BYOD: Conceitos, vantagens e desvantagens

BYOD é a sigla que resume o termo Bring Your Own Device, um novo termo muito presente no dia a dia de diversas empresas. Mas, afinal, o que é BYOD? Quais são suas vantagens e desvantagens para a mobilidade corporativa? Por que é interessante adotar essa prática na sua empresa?

Essas são algumas dúvidas que nós, da mywork, vamos esclarecer nesse artigo, de modo a ajudar você, gestor, a entender a importância e a inovação que essa prática pode trazer para as atividades de suas equipes. É só seguir com a leitura ou assistir ao vídeo para saber mais!

O que é BYOD?

Como mencionado, a sigla BYOD significa Bring Your Own Device, ou, em português: Traga Seu Próprio Dispositivo. O termo se refere a uma política que está sendo adotada por muitas empresas para permitir que seus colaboradores utilizem equipamentos próprios para trabalhar, como smartphones, tablets e computadores pessoais.

Independente do local onde o funcionário está trabalhando, seja na empresa ou em home office, ele utilizará seu próprio equipamento para realizar suas atividades.

O conceito de BYOD surgiu com a expansão do mundo mobile, que tem como premissa dar liberdade para que o funcionários use seus próprios aparelhos para acessar e informações da empresa de qualquer lugar, sem a necessidade de estarem no ambiente da corporação. A prática já é adotada por algumas empresas e a tendência é que seja cada vez mais comum nas organizações do país.

Alguns dados sobre a tendência BYOD:

O futuro das empresas com a prática do BYOD já começou e é cada vez mais comum que as corporações apliquem essa política no dia a dia de suas atividades. Reunimos alguns dados a respeito dessa prática para dar uma dimensão de sua importância:

• 96% das empresas com BYOD dizem que o uso de dispositivos pessoais conectados à redes da corporação está crescendo (fonte: Dimensional Research);
• 95% das empresas permitem o uso dispositivos pessoais no ambiente de trabalho (fonte: Cisco);
• 67% das pessoas já usam seus próprios dispositivos no trabalho (fonte: CBS News);
• 59% das empresas já adotam o BYOD;
• 53% das organizações acreditam que o uso de dispositivos móveis favorece a produtividade (fonte: Apperian) 

Vantagens de aderir ao BYOD

Apesar de muitas corporações já utilizarem a estratégia de BYOD no dia a dia de suas atividades, muitas empresas ainda não adotaram essa prática. Para auxiliar gestores e equipes que estudam a possibilidade de aplicar o BYOD em suas rotinas, a mywork reuniu algumas das principais vantagens em adotar essa prática para o cotidiano das empresas:

1- Redução de custos: a estratégia de permitir que seus colaboradores utilizem equipamentos próprios para trabalhar traz um benefício enorme quanto à redução de custos com aquisição de tecnologias corporativas. A partir do momento em que os funcionários utilizam dispositivos próprios para realizarem suas tarefas, a empresa economiza com compras de computadores, celulares, tablets e outros equipamentos que seriam necessários. Como a maioria das pessoas já possui um desses dispositivos e muitas já têm preferência ou familiaridade com uma marca específica, fica mais fácil que o colaborador execute suas atividades sem a necessidade de se adaptar a um novo equipamento. 

Isso pode ser útil, também, para economizar com gastos com relógios de controle de ponto, por exemplo. Com a contratação de um serviço de controle de ponto online como o oferecido pela mywork, os funcionários que passam a ter a opção de bater o ponto em seus próprios celulares ou em um tablet na empresa, o que pode significar uma economia de milhares de reais que seriam gastos em relógios de ponto tradicionais. (Caso queira testar grátis esse serviço, é só clicar aqui).

2- Velocidade de atualização: as pessoas costumam trocar equipamentos antigos, como celulares, com mais frequência do que as empresas costumam disponibilizar versões mais novas dos mesmos. Para corporações que adotam o BYOD, isso é uma vantagem tremenda, uma vez que há uma economia na reposição dos aparelhos, uma vez que cabe ao funcionário julgar quando é o momento de substituir seu computador ou smartphone.

3- Aumento da produtividade e satisfação dos funcionários: quando o colaborador é responsável pela manutenção e atualização de seu equipamento, ele também se torna responsável pelo bem estar em relação às suas ferramentas de trabalho. Se um funcionário precisa utilizar um celular para realizar suas tarefas diárias e tem a opção de fazê-lo em seu próprio aparelho, há uma economia de tempo em relação à adaptação a um novo celular ou a um sistema operacional diferente. A produtividade, nesse caso, está intimamente ligada à satisfação do colaborador com a qualidade dos aparelhos.

4- Mais flexibilidade: para empresas que adotam o sistema de BYOD, a flexibilização do trabalho é imensa. A prática de BYOD garante mais autonomia ao colaborador, além de facilitar processos de trabalho externo, home office, trabalho remoto, etc. Principalmente no que diz respeito ao home office, a flexibilidade de permitir que o funcionário trabalhe de onde quiser e, quando possível, estabeleça seus próprios horários é potencializada pela estratégia de BYOD. 

