Ajuda de Custo na CLT: entenda o que é e como fazer na sua empresa

Você já ouviu falar na ajuda de custo, mas não sabe exatamente como ela funciona? A legislação trabalhista da CLT estabelece que as empresas são responsáveis por custear as despesas dos colaboradores quando estes precisam mudar de local de trabalho, seja de forma permanente ou temporária.

Esta é uma questão fundamental para gestores de RH e donos de empresas que desejam manter suas operações em conformidade com a lei e, por isso, a mywork vai falar com mais detalhes sobre esse assunto.

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O que é e como funciona a Ajuda de Custo na CLT?

A ajuda de custo na CLT representa um montante financeiro que as empresas disponibilizam aos seus colaboradores para auxiliar com as despesas decorrentes de mudanças relacionadas ao trabalho, seja para outras cidades, estados ou países, tanto de forma permanente quanto temporária.

Essa ajuda de custo é considerada uma verba indenizatória, permitindo que o funcionário arque com despesas resultantes desse deslocamento, tais como aluguel de imóveis e transporte de mobiliário, entre outras. O colaborador tem a liberdade de utilizar esse valor sem a necessidade de prestar contas, proporcionando flexibilidade na gestão desses recursos.

A ajuda de custo também pode ser concedida a colaboradores para cobrir despesas relacionadas ao exercício de suas funções, como viagens a trabalho. Esse benefício não é parte do salário, mas sim uma forma de compensação por gastos adicionais incorridos devido às demandas do trabalho.

A ajuda de custo é geralmente oferecida em situações em que os colaboradores precisam se deslocar para locais diferentes da empresa ou arcar com despesas específicas em nome da empresa. Ela pode cobrir despesas como alimentação, transporte, hospedagem e outras atividades relacionadas à atividade profissional

Entretanto, em situações de viagens a trabalho, pode ser mais benéfico considerar o reembolso de despesas. Isso ocorre porque o adiantamento pode ser excessivo, resultando em despesas supérfluas, ou insuficiente, comprometendo o conforto do colaborador durante a viagem.

Quem tem direito à ajuda de custo?

Você pode se perguntar: mas TODOS os funcionários têm direito à ajuda de custo?

Segundo a Consolidação das Leis Trabalhistas (CLT), a ajuda de custo é um direito dos funcionários que trabalham com carteira assinada e que são transferidos para atuar em outro local. Para que isso seja feito, o endereço do novo local de trabalho deve ser diferente daquele que consta no contrato (outra cidade, estado ou país). 

O que diz a lei sobre ajuda de custo?

A Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) determina que a ajuda de custo é uma compensação financeira destinada a cobrir as despesas dos funcionários associadas a mudanças no local de trabalho a pedido da empresa. Ou seja, se a empresa transfere um funcionário que reside e trabalha no Brasil para que este trabalhe na Alemanha, a empresa deve fornecer a ajuda de custo.

Além disso, a reforma trabalhista, aprovada em 2017, estipula que a ajuda de custo é tratada de forma semelhante às diárias de viagem, auxílio alimentação, prêmios e abonos, não sendo considerada parte integrante do salário dos funcionários. Portanto, não há a incidência de encargos trabalhistas e previdenciários sobre esses valores.

Os artigos 469 e 470 da reforma explicam que o propósito da ajuda de custo na CLT é reembolsar despesas decorrentes de transferências relacionadas ao trabalho. Adicionalmente, o artigo 457 estipula que a ajuda deve ser paga de uma única vez e que não tem caráter salarial, mesmo que o montante seja superior à remuneração mensal do colaborador.

Por fim, o artigo 470 determina que a ajuda de custo é uma obrigação imposta por lei, devendo ser provida pela empresa em casos de realocações dos funcionários para locais diferentes daqueles originalmente acordados no contrato de trabalho, desde que isso também envolva a mudança de residência.

Diferença entre ajuda de custo e reembolso de despesas

A ajuda de custo e o reembolso de despesas são frequentemente confundidos, mas têm diferenças significativas que devem ser bem compreendidas pelo RH.

Enquanto na ajuda de custo as despesas que podem ou não ser ressarcidas são, em geral, combinadas entre empresa e funcionário, o reembolso de despesas envolve o reembolso das despesas efetivamente incorridas e de acordo com a política de reembolso do negócio.

A ajuda de custo é pré-acordada e não exige que o colaborador preste contas detalhadas das despesas. Em contrapartida, o reembolso de despesas exige a apresentação de comprovantes, como recibos e notas fiscais, para reembolso das despesas relacionadas ao trabalho. Resumidamente:

Comprovação de gastos:

Quando pensamos na ajuda de custos, o colaborador não tem a obrigação de comprovar como o dinheiro foi gasto. Já no reembolso, é necessária a apresentação de documentos que comprovam as compras realizadas.

O que pode ou não ser ressarcido:

Enquanto na ajuda de custos as despesas que vão ou não ser restituídas ao funcionários são combinadas antecipadamente entre a empresa e o trabalhador (muitas vezes até por contratos), o reembolso de despesas pode ser feito de acordo com o que está determinado na política interna de reembolsos da empresa, ou seja, a empresa cria as regras para ressarcir o trabalhador.

Origem dos gastos:

Na ajuda de custos, o pagamento é feito para ressarcir valores de mudanças por conta do trabalho, ou seja, para custear gastos com deslocamento, transporte de objetos pessoais, aluguel, despesas com home office etc. O reembolso, por sua vez, é mais amplo e pode incluir alimentação, hospedagem, etc.

Dicas para pagar corretamente a ajuda de custo

Manter a conformidade com a lei é essencial para qualquer empresa. Aqui estão algumas dicas para te ajudar a pagar a ajuda de custo corretamente:

1. Transparência é fundamental: Certifique-se de que os termos e condições da ajuda de custo sejam claramente definidos em contratos ou acordos com os colaboradores.

2. Documentação adequada: Mantenha um registro detalhado das despesas e pagamentos de ajuda de custo para evitar problemas futuros.

3. Consulte um profissional: Caso tenha dúvidas sobre como implementar a ajuda de custo na sua empresa, é aconselhável consultar um profissional de RH ou um advogado especializado em direito trabalhista.