Você já parou para pensar na importância do apontamento de horas?
Um dos principais recursos de uma empresa nos dias de hoje é o tempo. Sim, o tempo.
Afinal, com um mercado de trabalho cada vez mais competitivo e consumidores cada vez mais informados e exigentes em relação àquilo que consomem, as empresas são desafiadas a agilizar processos e entregar resultados de qualidade sempre no menor tempo possível.
E isso exige muito planejamento e organização de todas as equipes que estão envolvidas no desenvolvimento do negócio, pois quanto maior a demanda, maior deve ser a otimização do tempo.
E é aí que entra a importância do apontamento de horas.
O apontamento de horas é uma parte vital de todo e qualquer processo de gestão de tarefas ou entrega de projetos, porque é um processo que permite verificar quanto tempo está sendo gasto em cada tarefa e quantos recursos estão sendo alocados para cada etapa dos projetos.
Para a gestão de pessoas, o apontamento de horas é uma ferramenta muito valiosa, pois ajuda no acompanhamento de tarefas diárias e na mensuração do tempo usado para concluí-las.
Apesar de sua relevância para o bom andamento de atividades nas empresas, muitos negócios ainda não contam com um processo de apontamento de horas bem estruturado, o que pode representar, no longo prazo, uma perda de tempo e outros recursos.
Nesse artigo, vamos te ajudar a entender melhor o que é o apontamento de horas, como ele funciona no dia a dia, seus principais benefícios para as equipes e dicas de como implementá-lo na empresa.
Quer entender mais? Então continue com a leitura!
O apontamento de horas é o processo que mostra quanto tempo está sendo usado em cada tarefa e projeto, e costuma ser a forma mais prática e simples de identificar onde é investido nosso tempo de trabalho.
Como mencionamos anteriormente, o apontamento de horas é um processo muito importante e valioso para aqueles que trabalham com gestão de pessoas nas empresas, pois ele permite que os gestores acompanhem com mais precisão quanto tempo os colaboradores estão levando para cumprir suas tarefas durante a jornada de trabalho.
Assim, em outras palavras, o apontamento de horas é um sistema que tem como objetivo principal analisar a quantidade de horas exatas que os profissionais utilizam para concluir suas atividades.
Esse modelo de acompanhamento de horas também pode ser valioso para os trabalhadores, pois permite que todos tenham um panorama claro das atividades que demandam mais tempo e dedicação e das tarefas que podem ser concluídas com rapidez. Isso ajuda os profissionais a mapear melhor suas rotinas de trabalho e otimizar as tarefas ao longo dos dias.
Sabemos que, num primeiro momento, o conceito do apontamento de horas pode ser parecido com o controle de jornada de trabalho. No entanto, as duas coisas são bem diferentes!
Veja bem, o controle de jornada de trabalho consiste em acompanhar os horários de entrada, intervalos intrajornada e saída dos funcionários de uma empresa, de modo a registrar sua assiduidade no trabalho, suas faltas, etc. Esse processo também permite que a empresa tenha um histórico de licenças, atestados, entre outros.
Já o apontamento de horas consiste no registro mais detalhado daquilo que é feito durante a jornada de trabalho dos funcionários, de forma a acompanhar quanto tempo é usado dentro da jornada para cada uma das tarefas. Em outras palavras, o apontamento de horas é aquele que indica como o tempo da jornada de trabalho é usado pelo colaborador.
Apesar da diferença entre ambas formas de gestão de horas, isso não significa que não seja possível utilizá-las em conjunto!
As empresas que fazem o apontamento de horas juntamente com o controle de jornada de trabalho podem se beneficiar muito das informações coletadas, afinal, terão em mãos dados referentes à todos os pontos da jornada de trabalho dos colaboradores.
O uso conjunto de tais informações pode ajudar as organizações a criar estratégias para melhorar o desempenho dos colaboradores através da melhor organização do tempo investido nas atividades e nas necessidades de cada equipe dentro da jornada de trabalho.
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Agora que você já entendeu o que é o apontamento de horas e suas principais diferenças em relação ao controle de jornada, vamos te mostrar como esse método funciona na prática.
