Como escolher o seu sistema de ponto online?

O relógio de ponto eletrônico existe há muito tempo e quase todo mundo já usou um para marcar a hora de entrada e saída do trabalho. Eles geralmente ficam fixados na parede, perto da entrada do local de trabalho.

Por muito tempo, o relógio de ponto eletrônico foi a única opção para os gestores de RH e ele já era uma melhoria em relação aos antigos livros e cartões de ponto. Hoje, porém, novos sistemas de ponto online estão mudando a forma como as empresas controlam o horário dos funcionários.

E muitos gestores de RH se perguntam como escolher o sistema de ponto online ideal para controlar o ponto e gerenciar as jornadas de trabalho de seus funcionários.

Para ajudar a responder essa pergunta, fizemos uma lista com as principais vantagens que você deve buscar no momento de escolher o seu ponto online. Assim, você pode tomar uma decisão mais informada sobre o que é melhor para sua empresa e seus funcionários.

Vamos lá?

O que é um ponto online?

Um sistema para bater ponto online é uma ferramenta eletrônica que permite que os colaboradores registrem suas entradas e saídas do trabalho de forma remota, usando um dispositivo com acesso à internet, como computador, tablet ou smartphone. Essa tecnologia permite que a empresa controle a jornada de trabalho automaticamente, sem precisar de um relógio de ponto físico.

Geralmente, os sistemas para bater ponto online oferecem várias funcionalidades, como visualizar o histórico de registros, gerar relatórios, controlar horas extras e configurar regras específicas de registro de ponto, entre outras.

Alguns sistemas também oferecem ao gestor acesso em tempo real aos registros de ponto dos colaboradores, tornando a implementação de um sistema para bater ponto online ainda mais valiosa.

É importante que esses sistemas estejam em conformidade com a legislação trabalhista, que estabelece requisitos específicos para o controle de jornada de trabalho, como a obrigatoriedade de registro de entrada e saída, limitação de horas extras e garantia de intervalos de descanso.

Quais são os principais benefícios de um sistema de ponto online?

Há várias vantagens em usar um sistema de ponto online em comparação com um relógio de ponto eletrônico:

Sem custo de instalação

Gastar R$2.000 com um relógio de ponto eletrônico é caro para muitas empresas, especialmente as pequenas e médias. Hoje, tudo que ele faz pode ser feito em um computador, tablet ou celular. Alguns sistemas online, como o da mywork, não cobram taxa de instalação, suporte ou outras taxas ocultas.

Mensalidade baixa

Empresas que usam relógio de ponto ainda precisam pagar por sistemas de tratamento de ponto, suporte e reparos. Com a maioria dos sistemas de ponto online, tudo isso está incluído em uma mensalidade baixa.

Menor gasto de tempo

Sistemas de ponto online já preparam relatórios, integram com o contador e facilitam o tratamento de ponto, poupando tempo do departamento pessoal (DP) e permitindo foco em atividades mais importantes.

Segurança

Os sistemas de ponto online mais modernos se atualizam constantemente com práticas anti-fraude e mecanismos para evitar erros, garantindo que os direitos dos funcionários sejam respeitados e evitando processos trabalhistas.

Economia com horas extras

Alguns sistemas, como o da mywork, calculam automaticamente o banco de horas, ajudando empresas de todos os tamanhos a economizar com esse custo, que pode chegar a até 10% da folha de pagamento.

Suporte dedicado

O suporte das empresas de sistema de ponto online tende a ser superior ao das empresas de relógio de ponto tradicionais. Na mywork, por exemplo, o suporte pode ser solicitado por e-mail, telefone ou chat.

Ponto externo

Empresas com funcionários externos enfrentam dificuldades com relógios de ponto eletrônicos. Um sistema de ponto online permite que esses funcionários marquem seus pontos, com segurança adicional oferecida por soluções de geolocalização, códigos e alertas para minimizar fraudes

O fator mais importante é que a empresa escolha a solução que resolverá seus problemas de forma definitiva. Isso pode incluir adequação às regras trabalhistas, minimização de fraudes ou maior agilidade para o departamento pessoal.

Em alguns casos, o relógio de ponto digital pode ser a melhor opção, mas em muitos outros, um sistema de ponto online pode trazer mais valor para a empresa.

Nós, da mywork, oferecemos uma solução de controle de ponto online que já ajuda muitas empresas de todos os tamanhos no Brasil a gerenciar seu ponto de forma rápida e eficiente. Para quem quiser testar gratuitamente, basta criar uma conta neste link ou se cadastrar em nossa página para que um representante entre em contato

Quando posso estabelecer o ponto online para os funcionários?

Conforme o artigo 74, parágrafo 2 da CLT, todas as empresas com mais de 20 funcionários devem realizar o controle de jornada de seus colaboradores.

É importante destacar que, no caso de empresas com funcionários em múltiplos locais de trabalho, o número de 20 funcionários é considerado separadamente para cada um desses locais.

Por exemplo, se uma empresa possui 5 escritórios com 12 colaboradores em cada um, não é necessário realizar o controle de ponto, mesmo que a empresa tenha um total de 45 funcionários.

Quando uma empresa atinge essa quantidade de funcionários em um mesmo local de trabalho, é necessário implementar o controle de ponto, podendo optar por sistemas eletrônicos como o controle de ponto online.

No entanto, há algumas exceções à regra do controle de ponto no artigo 62 da CLT, sendo elas:

Cargos de confiança

Diretores e alta gestão estão isentos da marcação de ponto. No entanto, considerar que a média gestão exerce cargo de confiança pode ser arriscado. É necessário analisar não apenas o cargo, mas também as responsabilidades e autonomia do funcionário para ter certeza.

Atividades incompatíveis com a marcação de ponto

Funcionários que realizam atividades incompatíveis com a medição de ponto, como vendedores externos, podem ser isentos da marcação de ponto, desde que essa condição esteja prevista na carteira de trabalho.

No entanto, a empresa precisa comprovar que não há outro meio de controlar o ponto do colaborador. Com as soluções de controle de ponto online, essa comprovação tem se tornado mais difícil.

Trabalho remoto

Colaboradores que desempenham suas funções em home-office ou em locais externos também estão dispensados do controle de ponto desde a Reforma Trabalhista de 2017. Entretanto, caso a empresa opte por fazê-lo, é viável utilizar serviços de controle de ponto online que possibilitam a marcação do ponto de forma conveniente para o colaborador, independentemente de sua localização.