Delegar tarefas é atribuir responsabilidades para os membros de uma equipe para evitar a sobrecarga. Confira 10 dicas de como descentralizar atividades!
Muitas pessoas confundem delegar tarefas com deixar responsabilidades de lado, já reparou? Pois saiba que, ao contrário do que muita gente acredita, saber delegar tarefas é uma habilidade muito importante dentro do ambiente de trabalho, especialmente para pessoas que trabalham em equipe e que gerenciam times grandes.
Para muitas empresas, o profissional que sabe atribuir tarefas para outros colaboradores de forma eficiente e organizada pode ser muito valioso e ter um destaque especial para posições de liderança. Esse tipo de habilidade ajuda no desenvolvimento profissional do time e contribui para o crescimento da organização no longo prazo.
Vamos descobrir juntos como delegar tarefas na prática? Separamos aqui alguns conceitos-chave que você deve ter em mente quando pensa em atribuição de atividades e, além disso, vamos te dar algumas dicas imperdíveis de como descentralizar responsabilidades sem sobrecarregar ninguém!
Continue a leitura e aprenda como delegar tarefas na prática!
Delegar tarefas significa direcionar uma atividade para outro membro da equipe com a qual você trabalha, permitindo que essa outra pessoa assuma responsabilidades dentro de um projeto com mais autonomia. Essa ação abre espaço para que o profissional tenha mais liberdade para tomar decisões e entregar resultados que contribuem para os objetivos da empresa.
Em empresas pequenas e médias, por exemplo, a delegação de tarefas pode ser muito benéfica tanto para líderes quanto para colaboradores, porque enquanto os colaboradores têm a oportunidade de desenvolver novas skills e exercitar o poder de decisão sobre os projetos, as lideranças conseguem se dedicar a outras atividades estratégias da empresa, como revisão de metas, relacionamento com público, atração de investidores, entre outros.
Apesar da redistribuição de tarefas ser algo positivo para lideranças e liderados como um todo, esse é um processo que exige muita responsabilidade, cuidado e organização. Afinal, o dever de garantir que todas as atividades de um projeto terão um resultado satisfatório permanece sobre a pessoa que delegou as tarefas. Quem delega também será a pessoa para quem eventuais problemas serão reportados.
Por essas razões, o gestor deve conhecer muito bem a sua equipe antes de conceder essa liberdade. É importante ter certeza de que o time está preparado para assumir as responsabilidades que lhe serão confiadas. Essa é uma ação que exige confiança mútua.
Em pequenas de menor porte, é importante delegar tarefas como uma forma de aumentar o rendimento da equipe. Nessas organizações, especialmente, o capital humano costuma ser mais reduzido, o que obriga as lideranças a buscar alternativas para a otimização de atividades. A divisão do trabalho não só permite o desenvolvimento profissional da equipe, mas também ajuda a evitar a sobrecarga de gestores.
Ao descentralizar as tarefas, a empresa permite que os funcionários tenham mais crescimento profissional e que o clima organizacional se mantenha positivo, pois a confiança entre todos será estimulada e o acúmulo de atividades tende a ser dissipado.
Assim como é essencial compreender a relevância da distribuição de responsabilidades, saber como delegar tarefas também é fundamental. Mesmo sendo uma habilidade que pode ser aprimorada ao longo da carreira, atribuir atividades às pessoas requer alguns cuidados e planejamentos. Confira!
Os gestores que desejam começar a delegar tarefas de forma adequada precisam, antes de tudo, saber quais atividades podem ser descentralizadas e repassadas para as equipes. Dentro de uma empresa existem atividades das mais variadas complexidades e que exigem conhecimentos distintos.
Por isso, quando a gestão decide delegar tarefas é fundamental que o escopo daquilo que vai ser repassado aos outros profissionais está alinhado com as expertises de cada um. Afinal, de nada adianta repassar tarefas que envolvem contabilidade para um funcionário que é especialista em vendas, certo? :)
Retomando o ganho da dica anterior, ressaltamos aqui que tudo que envolve delegar tarefas numa empresa fica muito mais fácil quando a liderança conhece sua equipe.
É essencial saber quais profissionais estão disponíveis e aptos para fazer uma determinada atividade e entregar o resultado esperado. Dessa forma, antes de delegar qualquer tarefa, a gestão deve conhecer os pontos fortes de cada integrante do time e o que pode ser desenvolvido com o passar do tempo.
A liderança também deve conhecer as principais demandas da empresa e as principais ferramentas que permitem a execução de atividades chave. Tudo isso ajuda muito no repasse eficaz de tarefas.
