Carteira de Trabalho Digital: Como funciona?

Você sabe como funciona a carteira de trabalho digital? Já ouviu falar nas vantagens deste documento?

Nos últimos anos, muitos processos burocráticos que permeavam as relações de trabalho e rotinas de gestão de pessoas nas empresas vêm se modernizando. 

Afinal, frente à transformação digital no setor de recursos humanos tornou-se imprescindível que operações rotineiras, como é o caso do controle de ponto e da assinatura da carteira de trabalho, acompanhassem as atualizações.

Uma das consequências desse processo de modernização é a chegada da Carteira de Trabalho Digital, que surgiu para modernizar a facilitar o acesso às informações laborais dos trabalhadores brasileiros.

Mas como funciona esse documento? Qual é a diferença da carteira digital para a tradicional? Como solicitar o documento? Quais os benefícios para a empresa e para o colaborador?

Neste artigo, a mywork vai te ajudar a entender todas essas questões a respeito da carteira de trabalho digital. Assim, seu departamento pessoal terá mais informações a respeito deste importante documento. 

Vamos lá?

O que é a carteira de trabalho digital?

Primeiramente, precisamos entender o que é a carteira de trabalho.

A Carteira de Trabalho e Previdência Social, ou CTPS, é um documento obrigatório para todos os trabalhadores que, em algum momento, prestem algum tipo de serviço na indústria, comércio, agricultura, pecuária ou serviços de natureza doméstica. 

Em outras palavras, a CTPS é um requisito para toda atividade exercida dentro das regras da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT).

Esse documento contém todas as informações profissionais dos trabalhadores, por isso, é extremamente importante para garantir os direitos trabalhistas previstos na legislação brasileira. 

A carteira de trabalho tradicional era emitida em formato físico, com um formato semelhante ao do passaporte, e nos últimos anos vêm passando pelo processo de digitalização. 

A partir da publicação da portaria 1.065, o documento físico, antes obrigatório para o registro das atividades do trabalhador, passou a poder ser substituído por este modelo digital, tendo a mesma validade legal. Isso é possível para todas as empresas que utilizam o eSocial  e enviam os dados de seus colaboradores para o sistema.

Com isso, a carteira de trabalho digital é o modelo digitalizado deste documento, ou seja, uma versão eletrônica que pode ser usada para identificar o colaborador e vincular suas atividades laborais à empresa.

Quais são as desvantagens da carteira de trabalho impressa?

Como acontece com alguns documentos analógicos, a carteira de trabalho impressa também tem algumas desvantagens se comparada com o modelo digital.

Primeiramente, há o risco de que os trabalhadores percam a carteira de trabalho impressa, o que representa uma grave situação para o profissional. 

Em situações como essa, o trabalhador não apenas perderá todos os registros ali contidos, como também terá que solicitar uma nova via do documento, o que pode interferir em sua rotina.

Além do risco de extravio do documento, há situações em que os trabalhadores não dispõem de espaço para a anotação de novas atividades de trabalho no modelo impresso da carteira de trabalho. 

Não são raras as situações em que um profissional que muda da empresa precisa solicitar outra via do documento para registro de seu novo vínculo empregatício.

A carteira de trabalho digital evita esse tipo de problema, organizando o histórico de atividades profissionais do trabalhador e extinguindo a necessidade de substituição do documento em casos de perda ou preenchimento completo das folhas. 

E quais são as vantagens da CTPS Digital?

Como você já deve ter entendido, a carteira de trabalho digital foi criada para substituir a versão impressa do documento, modernizando o acesso às informações de trabalho dos profissionais brasileiros.

As principais finalidades da carteira de trabalho digital, portanto, permanecem as mesmas da versão física: regulamentar o trabalho dos brasileiros, assegurar os direitos legais previstos na CLT e reunir informações a respeito de jornada de trabalho, descrição do cargo, etc.

E as vantagens da versão digital da carteira de trabalho são inúmeras!

Como mencionamos, o trabalhador não precisará mais solicitar outra via do documento caso o espaço para anotação das atividades laborais termine. Ao mesmo tempo, será muito mais fácil organizar e acessar os dados de trabalho dos profissionais brasileiros, já que tudo poderá ser acessado através do site ou do aplicativo da CTPS digital.

