salário do trabalhador acrescido de um terço deste valor, chamado de adicional de férias. Nessa conta, o IRRF e o INSS incidem da mesma forma que no cálculo de folha de pagamento mensal. O trabalhador pode optar por “vender” 10 dias de férias e receber o valor correspondente, que é chamado de abono pecuniário.  

13º salário:  

Por fim, é necessário também entender o pagamento do 13º para aprender como fazer o correto pagamento do salário de cada colaborador. Esse pagamento é feito sempre nos dois últimos meses do ano, independentemente de quanto tempo o colaborador trabalha na empresa. Assim sendo, caso ele tenha sido contratado após janeiro, deve receber o proporcional ao tempo de atividade na empresa.  

A base de cálculo do 13º também é a remuneração-base, dividida em 12 partes. Assim, se o funcionário tiver oito meses de trabalho, por exemplo, vai receber a soma de oito frações. E para o empregador, há duas possibilidades de pagamento: ele pode quitar, integralmente, até o dia 30 de novembro, ou pagar a primeira parcela nesse mesmo dia e a segunda até 20 de dezembro. 

Quais são as formas de pagamento do salário? 

Pagamento em dinheiro 

Como mencionamos no início do texto, até 1984 o pagamento do salário em dinheiro era a única opção. Mas após essa data, outras formas de pagamento foram liberadas, leia mais aqui embaixo! 

Pagamento por depósito em conta salário  

Normalmente, a iniciativa de abrir uma conta salário é do empregador. Isso porque ela é vista como uma maneira mais simples e prática de efetuar o pagamento do salário do colaborador. Todavia, essas contas salários apresentam uma série de restrições, como por exemplo, a impossibilidade de transferências e outros processos do tipo. 

Mas caso o funcionário prefira receber o pagamento do salário em alguma outra conta, é possível fazer a portabilidade.  

Pagamento via cheque 

Esse tipo de pagamento só pode ser feito, se o cheque for emitido, diretamente, do empregador para o colaborador em questão. O que anula, completamente, o pagamento do salário com cheques de terceiros. 

Além disso, o pagamento deve ser feito em um horário que o colaborador possa, ainda naquele dia, descontar o cheque. 

E como ficam os colaboradores analfabetos? 

Pensando no fato do colaborador analfabeto não conseguir interpretar, ler e reproduzir as informações existentes nos documentos escritos do pagamento de salário, a Portaria determina que essas pessoas recebam a remuneração apenas em dinheiro. 

E caso haja a necessidade de o colaborador assinar algum documento, a empresa deve, inicialmente, colher sua impressão digital no recibo. Mas caso não seja possível, o recibo do pagamento do salário deve ser assinado a rogo, e isso quer dizer que uma outra pessoa de confiança deve assinar o documento, no caso de impossibilidade da responsável em questão.  

Como organizar minha empresa para efetuar corretamente o pagamento dos salários? 

Calcular da maneira correta o pagamento do salário de cada colaborador, demanda uma grande responsabilidade. Principalmente porque todos os detalhes que estão ali, servem como uma espécie de histórico do funcionário dentro da empresa.   

Então como saber se essas informações estão corretas? Como ter certeza de que esse histórico do funcionário está devidamente organizado? Como organizar as rotinas do meu departamento pessoal?

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