Saber se comunicar pode ser um desafio para muitas pessoas e isso não é diferente quando pensamos no ambiente de trabalho. Qualquer relação positiva é construída à base muito diálogo e transparência e isso também é fundamental para equipes que trabalham juntas.
Ao confiar atividades ao time, as lideranças devem ser extremamente claras a respeito do que deve ser feito, dos resultados esperados e de como os projetos devem ser executados. É importante que tudo seja dito para que os objetivos sejam cumpridos de maneira adequada.
Normalmente, uma maneira eficaz de verificar o progresso das tarefas é através de breves encontros ao longo da execução das atividades, também conhecidas como reuniões de follow up, ou apenas "de acompanhamento".
Quando delegamos tarefas, é necessário estarmos prontos para problemas e obstáculos no caminho. A supervisão das atividades e a qualidade do que está sendo feito, como mencionamos anteriormente, é de responsabilidade de quem as repassou.
O acompanhamento e a entrega esperada dos afazeres fica muito mais fácil quando conseguimos antecipar problemas de execução e treinar adequadamente as equipes para mitigar dúvidas.
Na delegação de tarefas, é importante lembrar que, mesmo que você passe a responsabilidade para outra pessoa, o projeto ainda é seu. Portanto, garantir que os prazos sejam cumpridos é essencial, independentemente da complexidade do trabalho. Dividir a atividade em etapas menores, cada uma com seu prazo definido, pode ajudar a evitar atrasos e manter o projeto fluindo de forma eficiente.
Você já sabe, mas não custa repetir: quem delega uma atividade não deve se isentar de supervisioná-la. Isso implica em estar disponível para auxiliar o colaborador sempre que necessário, seja para ajustar prazos, solucionar problemas ou verificar a execução correta.
Além disso, é válido considerar o uso de plataformas online para gerenciar atividades em conjunto, aproveitando ao máximo essas ferramentas.
Vamos combinar que de anda adiante delegar tarefas se você, que é liderança, não souber "desapegar" do que foi repassado, né?
O primeiro objetivo de descentralizar tarefas é justamente distribuir uma sobrecarga de atividades entre os membros do time, de forma a otimizar a produtividade entre todos. Delegar tarefas, mas permanecer lidando com elas como se ainda fossem suas é uma atitude chamada de "microgerenciamento", e pode ter um impacto direto no bom rendimento da equipe.
Esse tipo de situação pode causar frustrações entre os colaboradores e gestores, pois passa a impressão de que eles não são capazes de realizar a tarefa. Por isso, é preciso saber supervisionar sem exageros.
Além disso, o segundo objetivo ao delegar tarefas é permitir que os funcionários trabalhem a autonomia e a tomada de decisão em relação ao que está sendo executado. Uma gestão que se posiciona bem no monitoramento-sem-exageros das tarefas é aquela que vai extrair o melhor dos colaboradores.
A confiança é parte indispensável nessa relação entre quem delega a tarefa e de quem assume a responsabilidade de concluí-la. O trabalho compartilhado precisa de bastante sinergia, confiança, profissionalismo e maturidade, especialmente diante de avaliações dos resultados obtidos quando estes estão aquém do esperado.
Dessa forma, ao designar uma tarefa a alguém, é fundamental conceder-lhe a autoridade necessária para alcançar os objetivos propostos e a confiança de que há uma rede de segurança quando o trabalho for concluído. Isso não só contribuirá para a autoestima da equipe como um todo, mas também, a longo prazo, promoverá a autonomia do time.
O sucesso da divisão de tarefas depende do comprometimento de todos os envolvidos. Por isso, é fundamental que os responsáveis sejam efetivamente reconhecidos quando há a conclusão eficaz das demandas. Ao término do projeto, é essencial fornecer um feedback à equipe, possibilitando uma revisão dos resultados obtidos, felicitações por conquistas e ajustes de rotas.
Uma alternativa para delegar tarefas de forma eficaz em empresas é investir em ferramentas de gestão que promovam a otimização do trabalho em equipe. A utilização de um sistema integrado que conecte os diversos setores da empresa pode facilitar a gestão de resultados. Atualmente, há diversas opções disponíveis para impulsionar o desempenho organizacional.
Como mostramos, delegar tarefas aos colaboradores vai impulsionar o desempenho da sua empresa. Mesmo que essa prática pareça desafiadora, iniciar a descentralização de tarefas o quanto antes fará com que isso se torne parte da rotina empresarial de forma mais rápida. Com as orientações apresentadas neste post, você será capaz de aprimorar essa habilidade de maneira eficiente.
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Até a próxima!
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