Assim, os trabalhadores que tiverem acesso a um computador com internet ou smartphone poderão ter sua carteira de trabalho em mãos a qualquer momento. Mais do que isso, os trabalhadores poderão fazer um download da carteira de trabalho digital para ter acesso à última versão atualizada do documento, o que é útil em casos em que não há acesso à internet.

Além disso, não será mais necessário decorar ou consultar o número da carteira de trabalho para os processos de registro de atividades, pois é possível acessar o documento digital informando apenas o número do CPF.

A importância das soluções digitais

O uso de tecnologias para atualizar processos que envolvem a rotina dos colaboradores das empresas é cada vez mais comum no Brasil. 

Da mesma forma que documentos como a carteira de trabalho estão sendo adaptados para formatos eletrônicos, há uma série de soluções que otimizam rotinas internas das empresas.

Um exemplo disso são as soluções de controle de ponto online, como a mywork.

Com o controle de ponto online, os gestores de departamento pessoal têm acesso a todas as rotinas que envolvem a jornada de trabalho dos colaboradores, como pontos marcados na entrada e saída do trabalho, intervalos intrajornada, horas extras, adicionais, abonos, etc.

Além disso, a solução processa todos os relatórios fiscais necessários para garantir que a empresa está realizando o acompanhamento de horas trabalhadas de acordo com a lei, como é o caso do AFD, AFDT e ACJEF.

A digitalização dos processos de trabalho traz muito mais agilidade e eficiência para o departamento pessoal e para a gestão de pessoas como um todo.

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Todos os trabalhadores têm direito à carteira de trabalho digital?

Sim! Todos os trabalhadores têm direito ao novo formato da carteira de trabalho, inclusive os estrangeiros que têm CPF. A partir da criação do formato eletrônico, sempre que o documento precisa ser emitido, a preferência é que o processo seja feito pelo meio digital.

E qual é a finalidade da carteira de trabalho impressa?

As versões físicas da carteira de trabalho ainda são permitidas e têm o mesmo valor legal do documento digital.

Inclusive, há situações em que a carteira impressa ainda é necessária mesmo com a habilitação da versão eletrônica e, por isso, as instruções do governo são para que os trabalhadores não se desfaçam da versão física da CTPS.

As empresas que ainda não utilizam o eSocial em suas rotinas diárias devem seguir fazendo o registro de seus funcionários na versão física do documento, pois a carteira de trabalho digital reúne todas as informações que são enviadas pelas organizações ao eSocial.

Por isso, é importante que os trabalhadores que já têm a versão impressa da carteira de trabalho ou ainda não tenham seus dados no eSocial guardem o documento físico, afinal, ele continua válido.

Como é possível solicitar a carteira de trabalho digital?

O aplicativo da carteira de trabalho digital funciona cruzando as bases de dados do governo com as informações enviadas pela empresa ao eSocial. Essas informações são, por exemplo, períodos de férias, pagamento de 13° salário, etc.

A carteira digital está disponível para os sistemas iOS e Android e também pode ser acessada pela internet. 

O trabalhador que quiser solicitar a carteira de trabalho digital, deve, primeiramente, realizar um cadastro no portal gov.br. A seguir, vamos explicar o passo a passo deste registro.

• Acesse o site: acesso.gov.br;
• Selecione a opção “Criar sua conta”;
• Preencha todos os campos com as informações solicitadas;
• Escolha a melhor forma de ativação da sua conta (SMS ou e-mail);
• Verifique seu SMS ou acesse seu e-mail para criar sua senha e ativar sua conta no portal.

Uma vez que sua conta for criada, já é possível acessar sua carteira de trabalho digital. Caso deseje acessar o documento através do aplicativo, basta seguir os passos:

• Baixe o aplicativo oficial disponível na App Store;
• Clique em “Entrar” e digite seu CPF;
• Insira a senha criada no momento do cadastro;
• Confirme as informações solicitadas.

A partir da confirmação dos dados, já será possível acessar as informações a respeito de seus vínculos empregatícios. A CTPS pode ser acessada de forma completa a partir da confirmação de uma segunda leva de dados, como ano do último contrato de trabalho e nome do empregador anterior.

O que muda para os empregadores?

Como mencionado, quando a empresa utiliza o eSocial, o departamento de RH não precisa fazer anotações na carteira de trabalho impressa, pois todos os dados são atualizados automaticamente na carteira digital.

Isso diminui o tempo direcionado ao registro de informações na carteira de trabalho física e, consequentemente, reduz a burocracia nos processos de admissão, registro de férias, desligamentos, etc.