Cálculo de Folha de Pagamento: 6 passos fundamentais

Se você trabalha com Recursos Humanos, é dono de um negócio, com certeza já deve ter se perguntado: como fazer o cálculo de folha de pagamento na minha empresa?

Muitas empresas, independente do tamanho, ainda não sabem muito bem como fazer o cálculo de folha de pagamento de seus colaboradores, e sabemos que esse processo pode gerar muitas dúvidas. De fato, fazer o cálculo de folha de pagamento pode parecer uma tarefa muito burocrática a princípio e, quando feita de maneira incorreta ou desorganizada, pode gerar problemas financeiros, tributários e até mesmo trabalhistas para a empresa.

Muitos gestores não têm dimensão do tamanho do impacto que o processamento correto da folha de pagamento pode ter nos negócios e no bom funcionamento das atividades da empresa. A folha de pagamento tem uma série de fatores importantes que merecem atenção, não apenas o salário mínimo que é recebido pelos colaboradores, e é essencial que os gestores do departamento de Recursos Humanos tenham conhecimento a respeito das minúcias desse processo.

É fundamental que os impostos sejam provisionados, as contribuições e benefícios sejam computados junto aos direitos trabalhistas dos colaboradores e todos os demais fatores que podem afetar o orçamento da empresa sejam considerados para o fechamento da folha de pagamento. 

Sabemos que este é um tema que pode gerar muitas dúvidas, sobretudo para os negócios que ainda não estabeleceram um processo eficaz para o fechamento da folha. Por isso, a mywork elaborou este artigo com as principais informações sobre o assunto, para que você aprenda como fazer o cálculo de folha de pagamento em sua empresa! Ficou interessado(a) no assunto?

Continue a leitura e saiba mais!

O que é a folha de pagamento?

A folha de pagamento, também chamada de contracheque ou holerite, é um documento de controle obrigatório, organizado mensalmente pela empresa, que reúne as informações trabalhistas dos colaboradores e os transforma de dados contábeis. Essa transformação é feita para que as empresas saibam qual é o pagamento líquido que cada funcionário deve receber ao final do mês, atuando como um demonstrativo de custos aos gestores, que podem acompanhar os valores gastos para a manutenção de cada funcionário na organização.

Em outras palavras, a folha de pagamento nada mais é do que um documento que reúne todas as informações referentes aos valores que são pagos aos colaboradores mensalmente, bem como os valores descontados.

Vale ressaltar que o cálculo de folha de pagamento de uma empresa é responsabilidade do departamento pessoal, pois é um processo que exige conhecimentos em recursos humanos, leis trabalhistas e contabilidade. No entanto, é comum que empresas contratem um serviço terceirizado para fazer o cálculo da folha, para que essa atividade seja feita com precisão e para evitar erros e, consequentemente, problemas trabalhistas com o governo e com os colaboradores. Mesmo que a empresa opte por essa solução, é importante que os gestores do departamento pessoal tenham o conhecimento necessário para conferir os documentos gerados. 

O que diz a lei sobre o cálculo de folha de pagamento?

Como mencionamos, o processamento da folha de pagamento é uma tarefa obrigatória para todas as empresas, definida pelo artigo 464 da Consolidação das Leis do Trabalho e pelo artigo 255 do decreto 3048/1999. Ela tem uma função operacional, fiscal e contábil e discrimina o salário bruto e o salário líquido que o profissional receberá a cada mês.

O artigo 255 ainda detalha os passos necessários sobre como fazer folha de pagamento da maneira correta:

Art. 225. A empresa é também obrigada a:

I – preparar folha de pagamento da remuneração paga, devida ou creditada a todos os segurados a seu serviço, devendo manter, em cada estabelecimento, uma via da respectiva folha e recibos de pagamentos;

II – lançar mensalmente em títulos próprios de sua contabilidade, de forma discriminada, os fatos geradores de todas as contribuições, o montante das quantias descontadas, as contribuições da empresa e os totais recolhidos;

Além disso, a folha de pagamento funciona como um tipo de “histórico” de trabalho dos profissionais e, por isso, é fundamental para os processos de financiamento de automóveis e de aposentadoria, por exemplo.

