Absenteísmo na Empresa

No ambiente atual de grande competição entre as empresas de todos os portes, é sempre importante manter a sua empresa sempre competitiva. Para que isso aconteça, é imprescindível que os recursos físicos (equipamentos, locais físicos etc) e os recursos humanos estejam sendo utilizados de forma eficiente. Uma máquina sem uso é um desperdício do dinheiro da empresa, assim como um funcionário que, por diversas razões, pode não estar trabalhando na quantidade e qualidade que poderia. Dentre as várias formas de medir essa eficiência, aprender como calcular absenteísmo na empresa é uma das mais importantes.

O que é o índice de absenteísmo?

Antes de entender como calcular absenteísmo na empresa, é necessário entender primeiro o que ele é. O índice de absenteísmo é um número que mostra qual a porcentagem do tempo de trabalho que os funcionários NÃO trabalharam por razões de faltas e atrasos, geralmente calculado através de um sistema de controle de ponto. Exemplificando: caso, depois de calculado, o índice aponte “5%” de absenteísmo, isso significa que 5% das horas de trabalho de todos os funcionários não foram trabalhadas. Isso não significa necessariamente que todos os funcionários deixaram de trabalhar 5% do tempo total. Alguns podem ter deixado de trabalhar 1% do tempo e outros 10%. Os 5% acabam sendo uma média ponderada de todos os trabalhadores.

Quais os tipos de absenteísmo na empresa?

Como calcular o absenteísmo envolve entender suas razões, especialistas apontam que há 5 tipos de absenteísmo que devem ser levados em conta:

• Absenteísmo devido a doenças – Caso o funcionário falte ou chegue atrasado ao trabalho pois foi a uma consulta médica, essas horas (ou minutos) são um dos fatores de como calcular absenteísmo.
• Absenteísmo por razões particulares – Trata-se dos casos em que o funcionário falte ou chegue/saia antes do horário de trabalho estipulado por motivos diversos como falta de motivação com o trabalho, problemas pessoais ou imprevistos (greve de transporte público etc.)
• Absenteísmo por razões médicas relacionadas ao trabalho – Funcionários que sofreram acidentes de trabalho ou alguma outra doença física ou psicológica que esteja relacionada a sua atividade profissional frequentemente podem solicitar licença do trabalho. Esse período não trabalhado também é um dos fatores de como calcular o absenteísmo dado que, na maioria dos casos, a empresa continua pagando sua remuneração apesar de não desfrutar de seus serviços
• Absenteísmo amparado por lei – Há pelo menos 18 faltas que podem ser justificadas por lei. Dentre elas podem ser incluídas licença maternidade, casamento, nascimento de filhos, doação de sangue, entre muitas outras.
• Absenteísmo compulsório – Caso o trabalhador tenha que ser testemunha de um processo, sofra uma suspenção do trabalho ou, até mesmo, seja preso, estas horas não trabalhadas também são parte de como calcular o absenteísmo no trabalho.

Os intervalos obrigatórios na jornada de trabalho, como almoço ou pausa para descanso, não devem ser levados em conta no cálculo do índice de absenteísmo uma vez que, por definição, são intervalos previstos por lei e que nenhum trabalhador deveria estar trabalhando.

Como calcular absenteísmo na empresa?

Calcular o índice de absenteísmo na empresa envolve alguns números específicos que devem ser calculados individualmente:

Horas trabalhadas no mês por todos os funcionários

Para aprender a como calcular o absenteísmo, é preciso primeiro calcular o número de horas que todos os seus funcionários deveriam trabalhar durante um mês inteiro. Uma empresa que tem 10 funcionários que trabalham 8 horas todos os dias teria 80 horas de trabalho por dia

                            10 funcionários X 8 horas por dia = 80 horas trabalhadas previstas por dia

Para chegar ao valor mensal é preciso multiplicar pelo número de dias trabalhados no mês. Na maioria dos casos esse número será perto de 21 dias sem contar os fins de semana e os feriados. Para mês específicos, como fevereiro que é mais curto e que frequentemente engloba o carnaval, o número de dias úteis pode ser menor. Contudo, neste caso típico de 21 dias úteis teríamos:

                  80 horas trabalhadas por dia X 21 dias úteis = 1680 horas trabalhadas previstas no mês

Horas (e minutos) não trabalhados por todos os funcionários

A próxima etapa é calcular o tempo que não foi trabalhado devido às razões previstas anteriormente. Um sistema completo de controle de ponto online é a melhor forma de fazer essa contagem de forma automática e rápida. Para isso, precisamos somar todos os minutos não trabalhados pelos funcionários durante o mês:

Funcionário #1 – 40 minutos (saiu um dia mais cedo)

Funcionário #2 – 210 minutos (chegou atrasado 10 minutos todos os dias)

Funcionário #3 – 0 minutos (chegou e saiu no horário todos os dias)

E assim sucessivamente…

Vamos assumir que, no total, a soma de minutos não trabalhados pelos 10 funcionários foi de 1.200 minutos (20 horas).

Divisão das horas não trabalhadas pelas horas que deveriam ser trabalhadas

Para terminar de calcular o absenteísmo dos funcionários, basta dividir os números que obtivemos

                  20 horas não trabalhadas / 1680 horas trabalhadas previstas no mês = 1.2% de índice de absenteísmo

Neste caso, o nosso índice de absenteísmo é de 1.2%. Especialistas apontam que índices de até 3% são aceitáveis. Contudo, cada empresa tem sua realidade e, minimizar esse número pode ser mais importante para algumas que outras.

O índice de absenteísmo pode ser negativo?

Caso os funcionários estejam trabalhando além do horário pré-determinado, o índice de absenteísmo pode se tornar negativo. Isso também pode ser um sinal de altera, dado que envolve frequentemente o pagamento de horas extras. Além deste fato, ter funcionários que trabalham frequentemente além do horário pode torná-los improdutivos e até aumentar o número deles que pedem para sair da empresa (o famoso turnover)

Para empresas que estejam buscando fazer mais com menos, é muito importante aprender como calcular absenteísmo na empresa. Ele pode ser um indicador crucial na hora de melhorar suas operações. Contudo, fazê-lo de forma manual pode ser complicadíssimo. Nós da mywork oferecemos um sistema de controle de ponto para pequenas e médias empresas que ajuda gestores e empresários a ter essas informações na ponta da mão.