Um funcionário que trabalha três dias da semana na sede da empresa e dois em casa, utilizando seus próprios equipamentos, não enfrenta problemas em transferir seu trabalho de seu computador ao da empresa, por exemplo. Uma equipe de vendas que atua em lojas fora da sede administrativa da corporação pode ter a opção de bater ponto digitalmente, utilizando um tablet ou smartphone.

No entanto, ainda é comum que as empresas não adotem a prática de BYOD devido a alguns riscos e problemas que podem ser gerados quando um colaborador utiliza seus próprios dispositivos para trabalhar. Reunimos aqui, também, algumas das desvantagens e pontos de atenção em adotar essa técnica:

1- Diminuição da produtividade: não, não é uma contradição com o que mencionamos como vantagem anteriormente. A diminuição da produtividade recorrente do uso de equipamentos pessoais pode acontecer quando não há uma política clara sobre a prática de BYOD. É fundamental que um planejamento de TI seja feito para desenvolver uma política interna que regulamente o uso de dispositivos próprios dos funcionários.

2- Cuidado adicional com a segurança: é fundamental que a empresa estabeleça uma política de segurança de suas informações, preferencialmente com um sistema de suporte e controle das informações que são compartilhadas entre redes de computadores e dispositivos móveis. O controle de informações sigilosas deve ser redobrado em empresas que adotam a prática BYOD, uma vez que o tráfego de dados particulares da corporação podem ser facilmente acessados por colaboradores e terceiros, como familiares, por exemplo.

3- Risco de furto: Caso um colaborador tenha que levar seu dispositivo pessoal para trabalhar e seja assaltado ou furtado de alguma forma durante sua jornada até o local de trabalho, a empresa pode ser responsabilizada pela restituição do item. Caso um funcionário seja obrigado a usar um tablet para trabalhar e este seja furtado durante o trajeto no metrô, a empresa pode ter que substituir o dispositivo.

Como estabelecer uma política de BYOD efetiva?

Como você já deve ter entendido, apesar de trazer diversas vantagens, adotar uma política de BYOD exige muito planejamento e atenção. Não é possível controlar o que os funcionários instalam e acessam em seus dispositivos pessoais fora do ambiente de trabalho, no entanto, é essencial que dentro do ambiente corporativo, a rede e as atividades dos dispositivos sejam devidamente monitoradas e controladas.

Cada empresa pode adotar essa política de controle da maneira que for mais adequada aos seus negócios e, pensando nisso, trouxemos algumas dicas de como estabelecer regulamentações internas básicas para a boa gestão da prática BYOD.

• Controle de acesso: é importante que as empresas que adotam a BYOD tenham uma boa estrutura de rede e um sistema de autenticação de usuários. Isso ajuda a empresa a limitar o acesso aos seus dados, seja em relação a quais funcionários podem acessá-los, seja em relação à distância que os dados podem ser acessados.
• Reconhecimento de tráfego pessoal e corporativo: a política de segurança efetiva deve deixar claro para os funcionários as limitações ao se utilizar a rede da empresa. Além disso, a empresa deve estabelecer um monitoramento das redes acessadas pelos funcionários e, se necessário, identificando e restringido o acesso a sites que não tenham utilidade no dia a dia de trabalho dos colaboradores, como redes sociais.
• Responsabilidade sobre danos e perda dos equipamentos: como já mencionamos, o colaborador que precisa usar seus próprios dispositivos para trabalhar está sujeito e perdas e danos sobre seus itens. A política de BYOD deve estabelecer quem será responsável por eventuais furtos, perdas e danos dos equipamentos, de modo que fique claro a quem caberá a substituição dos dispositivos caso haja algum problema desse nível.
• Definição de limites de horário para uso: é fundamental que a empresa estabeleça também limites de horário para o uso de dispositivos pessoais para trabalho. Embora a prática de BYOD permita que o trabalhador tenha mais flexibilidade para trabalhar no horário e local que quiser, é importante que a política criada para essa prática englobe questões referentes a horas extras e jornada de trabalho, de modo a evitar problemas legais como, por exemplo, o pagamento errado de horas extras para funcionários que trabalham em seus dispositivos pessoais após o expediente. É importante ter um sistema que controle o acesso dos funcionários e monitore o tempo que eles permanecem utilizando os equipamentos pessoais para trabalhar.

Além dos itens listados acima, é importante que a empresa crie um Acordo Coletivo de Trabalho (ACT) com todos os colaboradores, especificando as regras e acordos para o uso de dispositivos próprios no trabalho. Isso pode ser feito, inclusive, com o sindicato da sua categoria. 

Quando feita da maneira correta, a política de Bring Your Own Device pode trazer vantagens significativas para as empresas, de modo a aumentar a produtividade dos funcionários e reduzir significativamente os custos, além de permitir uma maior flexibilidade para vários processos internos.