Para realizar o apontamento de horas, é preciso que todos os funcionários da empresa anotem a hora exata em que começaram a realizar uma determinada atividade ou projeto. Quando a tarefa for finalizada, os profissionais devem anotar, então, o horário em que a terminaram, criando, desta forma, um histórico de horas que foram investidas em determinada demanda.
É importante ressaltar que essa marcação não deve, de forma alguma, ser usada como forma de pressionar o colaborador a entregar suas demandas em menos tempo, afinal, o objetivo do apontamento para a empresa é gerar dados que ajudem na criação de estratégias para ajudar os trabalhadores.
Com as informações coletadas do apontamento de horas, portanto, a empresa pode analisar se um funcionário está levando muito tempo em determinadas atividades ou se está terminando suas tarefas mais rápido do que o esperado.
Também vale lembrar que cada cenário é diferente! Enquanto uma equipe pode ter metas diárias, que podem ser iniciadas e concluídas no mesmo dia, há outro time que trabalha com projetos de longo prazo, cujas tarefas só são plenamente finalizadas em algumas semanas.
Por isso é importante que os responsáveis pela avaliação do apontamento de horas tenham profundo conhecimento sobre cada área da empresa e sobre o tempo médio em que as atividades costumam ser concluídas. Afinal, não adianta tentar espremer um projeto de quinze dias em dois, não é?
Apesar disso, o apontamento de horas é um grande balizador para atividades que poderiam ser concluídas de forma mais rápida dentro das limitações de cada profissional e de cada área.
Os gestores podem analisar se muito tempo está sendo tomado na realização de uma tarefa simples e, a partir daí, ajudar os colaboradores a construir uma melhor gestão de suas atividades.
É através do apontamento de horas que os gestores podem avaliar se as equipes estão conseguindo lidar com as demandas de trabalho e ajudá-los a otimizar o tempo.
Aposto que até aqui você já deve ter identificado algumas das principais vantagens em adotar o método de apontamento de horas nas empresas, certo?
Nesta seção, vamos te mostrar mais alguns dos principais benefícios que essa prática pode trazer para o dia a dia de qualquer negócio, especialmente daqueles que desejam reduzir custos e aumentar a produtividade interna.
O principal objetivo de fazer o apontamento de horas é mensurar quanto tempo de dedicação é necessário para que determinadas atividades sejam desenvolvidas e identificar possíveis melhorias para otimizar as rotinas de cada colaborador.
A partir dessa mensuração, é possível identificar se a otimização de tarefas deve ser feita através da redistribuição de demandas, da contratação de mais mão de obra, da exclusão de tarefas similares, etc.
O apontamento de horas permite que os gestores saibam com clareza se os recursos disponíveis para determinados projetos estão sendo alocados e aplicados da melhor forma e gerando o devido retorno.
Essa prática, quando feita de forma contínua, permite correções na forma como tais recursos são alocados, o que tende a diminuir erros no futuro.
O apontamento também permite que os gestores acompanhem quantas horas extras e saldos de horas no banco de horas cada colaborador tem. Esse panorama ajuda os gestores a entenderem situações de muitas horas extras, por exemplo, que tendem a aumentar os valores da folha de pagamento, e otimizarem as jornadas de trabalho para reduzir a necessidade dos funcionários em trabalharem além do horário normal.
Os gestores que já implementaram o apontamento de horas entre suas equipes conseguem prever possíveis imprevistos ao longo do caminho, pois aprenderam com o tempo como situações que entravam as atividades de trabalho podem surgir.
O apontamento de horas também facilita a solução de problemas relacionados à demanda de trabalho, permitindo que todos se reorganizem, de acordo com suas possibilidades, para alocar mais recursos nas tarefas necessárias.
Quando o apontamento de horas se torna uma rotina comum na empresa, é possível melhorar o planejamento de todas as frentes que envolvem o desenvolvimento do negócio.
Isso acontece porque o apontamento oferece um quadro muito claro de quanto tempo é necessário para que cada etapa do processo produtivo ou da entrega de um serviço seja concluída, quantas atividades cada colaborador consegue cumprir por dia, quais imprevistos podem ser antecipados, e muito mais.
Um planejamento claro e baseado em dados tende a melhorar toda a cadeia do negócio.