Dessa forma, é essencial que as empresas tenham a documentação de folha de pagamento em dia e estabeleçam um processo eficaz para a elaboração do documento.

Qual a importância da folha de pagamento para as empresas?

A folha de pagamento é um documento essencial para o controle financeiro, fiscal e contábil da empresa, pois é por meio dela que a empresa pode comprovar diversos processos obrigatórios, como o recolhimento do INSS, de impostos, o pagamento de salários, verbas trabalhistas e benefícios. 

Além disso, o cálculo de folha de pagamento auxilia a empresa a manter um controle financeiro de seu próprio caixa, pois além de permitir que a empresa tenha mais clareza sobre os valores gastos com a manutenção dos funcionários, ajuda a evitar processos trabalhistas decorrentes de mau processamento da documentação da folha e diminui drasticamente os valores pagos com multas e indenizações.

E qual a importância para o colaborador?

Para os profissionais, como mencionamos anteriormente, a folha de pagamento funciona como comprovante de renda em processos de financiamento de automóveis, imóveis e para a abertura de crédito, por exemplo. Além disso, o documento é obrigatório para o pedido de aposentadoria, pois comprova o pagamento do INSS.

O que deve constar na folha de pagamento?

Para que a folha de pagamento seja feita de maneira correta, é preciso que todas as informações obrigatórias sejam preenchidas de maneira correta no documento. Não existe uma regra que define um modelo de folha de pagamento, então os empregadores têm a liberdade de escolher entre modelos online e modelos impressos.O importante é que as informações obrigatórias sejam imputadas de maneira correta.

Abaixo, listamos alguns dos dados obrigatórios que devem aparecer na folha:

• Dados do empregador;
• Dados do colaborador (função ou cargo);
• Descontos feitos (INSS, FGTS, Vale-Transporte, contribuição sindical);
• Número de dias trabalhados;
• Valor de horas extras, adiantamentos e adicionais;
• Valor bruto do salário;
• Valor líquido do salário.

E como preencher o modelo e fazer o cálculo de folha de pagamento?

Para que os dados e o cálculo de folha de pagamento sejam feitos da maneira correta é preciso seguir alguns passos, pois eles ajudarão a evitar erros no processo. A seguir, vamos mostrar as etapas essenciais para fazer o preenchimento e o cálculo de folha de pagamento de maneira correta.

• Separe o salário bruto e o salário líquido

Se a separação entre o salário bruto e o líquido não for feita a empresa não saberá o valor correto devido aos colaboradores e não fará os descontos obrigatórios sobre o salário bruto do colaborador da maneira correta. Dessa forma, é importante dividir o salário bruto, que é o valor cheio da remuneração do colaborador, sem considerar os descontos, e o salário líquido, que é o valor que o profissional tem direito de receber ao final do mês com todos os descontos já aplicados.

• Defina a categoria dos funcionários

Esse é um dos primeiros passos para a organização da folha de pagamento. Cada um dos profissionais podem pertencer a uma convenção trabalhista coletiva diferente e, por isso, as bases de cálculo e descontos são diferentes de uma folha de pagamento para outra.  

Por isso, é importante que os responsáveis pelo fechamento e conferência da folha estejam atentos às Convenções Coletivas de Trabalho que regem as atividades de diferentes categorias profissionais, pois cada uma delas aponta as regras específicas para a concessão de benefícios e os acordos entre sindicatos e empresários.

• Tenha um controle atualizado sobre admissões e demissões

Pode parecer que não, mas muitas empresas acabam pagando benefícios indevidos a colaboradores que não fazem mais parte de seu quadro de funcionários. Ao mesmo tempo, há empresas que demoram para fazer o registro de funcionários novos que foram contratados e atrasam o pagamento de salários e benefícios deste novo trabalhador.

Isso tudo acontece por conta de falta de organização e tais erros podem impactar seriamente o fluxo de caixa e o cálculo de folha de pagamento dos colaboradores, além de gerar insatisfação dos funcionários. Por isso, parte essencial da elaboração de qualquer folha de pagamento é a atualização constante dos dados de colaboradores desligados e admitidos.

• Saiba quais os valores de encargos e descontos

Para o cálculo correto de folha de pagamento é essencial conhecer os impostos e encargos que serão descontados, como o INSS, FGTS, IRRF e contribuições sindicais, como já mencionamos. Os benefícios como vale-transporte, vale-refeição, adicionais, plano de saúde, plano odontológico, convênios com academias e qualquer outro desconto legal devem ser apontados na folha de pagamento. 

Qualquer valor apurado de forma errada pode gerar complicações financeiras e trabalhistas para as empresas. Por isso, vamos falar mais profundamente sobre alguns dos tributos mencionados aqui:

• Salário bruto: o valor do salário bruto deve estar de acordo com a base da categoria profissional de cada colaborador e, a partir dele, todos os demais cálculos de tributos e benefícios serão feitos.
• INSS: para o desconto para o Instituto Nacional do Seguro Social, as seguintes regras deverão ser respeitadas, usando como base o salário bruto dos colaboradores:

até R$ 1.045,00 — alíquota de 7,5%;

de R$ 1.045,01 até R$ 2.089,60 — alíquota de 9%;

de R$ 2.089,61 até R$ 3.134,40 — alíquota de 12%;

de R$ 3.134,41 até R$ 6.101,06 — alíquota de 14%.

Acima de R$ 6.101,06, o valor máximo para a contribuição para o INSS é de R$ 713,08 fixo.

• FGTS: a alíquota fixa de contribuição é de 8% para colaboradores celetistas e 2% para jovem aprendiz, ficando este encargo sob responsabilidade do empregador. Apesar de não ser um desconto em folha, o FGTS precisa constar na folha de pagamento como uma forma de garantia ao trabalhador.
• IRRF: para o Imposto de Renda Retido na Fonte, a base de cálculo é o salário bruto menos as deduções do INSS, seguida da aplicação das seguintes alíquotas (para 2020):

rendimentos de até R$1.903,98 — isento;

rendimentos de R$ 1.903,99 até R$ 2.826,65 — alíquota de 7,5% com dedução de R$ 142,80;

rendimentos de R$ 2.826,66 até R$ 3.751,05 — alíquota de 15% com dedução de R$ 354,80

rendimentos de R$ 3.751,06 até R$ 4.664,68 — alíquota de 22,5% com dedução de R$ 636,13;

rendimentos acima de R$ 4.664,69 — alíquota de 27,5% com dedução de R$ 869,36.

Esses encargos são apenas uma parte dos descontos que devem ser registrados na folha de pagamento, por se tratarem dos mais comuns. Para o registro correto de todos os tributos e encargos que devem ser imputados na folha de pagamento é importante que cada empresa avalie o funcionamento interno de seus processos e o quadro de funcionários e revise a CLT para confirmar todos os tributos obrigatórios.

• Acompanhe as horas trabalhadas e o registro de pontos

Para que não haja erros no pagamento de adicionais, horas extras e descanso semanal remunerado ou no desconto de atrasos e faltas não justificadas, é fundamental que as empresas realizem um acompanhamento detalhado das horas trabalhadas diariamente pelos colaboradores.

Contabilizar horas trabalhadas além da jornada de trabalho e descontos de faltas não justificadas é muito importante para o cálculo de folha de pagamento nas empresas, logo, todos esses fatores devem ser avaliados cuidadosamente e registrados no documento em questão. 

A forma mais prática e segura de realizar esse acompanhamento é através do controle de ponto, especialmente com o uso de sistemas de controle de ponto online. A mywork, por exemplo, é uma solução de controle de ponto online que permite que os gestores acompanhem a jornada de trabalho de seus funcionários em tempo real, permitindo também que os relatórios necessários para o cálculo da folha de pagamento sejam gerados. Você pode testar a mywork gratuitamente durante 7 dias clicando aqui.

• Automatize seus processos

Como você pode perceber, o processamento e cálculo de folha de pagamento exige muita organização e conhecimento a respeito das leis trabalhistas. Para que essa tarefa seja feita de maneira mais segura, ágil e organizada, é importante que as empresas busquem soluções que automatizam esse processo, pois isso diminui riscos operacionais e economiza tempo. O uso de softwares que otimizam as atividades do departamento pessoal minimiza erros e maximiza os resultados positivos para toda a organização.